مدت زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه
21 اسفند 1400
4 علت که یک سازمان به اتوماسیون اداری احتیاج دارد
اتوماسیون اداری شامل توضیحات و جزئیات متعددی است. پرداختن به آنها در این مطلب هدف اصلی تیم نادین سافت است. در اصل، این کلمه به تنهایی واژه‌ای ثقیل و سنگین به حساب می‌آید. اما هنگامی که در مورد آن اطلاعات بیشتر کسب کنید، خواهید دید که واقعا با مفهومی پیچیده روبرو نیستید.
اتوماسیون اداری یا اتوماسیون سازمانی چیست؟
برای پاسخ به این سوال یک سازمان را در نظر بگیرید. مدیر این سازمان علاقه مند است که بسیاری از کارهای وقت گیر و مکاتبات تشریفاتی با سرعت لاک پشتی که هزینه زیادی را می‌بلعند، به سرعت انجام شوند.
حال تصور کنید که خواسته‌ی این مدیر، آرزوی تک تک مدیران سازمان‌ها باشد. چه کسی را می‌توان یافت که مدیریت یک سازمان را بر عهده داشته باشد، اما با روال کُند کارها مشکلی نداشته باشد؟ اتوماسیون اداری این مشکل را حل می‌کند.
در واقع، هدف به وجود آمدن این سیستم خودکار کردن بخشی از فرآیند‌های اداری است. با انجام سریع این فرآیند‌ها، بهره وری در این سازمان افزایش خواهد یافت. اما اگر به دنبال تعریف رسمی ِاین مفهوم باشید باید بدانید که اتوماسیون اداری چه کاری انجام می‌دهد؟
«اتوماسیون اداری، اتوماسیون سازمانی (Office Automation) را می‌توان یک سیستم اطلاعاتی دانست. این سیستم روی یک کامپیوتر کار می‌کند. وظیفه آن هم این است که مستندات را جمع آوری، ذخیره و توزیع کند. این سیکل بارها و بارها بین کارمندان ِسازمان، گروه‌های کاری و سایر شرکت‌ها/ سازمان‌ها گردش می‌کند.»
پارت‌های مختلف یک اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری، برای داشتن عملکرد بهتر از به هم پیوستن بخش‌های مختلف تشکیل شده است. با یکدیگر این بخش‌ها را بررسی می‌کنیم.
- دبیرخانه: هسته‌ی اتوماسیون اداری، دبیرخانه است. چرا؟ به این خاطر که ثبت شدن نامه‌ها، اسکن و ورود اطلاعات ارجاع‌ها، ثبت شدن نامه‌ها و چاپ آنها، اندیکاتور، پیگیری نامه‌ها، بایگانی و .. به آن مربوط است.
- فرم‌ساز: نام این بخش از اتوماسیون اداری وظیفه‌ی آن را به طور واضح تشریح می‌کند. فرم ساز کمک می‌کند تا فرم‌های سازمان به خوبی طراحی شوند. سپس در جریان‌های کاری از قبل تعریف شده، به گردش درآیند. سپس اطلاعاتی که توسط این فرم‌ها جمع آوری شده است را نگهداری می‌کند. همچنین وظیفه دارد که بازیابی آنها را بدون اشکال و به نحو احسن انجام دهد.
- مدیریت جلسات: تعیین، نظم دهی، ثبت، آرشیو و پیگیری جلسه‌های مربوط به سازمان بر عهده‌ی این بخش از اتوماسیون اداری است. در این بخش قرار‌ها، مدیریت پروژه‌ها و تقویم کاری قرار می‌گیرد.
- مکاتبه‌های مربوط به خارج سازمان: یکی از جدیدترین بخش‌های اتوماسیون اداری به شمار می‌آید. هدف آن توجه به خواسته‌ها و نیاز‌های ارباب رجوع است. این بخش کمک می‌کند هزینه‌ها و ارائه خدمات بهتر به شکل شگفت انگیزی بهبود یابد. بنابراین، مکاتبه‌های خارج از سازمان به راحتی قابل پیگیری است.
- کارتابل برون خط (یا آفلاین): در شرایطی که دسترسی به اینترنت وجود ندارد، امکان فعالیت آفلاین به کمک اتوماسیون اداری وجود دارد. پیگیری فعالیت‌ها تحت هر شرایط و در هر مکان با کمک این بخش، ممکن می‌شود.
- آرشیو: بایگانی اطلاعات و مستندات سازمان در این بخش انجام می‌شود. دستیابی و جستجو سریع اطلاعات و مستندات به واسطه این بخش در اتوماسیون اداری، به راحتی قابل انجام خواهد بود.
