DMS (سیستم مدیریت اسناد) و 4 ویژگی برتر آن

DMS مخفف Document Management System پرکاربردترین سیستم مدیریت اسناد است. به طور کلی با روند مداوم دیجیتال سازی مردم مایلند کار مبتنی بر کاغذ خود را کاهش دهند و انتظار دارند از هر کجا و در هر زمان به اسناد مهم خود دسترسی داشته باشند. سیستم های مدیریت اسناد بهترین راه حل برای آسان کردن این کار هستند. در مقاله پیشین نادین سافت در مورد BPMS (مدیریت فرایند کسب و کار) چیست؟ 3 دلیل که هر سازمانی به آن نیازمند است صحبت کردیم. در این مقاله به سوالات مهم شما عزیزان در مورد DMS (سیستم مدیریت اسناد) پاسخ داده ایم. پس تا انتهای این مقاله همراه نادین سافت باشید.

DMS (سیستم مدیریت اسناد) چیست؟

PDF Readersدر مقالات پیشین بلاگ نادین سافت درباره سیستم مدیریت محتوا صحبت کردیم. در این قسمت از مقاله ابتدا سیستم مدیریت اسناد را تعریف کرده ایم. بهترین نمونه از یک سیستم مدیریت اسناد است که از طریق آن شما می توانید به فایل PDF به صورت آفلاین دسترسی داشته باشید و آن را ذخیره کنید تا آن را در هر زمان و در هر مکان مشاهده و حتی چاپ و منتشر کنید. DMS (سیستم مدیریت اسناد) به عنوان سیستم مدیریت محتوا شناخته شده و به طور گسترده به عنوان جزء مدیریت محتوای سازمانی (ECM) در نظر گرفته می شود.

به طور کلی مدیریت اسناد را می توان به عنوان روشی تعریف کرد که توسط سازمان ها برای مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی استفاده می شود.

4 ویژگی DMS (سیستم مدیریت اسناد) برای گردش کار بهتر

1- دارا بودن محل ذخیره سازی امن

2- کنترل دسترسی حسابرسی

3- نمایه سازی طبقه بندی

4- امکان جستجو و بازیابی و دسترسی به اسناد به صورت الکترونیکی

محبوب ترین DMS (سیستم مدیریت اسناد) در سال 2022

به طور کلی برخی از DMS یا همان سیستم‌های مدیریت اسناد به طور گسترده برای کاهش اسناد مبتنی بر کاغذ و بهبود عملکرد مبتنی بر سند یک سازمان استفاده می‌شوند. در این قسمت تعدادی از محبوب ترین 4 ویژگی DMS (سیستم مدیریت اسناد) را برای شما عزیزان معرفی کرده ایم.

1- ClickUp
2- Smartsheet
3- Teamwork
4- monday.com
5- HubSpot
6- pCloud
7- Alfresco
8- LogicalDOC
9- Feng Office
10- Nuxeo
11- KnowledgeTree
12- Seed DMS
13- Casebox
14- MasterControl Documents
15- M-Files
16- Worldox
17- Dokmee
18- Ademero

ClickUp یک DMS محبوب

ویژگی های کلیدی

1- ClickUp ویژگی هایی را برای ایجاد اسناد فراهم می کند.

2- قابلیت ویرایش متن را دارد.

3- ویژگی هایی برای به اشتراک گذاری سند و تنظیم مجوزهای سفارشی برای شما فراهم می کند.

Smartsheet و ویژگیهای این DMS برای گردش کار بهتر

ویژگی های کلیدی

1- با Smartsheet یک پلت فرم مدیریت اسناد دریافت می کنید که به صورت سفارشی طراحی شده است تا نیازها و خواسته های خاص کسب و کار شما را برآورده کند.

2- این پلتفرم به کاربران کمک می کند صرف نظر از اینکه در کجا هستند برنامه ریزی، مدیریت، ضبط و گزارش کار خود را انجام دهند.

3- این پلتفرم به تیم‌های تجاری یک داشبورد بصری ارائه می‌کند که در آن می‌توانند از راه دور در یک کار خاص با یکدیگر همکاری کنند.

4- Smartsheet به طور کارآمد گردش کار را خودکار می کند تا تک تک اعضای تیم را در جریان انجام وظایف خود در پلتفرم مطلع و مرتبط نگه دارد.

5- افزایش بهره وری و کاهش زمان صرف شده برای مدیریت اسناد

نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که مدیریت اسناد و مدارک و ردیابی سوابق برای کسی که آن را مدیریت می کند یک کار خسته کننده است اما این نرم افزارها با توجه به ویژگیهایی که ذکر کردیم می توانند در افزایش بهر وری شما بسیار مفید باشند.

جمع بندی

سیستم‌های مدیریت اسناد، اسناد را در اسناد الکترونیکی برای دسترسی، مدیریت و ردیابی به راحتی در هر زمان و بنا به نیاز شما سازماندهی می‌کنند. گرفتن و نمایه سازی ویژگی های عالی DMS است که برای ترکیب چندین و چند سند بزرگتر به طور همزمان استفاده می شود. امیدواریم با مطالعه این مقاله از بلاگ نادین سافت پاسخ سوالات خود در مورد DMS را دریافت کرده باشید.