مدت زمان تقریبی مطالعه: 16 دقیقه
14 فروردین 1402
همه چیز درباره نرم افزار تخصیص بودجه
نرم افزار تخصیص بودجه عضو جدا نشدنی از برنامه ریزی مالی سالانه یا ماهیانه‌ی کل یک سازمان/ کسب و کار است. این نوع از نرم افزارها چه می کنند؟ آنها سطح منابعی که یک سازمان یا کسب و کار به یک قسمت یا یک برنامه‌ی خاص اختصاص می‌دهد را نشان می‌دهند. از آنجایی که در سازمانها موقعیت‌هایی پیش می‌آید که مخارج از میزان درآمد بیشتر می‌شود و کمبود مالی پیش می‌آید عدم استفاده از نرم افزار تخصیص بودجه موجب شکل گیری بحران‌های مالی فراوان برای سازمان یا کسب و کار شما خواهد شد. در مقاله پیشین نادین سافت درباره نرم افزار بودجه – نادین سافت صحبت کردیم.
برای مشاوره رایگان توسعه و نصب نرم افزار تخصیص بودجه با ما تماس بگیرید.
در این مقاله تلاش می کنیم اطلاعات ارزشمندی درباره نرم افزار تخصیص بودجه به شما عزیزان ارائه کنیم تا انتهای این مقاله و کاربردی از بلاگ نادین سافت همراه ما باشید. پیش از اینکه شروع به مطالعه این مقاله مفید و کاربردی کنید به این نکته توجه داشته باشید که هر سازمان یا شرکتی که با تخصیص بودجه سروکار دارد باید نحوه استفاده از این نوع نرم افزارها را بیاموزد. عدم استفاده از این نرم افزارها محدودیت‌هایی را ایجاد می‌کند که در نهایت به ایجاد ورشکستگی شما منجر خواهد شد.
فهرست مقاله
معرفی نرم افزار تخصیص بودجه
استفاده از نرم افزار تخصیص بودجه چه تغییراتی را در سازمان شما به وجود می‌آورد؟
ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار تخصیص بودجه
نرم افزار تخصیص بودجه برای سازمانها
امکانات و نحوه کارکرد نرم افزار تخصیص بودجه
چرا نادین سافت؟
معرفی نرم افزار تخصیص بودجه
برای آشنایی با نرم افزار تخصیص بودجه اول باید بدانید که «بودجه» چیست؟ بودجه یک برنامه مالی است. این برنامه در واقع برای برآورد درآمدها و هزینه‌ها برای یک دوره زمانی در یک سازمان یا یک کسب و کار در‌نظر گرفته می‌شود. حتی دولت کشورها نیز در طی یک دوره سالانه برنامه تنظیم بودجه دارند و باید آن را به طور شفاف به مراجع ذی صلاح ارسال کنند.
در این میان شرکت‌هایی که مدیران ِآنها هوش مالی مدرن دارند از نرم افزار بودجه استفاده می‌کنند. آنها به کمک این نرم افزار می‌توانند برنامه مالی خود را در طی یک دوره زمانی مشخص مدیریت و برنامه ریزی کنند. پس نرم افزار تخصیص بودجه فقط برای تولید و ارسال سند‌های مالی به حسابداری کاربرد ندارد و برای «تخصیص منابع» نیز استفاده می‌شود.
مطلب مرتبط: نرم افزار بودجه چیست؟
نرم افزار تخصیص بودجه و اعتبارات مقدار بودجه تعیین شده برای هر ردیف هزینه را برآورد می‌کند. حداکثر میزان بودجه مبلغی است که یک سازمان یا کسب و کار حاضر است برای یک آیتم، برنامه یا موضوع خاص بپردازد. بنابراین کارمندان موظف هستند تا حد خاصی برای آن آیتم یا برنامه هزینه صرف کنند. هزینه‌های یک ردیف بودجه خاص نباید از مقدار تعیین شده تجاوز کند. برنامه تخصیص بودجه به مدیریت چنین شرایطی کمک ِشایانی می‌کند.
