مدت زمان تقریبی مطالعه: 15 دقیقه

26 مرداد 1401

پورتال سازمانی چیست؟ پورتال سازمانی؛ یک انتخاب یا ضرورت برای سازمانها

امروزه هر کسب‌وکار مختلفی دارای سیستم برنامه‌ریزی منابع یا ERP است، اما با پیشرفت سازمان ها استفاده از ERP دیگر پاسخگوی نیاز های شرکت ها نیست و بدون داشتن پورتال اطلاعاتی سازمانی امکان فعالیت کارآمد، بسیار سخت خواهد شد. پرتال سازمانی برای حل این موضوع به کمک مدیران شرکت ها آمده تا با استفاده از آن، یک سیستم یکپارچه برای نظارت بر اطلاعات، عملکرد کارکنان و برطرف کردن نیاز های سازمان ها طراحی کنند. در این مقاله بیشتر درباره ی پرتال سازمانی، مزایای آن برای شرکت شما و طراحی پرتال صحبت می کنیم، پس در ادامه همراه ما باشید.

پرتال سازمانی (EIP) چیست؟

پورتال سازمانی (Enterprise Information Portal)، یک نرم افزار مبتنی بر وب برای یکپارچه سازی اطلاعات، افراد و دسترسی ها در داخل سازمان‌ها است. شرکت ها و کسب و کار های مختلف از این نرم افزار، برای برقراری ارتباط آسان بین مدیریت، کارکنان و کاربران ( یا مشتریان) استفاده می کنند.

امروزه اکثر سازمان‌ها و شرکت های بزرگ از پورتال های سازمانی استفاده می کنند، به دلیل اینکه یک گردش کار موثر برای سازمان، بدون داشتن پرتال سازمانی غیرممکن خواهد بود. پرتال‌های سازمانی، ابزاری مفید برای دسترسی یکپارچه و هماهنگ به چندین سیستم سازمانی مجزا هستند که سازمان‌ها می‌توانند از آنها برای ارتباطات سازمانی، ارائه خدمات به کارکنان، جمع آوری اطلاعات مشتریان، همکاری با سایر شرکا و شرکت ها… استفاده کنند.

مطلب مرتبط: پیاده سازی فرآیندهای سازمانی و ۷ مرحله اصلی آن

مزایای استفاده از پورتال سازمانی چیست؟

به طور کلی، پورتال سازمانی می‌تواند به بهبود مدیریت، ارتباطات، بهره‌وری و امنیت در سازمان کمک کند و به ایجاد یک محیط کاری بهتر و پویا تر کمک کنند. از دیگر مزایای استفاده از پرتال سازمانی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• مدیریت ساده اطلاعات
• تسهیل همکاری و تعامل
• افزایش رضایت کارکنان
• توسعه امکانات
• تجربه کاربری مناسب
• قابلیت راه‌اندازی برنامه وب سفارشی شده با برنامه های شرکت ها
• انعطاف پذیری با قابلیت استقرار بر فضای ابری (Cloud) و Hybrid (ترکیبی)

چرا از پرتال سازمانی در شرکت و سازمان ها استفاده کنیم؟

یک پورتال سازمانی برای مشکلات هر بخش از شرکت ها راه حلی دارد. پورتال های سازمانی برای مدیریت فرآیندهای کاری داخلی استفاده می شوند و امکان ضبط و نمایش تمام داده ها را در یک مکان فراهم می کنند، بنابراین گردش کار سازمان ها ساده تر و بهینه تر خواهد شد. این پورتال ها دارای سطوح متنوعی از کنترل دسترسی بوده و ایمن هستند.

اگر می خواهید یک پورتال با عملکردهای خاص و متناسب با نیاز های کسب و کارتان داشته باشید، بهتر است پورتال سازمانی/شرکتی خود را به صورت سفارشی توسعه دهید.

برای سفارشی سازی پرتال های سازمانی بهتر است از شرکت هایی کمک بگیرید که دارای تیمی از متخصصان و توسعه دهندگان با تجربه هستند و با ساخت انواع پرتال های سازمانی سفارشی و راه حل های نرم افزاری برای سازمان‌ها و شرکت‌ها، سروکار دارند.

5 پلتفرم برتر پورتال های سازمانی

1- پورتال red hat jboss

رد هت (red hat)، یک پلتفرم پرتال سازمانی منبع باز برای ساخت برنامه های جاوا و EE است. این پورتال برای ایجاد برنامه های کاربردی سفارشی شده و مقیاس پذیر با عملکردی عالی، مناسب است. این پلتفرم دارای ویژگی های مختلفی است که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• پشتیبانی از پلتفرم جاوا اینترپرایز یا همان Jakarta EE 8
• آسان تر کردن فرآیند توسعه
• قابلیت استقرار انعطاف پذیر (امکان انتقال از بستر سنتی به بستر ابری بدون بازنویسی کد DevOps)
• قابلیت یکپارچه شدن با سیستم Red Hat
• قابلیت پشتیبانی از Eclipse MicroProfile. همچنین توسعه دهندگان می توانند از API ها «رابط برنامه‌نویسی اپلیکیشن» برای ایجاد برنامه های کاربردی مبتنی بر میکروسرویس استفاده کنند.