بخش‌های دیگر مانند: صندوق پیام، گزارش ساز، ارسال و دریافت ایمیل و غیره، به مرور به اتوماسیون اداری اضافه شده اند. شایان ذکر است که بخش‌های دیگری – در آینده – برای بهبود عملکرد این سیستم، به آن اضافه خواهند شد.
چرا به اتوماسیون اداری نیاز داریم؟
اتوماسیون اداری کمک می‌کند تا این سه جزء در پیوستگی و نظم بهتری در کنار یکدیگر به صورت موازی پیش بروند:
- مدیریت بهتر کارکنان
- مدیریت امکانات
- افزایش بهره وری
اما رسیدن به این نظم، چه مزایایی به همراه دارد؟
- کارهای هزینه بر و وقت گیر اداری در اسرع وقت با نهایت بهره وری به پایان می‌رسند – حتی خارج از محیط کاری
- مکاتبه‌های وابسته به کاغذ بازی‌های کلافه کننده حذف می‌شوند
- امنیت نگهداری و سازماندهی مستندات و اسناد به طور چشمگیری افزایش می‌یابد
- بازیابی اطلاعات و مستندات به سهولت انجام می‌شود
- شفافیت افزایش پیدا می‌کند. زیرا مدیریت اطلاعات و اسناد به سمت متمرکز‌تر شدن حرکت خواهد کرد
- امکان مدیریت بهتر کارکنان فراهم می‌شود. زیرا مدیران می‌توانند نظارت دقیقی بر روی عملکرد آنها داشته باشند
- پیش آمد اشتباه، خطای سهوی، تکرار، و .. به کل از بین می‌رود. زیرا کل عملیات به جای تکیه بر انسان، به کامپیوتر‌ها متکی می‌شوند
- امکان خدمت‌رسانی بهتر به ارباب رجوع فراهم می‌شود. به علاوه، امکان ارتقای رضایت مراجعه کنندگان افزایش پیدا می‌کند
- برقراری ارتباط با سایر سازمان‌ها به راحتی ممکن می‌شود. زیرا ارتباطات الکترونیکی خواهد شد
- پایش اطلاعات و فعالیت‌های یک سازمان با سهولت بیشتری انجام خواهد گرفت
نگاهی به چند سیستم خارجی موفق
اگر در بکارگیری اتوماسیون اداری برای سازمان خود شک دارید، به نمونه‌های موفق زیر نگاهی بیندازید. این موارد بهترین ابزار‌هایی (از جمله انواع اتوماسیون اداری) هستند که در زمینه اتوماسیون سازمانی، توسط اکثریت سازمان‌های خارجی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- 1 Password
- BetterCloud
- Spoke
- Fleetsmith
- Duo
چرا استفاده از اتوماسیون اداری ِبومی اهمیت دارد؟
امنیت، ملاحظات مخصوص هر سازمان، عدم امکان استفاده از یک برنامه مربوط به اتوماسیون سازمانی برای کل سازمان‌های داخلی، و .. از جمله دلایلی هستند که لزوم بومی سازی اتوماسیون اداری را به امری مسلم تبدیل می‌کنند.
بنابراین اگر برای استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری فکر می‌کنید، بهتر است از نوع بومی آن که صرفا برای سازمان شما طراحی شده است استفاده کنید. در صورتی که نیازمند کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه هستید، با تیم نادین سافت ارتباط بگیرید.
ما به شما کمک می‌کنیم سیستم اتوماسیون بومی خاص خود را داشته باشید. این سیستم بومی کلیه‌ی ملاحظات سازمان شما را در اولویت قرار می‌دهد. در نتیجه افزایش بهره وری و مزایای ذکر شده در این مطلب برای سازمان شما با سرعت بهتری انجام خواهد شد.
سخن آخر
وقتی امکان خودکار کردن کلیه فعالیت‌های اداری در یک سازمان وجود ندارد، چاره کار چیست؟ قطعا استفاده از اتوماسیون سازمانی، اتوماسیون اداری کمک می‌کند تا برخی از فعالیت‌ها و وظایف وقت گیر و هزینه بر در سازمان شما با سهولت انجام شود.
استفاده از این سیستم به شما و کارمندان تان اجازه می‌دهد فرصت و فضای بیشتری برای رشد و نوآوری تجربه کنید. اگر به فکر لمس ِاین دو موهبت (مانند مدیری که در ابتدای مطلب از او مثال زدیم) در سازمان خود هستید، ارتباط با نادین سافت را فراموش نکنید. ما هرچه لازم باشد را به شما ارائه خواهیم کرد، تا به این میزان از نظم و بهره وری دست یابید.
منابع
[1] https://www.systemgroup.net/knowledge-network
[2] https://www.irandnn.ir/mag/what-is-office-automation
[3] https://www.getkisi.com/blog/25-top-office-automation-tools-cant-live-without
[4] https://itsm.tools/the-10-best-office-automation-tools-for-it-managers