استفاده از نرم افزار تخصیص بودجه چه تغییراتی را در سازمان شما به وجود می‌آورد؟
- استفاده از نرم افزار تخصیص بودجه و اعتبارات (سفارشی سازی شده و کاملا مناسب سازمان شما) باعث شکل گیری کنترل بیشتر روی بودجه بندی، پیش بینی و برنامه ریزی مستمر منابع مالی شما می‌شود. اصولا درآمدها و هزینه‌ها را نمی‌توان به صورت دقیق پیش بینی کرد. این نوع نرم افزارها اجازه می‌دهند تا هر گونه تغییر احتمالی را به صورت دقیق پیش بینی کنید تا در صورت لزوم تغییرات لازم اعمال شوند.
- راه حل‌های تخصیص بودجه توسط این نوع نرم افزارها با ارائه گردش‌های کاری داخلی و تاریخچه گردش‌های مالی سال‌های گذشته خطا را به حداقل می‌رسانند. شما می‌توانید نرم افزار سفارشی تخصیص بودجه مخصوص خود را داشته باشید که قابل ادغام با سایر سیستم‌های سازمانتان است. این نرم افزار کمک می‌کند تا هرگونه حدس و گمان از بین برود و تصمیم گیری‌ها با استناد به اعداد دقیق انجام شوند.
- برای ادغام دستی حجم زیادی از داده‌های مالی باید وقت و هزینه زیادی صرف کنید. همین امر موجب کاهش بهره‌وری در سازمان شما می‌شود. با وجود نرم افزار تخصیص بودجه‌ی مناسب شما می‌توانید فرآیند‌های مرتبط با بودجه سالانه خود را از چندین ماه به چند دقیقه کاهش دهید و عملکرد مالی خود را بهبود ببخشید.
- بهترین پیش بینی‌ها هم دارای خطای ذاتی هستند. در چنین شرایطی نتایج حقیقی از ارقامی که یک سازمان برای آینده‌ی نزدیک پیش بینی کرده است منحرف می‌شوند. نرم افزار تخصیص بودجه از محرک‌های کلیدی سازمان به عنوان مبنایی برای ایجاد سناریو‌های مختلف استفاده می‌کند. طراحی چند سناریو‌های مختلف می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا قبل از وقوع اتفاقات در آینده یک تصویر کامل با تخمین دقیق داشته باشید و بتوانید بر مبنای آن تصمیم گیری کنید.
بیشتر بخوانید: همه چیز درباره بودجه و فرآیند آن
ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار تخصیص بودجه
1- قابلیت گردش کار برای اختصاص بودجه به افراد درون بخش‌های مختلف سازمان و سپس بررسی نتایج در سطوح دپارتمان و سطح اجرایی.
2- ارائه‌ی قالب‌های مرتبط با صورت‌های مالی در بخش‌های ورودی، آنالیز درآمد، هزینه‌ها، جریان نقدی و سرمایه‌ی در گردش.
3- توانایی ذخیره سازی داده‌ها در ساختارهای داده چند بُعدی به جای جداول رابطه‌ای ( شامل ردیف‌ها و ستون‌ها) جهت آنالیز و دریافت بینش‌های کاربردی در مورد داده‌های اساسی.
4- امکانِ ادغام با نرم افزار‌های مخصوص هوش تجاری. درنتیجه‌ی این ترکیب مجموعه‌ای غنی از پرس و جو‌ها، تحلیل‌ها، what-ifsها و شبیه سازی‌ها تولید می‌شوند.
مطلب مرتبط: 13 نرم افزار بودجه بندی برای کسب و کار (2023)
نرم افزار تخصیص بودجه برای سازمانها
آمار نشان داده است سازمان‌هایی که نرم افزار تخصیص بودجه و اعتبارات ِمخصوص خود را دارند احساس اعتماد به نفس، امنیت و کنترل بیشتری بر روی امور مالی خود دارند. بسیاری از سازمانها در ایران هستند که گمان می‌کنند می‌توانند بودجه خود را مدیریت کنند. درست زمانی که در مورد میزان بودجه تخصیص داده شده یا میزان درآمد ِسالانه از همین سازمانها سوال می‌شود نمی‌توانند با استناد به اعداد و ارقام پاسخ درستی ارائه کنند. برای اینکه یک سازمان بتواند کنترل صحیحی بر هزینه‌های خود داشته باشد به سیستمی مانند نرم افزار بودجه و ادغام آن با سایر بخش‌ها نیازمند است. اما چنین نرم افزارهایی باید چه امکاناتی داشته باشند تا بتوان در دنیای پرسرعت ِامروز از آنها استفاده کرد؟
بیشتر بخوانید: نرم افزار بودجه چیست؟
امکانات و نحوه کارکرد نرم افزار تخصیص بودجه
وقتی که برای سفارش دادنِ نرم افزار تخصیص بودجه سازمان ِخود اقدام می‌کنید باید امکانات کلیدی آن را مد نظر قرار دهید. این امکانات شامل موارد زیر هستند.