2- پورتال سازمانی SAP اس ای پی (Systems Applications and Products)

این پورتال سازمانی یک جزء از SAP NetWeaver است و مهم‌ترین پلت‌فرم شرکت SAP محسوب می‌شود که توانایی پشتیبانی از تمامی برنامه‌ها و نرم‌افزارهای کاربردی این شرکت و حتی محصولات شرکت‌های دیگر را داراست.

این پرتال، امکان دسترسی به منابع داده SAP و غیر SAP، برنامه های سازمانی، پایگاه های داده و سایر خدمات را برای شما فراهم می کند.

معماری پورتال SAP به شما این فرصت را می دهد تا یک پورتال مقیاس پذیر و امن برای سازمان خود ایجاد کنید. ویژگی های اصلی این پورتال عبارتند از:

• کنترل دسترسی افراد مختلف در سازمان
• دسترسی آسان به فرآیندها و اطلاعات سازمانی از طریق نسخه دسکتاپ یا موبایل
• قابلیت شخصی سازی
• ایجاد محتوای از پیش تعریف شده و استفاده از سرویس UI
• امکان دسترسی به محتوای تعریف شده و لیست فرآیندهای تعریف شده
• قابلیت راه اندازی برنامه های وب یکپارچه

3- پلتفرم شیرپوینت (SharePoint)

پلتفرم SharePoint، مجموعه ای از محصولات شرکت مایکروسافت است که شامل برنامه های کاربردی وب برای همکاری، ایجاد پرتال های وب، ماژول های بازیابی اطلاعات در اسناد و سیستم های اطلاعاتی است.
پلتفرم شیرپوینت شامل ویژگی های زیر است:

• قابلیت اشتراک گذاری محتوا و فایل های خاصی که در داخل و خارج از شرکت شما است
• قابلیت مدیریت محتوا با استفاده از ابرداده ها، کتابخانه ها و سوابق
• امکان همکاری کاربران بر روی محتوا یا داده های منطبق
• قابلیت اشتراک پیام در تمامی بخشهای سازمان
• قابلیت دسترسی به اطلاعات در موبایل و کامپیوتر
• کمک به ایجاد گردش کار و هشدار برای خودکارسازی فرآیندهای کاری

4- پورتال IBM WebSphere

پرتال IBM WebSphere که جزئی از نرم افزار WebSphere است، یک نرم افزار سازمانی است که برای ساخت و مدیریت پرتال های وب از آن استفاده می شود. این پورتال امکان دسترسی به محتوا و برنامه‌ها را فراهم کرده و تجربه کاربری خوبی را برای شما فراهم می‌کند.

ویژگی های اصلی این پورتال شامل موارد زیر است:

• دارای چارچوب تجزیه و تحلیل وب
• قابلیت شخصی سازی
• امکان ادغام WebSphere Portal و WCM (مدیریت ارتباط با مشتری CRM یا مدل جهانی WCM)
• قابلیت احراز هویت مرحله به مرحله

5-پرتال مبتنی بر فضای ابری oracle WebCenter

این پلتفرم، مدیریت سخت افزار و نرم افزار مبتنی بر ابر را ارائه می دهد و در سازمان ها و شرکت ها قابل استفاده است. این پورتال با کاهش هزینه ها و پیچیدگی، نوآوری در فناوری اطلاعات و تحول در کسب و کار، ارزش افزوده زیادی را برای سازمان ها به ارمغان می آورد.

از ویژگی های اصلی این پلتفرم میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• کاهش هزینه ها
• مدیریت کلیه فرآیندهای کسب و کار
• مقیاس پذیری آسان

3 ویژگی اصلی یک پورتال سازمانی

1- امنیت

امنیت به عنوان یک موضوع مهم در توسعه سازمان ها و شرکت ها است زیرا احتمال نفوذ به داده ها، زیاد است. OWASP برای کمک به سازمان ها و ارائه دهندگان نرم افزار و برنامه نویسان تحت وب ایجاد شده است تا با استفاده از آن بتوانند امنیت پرتال های خود را بهبود ببخشند.

همچنین OWASP توصیه هایی را درباره نحوه جلوگیری از سرقت داده های شما منتشر می کند و سطح امنیتی مناسبی را برای برنامه وب شما انتخاب می نماید و دسترسی به داده های سازمان شما را محدود می کند.

