نرم افزار پرتال سازمانی Portal

پورتال سازمانی (Enterprise Information Portal)، یک نرم افزار مبتنی بر وب برای یکپارچه سازی اطلاعات، افراد و دسترسی ها در داخل سازمان‌ها است. شرکت ها و کسب و کار های مختلف از این نرم افزار، برای برقراری ارتباط آسان بین مدیریت، کارکنان و کاربران ( یا مشتریان) استفاده می کنند.

پرتال سازمانی چیست؟

پرتال سازمانی به عنوان یک سامانه نرم‌افزاری و بستر مجازی است که دسترسی کاربران به اطلاعات و سرویس‌های مختلف سازمان را فراهم می‌کند. این سامانه به صورت یک وبسایت یا پلتفرم آنلاین عمل می‌کند و امکانات متنوعی را ارائه می‌دهد.

پرتال سازمانی شامل مجموعه‌ای از قابلیت‌ها و ابزارهاست که برای ارتباط و هماهنگی بین اعضای سازمان، انتشار اطلاعات، ارائه خدمات، مدیریت فرآیندها و ایجاد یک محیط کاری دیجیتال استفاده می‌شود. این پرتال معمولاً شامل اجزایی مانند سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS)، سیستم‌های گروهی و همکاری، اطلاعات سازمانی، راهنماها و دستورالعمل‌ها، فرم‌های الکترونیکی، سیستم‌های اطلاعاتی، اخبار و رویدادها و سایر امکانات است.

با استفاده از پرتال سازمانی، اعضای سازمان می‌توانند به راحتی اطلاعات موردنیاز خود را دریافت کنند، در فرآیندها و تصمیم‌گیری‌های سازمانی شرکت کنند، با سایر اعضا ارتباط برقرار کنند و وظایف مرتبط را انجام دهند. همچنین، پرتال سازمانی به عنوان یک نقطه ورود مشترک برای سیستم‌ها و برنامه‌های دیگر سازمان عمل می‌کند و به کاربران امکان می‌دهد به طور مستقیم به سرویس‌ها و اطلاعات دسترسی داشته باشند.

در کل، هدف استفاده از پرتال سازمانی، افزایش بهره‌وری و هماهنگی در سازمان، کاهش زمان و هزینه‌ها و ارتقای تعاملات و ارتباطات درون سازمانی است.

چرا سازمان ها به پرتال سازمانی نیاز دارند؟

چرا داشتن پرتال سازمانی برای شرکت ها اهمیت دارد؟پرتال های سازمانی اطلاعاتی را در اختیار کارمندان قرار می دهند که شاید قبلاً به راحتی در دسترس آن‌ها نبود. این اطلاعات برای نقش و مسئولیت هر کاربر شخصی سازی می شود که منجر به بهبود عملکرد شغلی کلیه ی کارکنان می شود. در نهایت، داشتن یک پرتال سازمانی باعث می شود کل کارکنان یک شرکت بتوانند آگاهانه تر و موثرتر عمل کنند.

ویژگی‌ها

• مدیریت محتوا: این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا اطلاعات و محتوای مختلف را در سایت قرار داده و مدیریت کنند. آنها می‌توانند مقالات، اخبار، راهنماها، فرم‌های الکترونیکی و سایر محتواها را بروزرسانی و منتشر کنند.
• سیستم‌های گروهی و همکاری: پرتال سازمانی معمولاً قابلیت‌هایی را فراهم می‌کند که اعضای سازمان بتوانند در گروه‌ها کار کنند، ارتباط برقرار کنند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. این شامل انجمن‌ها، چت‌ها، نمایه‌ها و سامانه‌های همکاری گروهی است.
• اطلاعات سازمانی: پرتال سازمانی می‌تواند اطلاعات مربوط به سازمان را شامل شود، از جمله ساختار سازمانی، ساعت کاری، اطلاعات تماس، سیاست‌ها و راهنماها، دستورالعمل‌ها و سایر اطلاعات مهم برای اعضای سازمان.
• سیستم‌های اطلاعاتی: پرتال سازمانی می‌تواند به سیستم‌های اطلاعاتی مختلف سازمان متصل شود و به کاربران امکان دسترسی به اطلاعات و گزارش‌های مربوطه را بدهد. این شامل سیستم‌های مدیریت رابطه با مشتریان (CRM)، سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRM) و سایر سیستم‌های مدیریتی است.

برخی دیگر از ویژگی های پرتال سازمانی

• اخبار و رویدادها: پرتال سازمانی ممکن است قابلیت انتشار اخبار سازمانی، آگاهی‌ها، رویدادها و اعلان‌ها را داشته باشد. این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد از آخرین اخبار و رویدادهای سازمانی باخبر شوند و در جریان تغییرات باشند.
• دسترسی به سرویس‌ها: پرتال سازمانی می‌تواند به کاربران امکان دسترسی به سرویس‌ها و برنامه‌های مختلف سازمان را بدهد. این شامل سیستم‌های اتوماسیون اداری، سیستم‌های مالی و حسابداری، سیستم‌های مدیریت پروژه و سایر سرویس‌های مرتبط با فعالیت‌های سازمان است.
• امنیت: امنیت اطلاعات و دسترسی‌ها به پرتال سازمانی بسیار حائز اهمیت است. پرتال سازمانی باید دارای مکانیزم‌های امنیتی مناسب باشد که از جمله کنترل دسترسی، رمزنگاری، حفاظت از حریم خصوصی و مدیریت هویت و دسترسی است.
• قابلیت پیگیری و گزارش‌دهی: پرتال سازمانی می‌تواند ابزارها و قابلیت‌هایی را فراهم کند که به مدیران امکان می‌دهد عملکرد و استفاده از پرتال را پیگیری کنند و گزارش‌های مربوطه را تولید کنند.