1- ایجاد لینک میان حساب‌های سازمان و نرم افزار تخصیص بودجه و اعتبارات از ضروری‌ترین امکانات به شمار می‌آید. در چنین حالتی شما دیگر مجبور نیستید تراکنش‌های سازمان را برای نظارت بر مخارج به صورت دستی بارگذاری کنید. سپس ببینید که آیا محدودیت بودجه را رعایت کرده‌اید یا خیر.
2- امکان طبقه بندی هزینه‌ها در نرم افزار تخصیص بودجه بسیار حائز اهمیت است. این نوع نرم افزارها می‌توانند به طور خودکار معاملات سازمان را مشخص کنند. گاهی هم باید این معاملات را به صورت دستی وارد کنید. اگر طبقه بندی‌های از پیش تعیین شده در نرم افزار موجود نباشند شما می‌توانید با توجه به نیاز سازمان خودتان دسته‌های لازم را طراحی کنید.
3- گزارش گرفتن از جمله ارکان مهم و اساسی مربوط به امکانات این نوع نرم افزارها است. این نرم افزارها می‌توانند در گزارشات اقدام به چاپ نمودار‌هایی کنند که در نهایت الگوهای معناداری میان هزینه‌های سازمان شما ارائه دهند.
4- با توجه به نیازهای سازمان شما نرم افزار بودجه می‌تواند طوری طراحی شود که دارای قابلیتِ پیگیری سرمایه گذاری در پلن‌های مختلف، پیگیری ارزش خالص و … باشد.
مطلب مرتبط: تعریف نرم افزار بودجه بندی و برنامه ریزی
چرا نادین سافت؟
نرم افزار‌های آماده‌ی مخصوص تخصیصِ بودجه و اعتبارات وجود دارند. چرا نادین سافت و نرم افزار سفارشی آن را برای کسب و کار خود انتخاب کنیم؟ سازمان یا کسب و کار شما می‌تواند با نرم افزار تخصیص بودجه و اعتبارات نادین سافت که به صورت سفارشی و کاملا مطابق با نیازهایتان طراحی و کد نویسی می‌شود درآمدها و هزینه‌ها را به واسطه‌ی راه حل‌های کاربردی مدیریت کند.
بله، اما همه چیز به همینجا خلاصه نمی‌شود! راه حل‌های متمرکز و منعطف در نادین سافت با تمرکز بر نیاز سازمانها ارائه می‌شوند. سازمانها و کسب و کارها می‌توانند عملیات‌های مالی خود را به واسطه نرم افزار تخصیص بودجه‌ای که سفارش تولید آن را به تیم ما می‌سپارند به صورت کاملا” دقیق و حرفه ای به سرانجام برسانند.
کلیه گزینه های لازم برای برنامه ریزی و تحلیل مالی، برنامه ریزی منابع سازمان، مدیریت سرمایه انسانی و … به واسطه‌ی قالب نرم افزار تخصیص بودجه نادین سافت برای شما میسر می‌شود. از آنجایی که ما تجربه ساخت، توسعه و پشتیبانی نرم افزار بودجه و اعتبارات برای بسیاری از سازمانها و شرکت‌ها را داریم می‌توانیم در مسیر توسعه امور مالی و مدیریت هر چه بهتر منابعی که در اختیار دارید شما را یاری کنیم. برای کسب اطلاعات بیشتر مطرح کردن سوالات خود و غیره می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی موجود با تیم ما در ارتباط باشید.
جمع بندی
نرم افزار تخصیص و مدیریت بودجه و اعتبارات امکانات بی نظیری را برای شما فراهم می آورد. شما می توانید با ایجاد بودجه در دوره‌های متفاوت (ماهانه، فصلی، سالانه و سفارشی) و تعیین حساب‌های بودجه خود به صورت تخصیص یافته نیازهای سازمانتان را در زمینه بودجه مرتفع نمائید. اگر نیاز به استفاده از نرم تخصیص بودجه برای سازمان خود دارید با نادین سافت تماس بگیرید.