2- دسترسی

اجرای سطوح متنوعی از دسترسی به اطلاعات برای کارکنان مختلف بسیار مهم است. آنها فقط در صورتی می توانند مجوز استفاده از سایر موارد اطلاعاتی را داشته باشند که مربوط به کار آنها باشد.

3- قابلیت اطمینان

قابلیت اطمینان بخش فنی پرتال است. این ویژگی بسیار مهم است و روی کسب و کار شما تأثیر مستقیم می گذارد. هر بخش در پرتال شما باید بدون ایراد و باگ باشد تا حین کار کردن با آن دچار مشکل نشوید

وبسایت ها و پورتال ها، چه تفاوتی با هم دارند؟

وب سایت و پرتال ها مفاهیم متفاوتی هستند، اما ارتباطاتی هم بین این دو وجود دارد. وب سایت و پورتال هر دو دارای یک رابط مبتنی بر وب هستند. یک وب سایت سازمانی مجموعه ای از صفحات وب است و امروزه اکثر شرکت ها، صاحب یک وب سایت هستند. در حالی که یک پورتال، به عنوان دروازه ای به اینترنت هست، که خدمات مختلفی را از آن طریق ارائه می دهد، پورتال ها کاربر محور هستند، به این معنی که کاربر می تواند اطلاعات و داده ها را در پرتال ها ارائه دهد.

به صورت کلی تفاوت های کلیدی پورتال ها و وب سایت ها عبارتند از:

• وب سایت، مجموعه ای از صفحات وب به هم پیوسته است و از طریق یک URL قابل دسترسی هستند. در حالی که یک پورتال، یک وب سایت سفارشی ساخته شده است که شامل اطلاعاتی از طبقه وسیعی از منابع است.
• یک پورتال معمولاً کاربر محور است، در حالی که یک وب سایت متعلق به یک سازمان یا شرکت و غیره است.
• در سایت ها، هیچ ارتباطی بین وب سایت و کاربر وجود ندارد. اما در پرتال ها، کاربر می تواند با پورتال تعامل داشته باشد.
• یک وب سایت یک حوزه دانش اولیه نیست، در حالی که پورتال راهی به سیستم مدیریت دانش است.
• اطلاعات به طور مرتب در یک پورتال به روز می شود. در مقابل، منابع اطلاعاتی در یک وب سایت به ندرت به روز می شوند

توسعه (MVP) Minimum Viable Product یا محصول حداقلی قابل توسعه

MVP به محصولی گفته می‌شود که ریسک تولید نرم افزاری که متناسب با نیاز های شما نباشد را، کاهش می دهد. MVP در واقع محصولی است که ویژگی های اولیه برای جلب رضایت مشتریان در ابتدای کار و ارائه بازخورد برای توسعه محصول در آینده را دارد. MVP، چرخه‌ای شامل ایده پردازی، تولید پروتوتایپ، پرزنتیشن، جمع‌آوری اطلاعات و تحلیل است. این پروسه تا زمانی که منجر به تولید محصولی شود که مطلوب بازار بوده و یا امکان توسعه نداشته باشد، ادامه می‌یابد.

توصیه می کنیم که ابتدا MVP پورتال سازمانی خود را توسعه دهید، سپس آن را آزمایش کنید. همچنین لازم است که بعد از آزمایش، محصول خود را در سریع‌ترین زمان ممکن، در بین کارمندانتان منتشر کنید تا بازخورد آن ها را دریافت نمائید و سپس توسعه را مطابق با نیازهای شرکت، کارمندان و کاربران خود به صورت نهایی تنظیم کنید.

چرا از پورتال سازمانی سفارشی استفاده کنیم؟

درست است زمانی که از یک پورتال سازمانی آماده استفاده می کنید، از امکانات مختلف آن استفاده کنید اما ممکن است تمام نیاز های شما را بر طرف نکند و فاقد بسیاری از ویژگی‌های مناسب برای سازمان شما باشد.

بنابراین شما با توسعه نرم افزار سفارشی، می توانید هر آنچه را که می خواهید داشته باشید؛ این مسئله بسیار مهم است زیرا بسیاری از سازمان ها به امکانات خاصی نیاز دارند که برای پیشرفت و تجارت آنها حیاتی است اما چنین ویژگیهایی در پورتال های سازمانی آماده وجود ندارد!

در گام اول سفارشی سازی پرتال های سازمانی، کارمندان شما باید در مورد آنچه توسعه خواهید داد نظر خود را ارائه دهند زیرا در نهایت آن ها کاربران نهایی پورتال سازمانی شما هستند و از پرتال ها برای بهینه سازی، پیشرفت و ذخیره اسناد استفاده می کنند.

پورتال سازمانی سفارشی چقدر برای شما هزینه دارد؟

قیمت هر پورتال سازمانی بر اساس فاکتور های مختلفی مشخص می شود و به ویژگی های آن پرتال، بستگی دارد. البته پرتال های سازمانی، در مدت زمان طولانی قابل استفاده هستند و هزینه‌های شرکت ها را به حداقل می رسانند، بنابراین هزینه ای که برای آن می پردازید در مقابل سودآوری آن برای شرکت، قابل چشم پوشی است.

توسعه ی پرتال سازمانی با نادین سافت

نادین سافت به عنوان یک شرکت پیشرو در طراحی، توسعه و سفارشی سازی پورتال سازمانی برای تمامی کسب و کارها است. متخصصان ما، تمامی نیاز های شما را بررسی کرده و متناسب با نیازتان یک MVP و نسخه ی ابتدایی برای شما تهیه می کنند، به این ترتیب همه چیز برای شما شفاف و روشن خواهد بود.

برای اطلاعات بیشتر در زمینه ی پرتال سازمانی با ما تماس بگیرید.

امروزه شرکت های طراحی پورتال سازمانی زیادی وجود دارند، اما دلایلی که باید نادین سافت را انتخاب کنید، عبارتند از:

1. تیم ما رویکردی فردی برای هر پروژه ارائه می دهند.
2. ما خدمات با کیفیت بالا و ارتباط مستمر ارائه می دهیم و مشتریان خود را در مورد هر مرحله جدید مطلع می کنیم.
3. ما می دانیم که چگونه یک نرم افزار جدید را بدون مشکل و خطا در فرآیندهای کاری موجود ادغام کنیم.
4. اولویت اصلی ما امنیت بالای فرآیندهای تجاری و پاسخگویی به تمام خواسته های مشتریان است.
5. ساختن نرم افزاری که بتواند به راحتی در کسب و کار شما ادغام شود و در آینده مشکلی ایجاد نکند بسیار مهم است و ما به عنوان یک تیم مجرب می دانیم که چگونه آن را به طور دقیق و متناسب با شما و اهداف سازمانی و تجاری شما انجام دهیم.

معرفی تعدادی از محصولات پورتال سازمانی نادین سافت

1- سامانه اثر

سامانه اثر با هدف جمع آوری و یکپارچه‌سازی اطلاعات سینما، تلویزیون و هنرمندان ایران برای استفاده در فرآیندهای سازمانی و همچنین درگاهی به منظور نمایش برخی اطلاعات به عموم مردم ایجاد شده است. نادین سافت با تحلیل نیاز سازمان سفارش دهنده اقدام به طراحی راهکاری سفارشی و خاص مجموعه کرد تا پاسخی به تمام نیازها در این موضوع باشد.

2- سامانه ناظر (پورتال مدیریت فرآیندهای درون سازمانی)

این سامانه براساس تحلیل نیاز سازمان سفارش دهنده در راستای ایجاد سهولت و حذف مراحل طولانی و صرفه جویی در زمان، طراحی و پیاده سازی شد. سیستمی شدن یک فرآیند در سازمان موجب کاهش خطای انسانی و افزایش بهره‌وری می‌شود. سامانه ناظر با توجه به مراحل گردشکار و شبیه سازی جامع نیازمندی‌ها، توانسته جایگزین قدرتمند برای فرآیندهای سخت و زمان بر گذشته باشد.

3- سامانه پارس (اتوماسیون و خدمات مشتریان)

سامانه پارس با هدف ساماندهی خدمات پس از فروش محصولات و باشگاه مشتریان شرکت سفارش دهنده تولید شد. خدمات یک فرآیند چند بخشی است. در یک سو به مشتریان باید بهترین سرویس ارائه شود؛ از سوی دیگر ارائه دهنده خدمت باید بدون دشواری خدمت خود را ارائه دهد و با اطمینان و آسانی هزینه را دریافت کند. در طرف دیگر مدیریت خدمات است که باید بدون دغدغه پشتیبان روند خمات مابین مشتری و ارائه دهنده خدمت باشد. سامانه پارس تمامی این نیازها را به راحتی برای این مجموعه برطرف کرده است.

جمع بندی

در این مقاله با پرتال سازمانی و روش های اجرای پرتال سازمانی و مزایای استفاده از آن در کسب و کار ها آشنا شدیم. قطعا مزایای استفاده از پرتال سازمانی بر هیچکس پوشیده نیست، بنابراین هر چه سریعتر اقدام به راه اندازی پرتال سازمانی کنید تا از پیشرفت کسب و کارتان شگفت زده شوید.

بیشتر بخوانید:

نرم افزار های تحت وب چیست؟

درباره CMS بیشتر بدانید

طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی و ۷ مزیت کلیدی آن

فرآیند سازمانی و ۹ ویژگی منحصر بفرد آن

سوالات متداول شما