مدت زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

30 بهمن 1400

چت سازمانی چیست؟ 9 مزیت چت سازمانی

چت سازمانی شامل همه‌ی گفتگوهایی است که خارج از فرآیند مکاتبات اتوماسیون اداری صورت می گیرد. مکاتبات در فضاهای اداری، سازمانی، شرکتی و … قرار نیست که به شکل رسمی و اداری باشند. برخی از مکاتبات هستند که فُرم غیر رسمی دارند و به آنها چت سازمانی می گویند. برای اینکه اطلاعات جامعی در مورد چت سازمانی و ویژگیهای آن کسب کنید، پیشنهاد می‌کنیم حتما با ادامه‌ی این مطلب ِنادین سافت همراه باشید.

چه مزایایی لزوم استفاده از چت سازمانی را به امری بدیهی تبدیل می‌کند؟

• فراموش نشدن کارها
• مستند سازی مباحث شفاهی

این امر زمانی مسلم می‌شود که شرایط را قبل از به وجود آمدن چنین مکانیزمی تصور کنید. وقتی گفتگو‌ها بین افراد در یک سازمان به صورت سنتی و شفاهی انجام می‌شد. در چنین حالتی، هیچ یک از گفتگو‌ها به طور مستند ثبت نشده و یا به دست فراموشی سپرده می‌شد. بعدها راه‌های مختلفی برای رفع این مشکل به وجود آمد، اما هیچ یک از آنها کاربردی نبودند. در نهایت تصمیم گرفته شد تا چت سازمانی طراحی شود.

اگر بخواهیم آنها را در قالب‌های اداری جای دهیم یا از روش‌های مرسوم عادی مثل مکاتبه به واسطه ایمیل استفاده کنیم، به مشکل بر می‌خوریم زیرا بسیار وقت گیر و هزینه بر بوده و بازدهی لازم را نخواهند داشت. به همین خاطر لزوم استفاده از چت سازمانی در شرکت‌ها، سازمان‌ها، ارگان‌ها و … ضروری است.

مزایای برخورداری از چت سازمانی

استفاده از هر ابزاری مانند چت سازمانی مزایا و معایب ِخاص خود را دارد. اما اگر بخواهیم مزایا و معایب چت سازمانی را در دو کفه‌ی ترازو قرار دهیم، سمت مزایا سنگین‌تر خواهد شد. این مزایا چه هستند؟ در ادامه به مهم‌ترینِ آنها اشاره شده است:

1. سوئیچ نکردن بین محیط اتوماسیون با یک پیام رسان که باعث افزایش سرعت می­شود.

اگر چه ممکن است برخی پیام رسان‌های خارجی به منظور انتقال پیام‌های غیر رسمی مورد استفاده واقع شوند، اما از دیدِ بسیاری از سازمان‌ها بکارگیری آنها چندان حرفه‌ای نبوده و بعضاً غیر حرفه ای نیز به نظر می‌رسد. استفاده از یک پیام رسان مخصوص سازمان یا شرکت باعث می‌شود تا نیازی به جابجایی بین محیط­ها به دلایل مختلف در بازه‌های زمانی خاص نباشد.

وقتی چت سازمانی یا چت بین سازمانی وجود داشته باشد، سرعت افزایش خواهد یافت. به این نکته مهم باید توجه کنید که از چه برنامه‌ای به این منظور استفاده می‌شود. اگر نیازی به جابجایی بین محیط‌های کاری نباشد، شما می‌توانید به راحتی با سایر همکاران ارتباط داشته باشید یا در گروهی خاص به مبادله بحث و نظر بپردازید. این گفتگو‌ها به صورت دقیق و شفاف ثبت می‌شوند.

2. امنیت با چت سازمانی (در سازمان­هایی که حفاظت از اطلاعات و داده‌هایشان از دغدغه‌های اصلی است)

وقتی جابجایی پیام‌ها در بستری امن انجام شود، بسیاری از نهاد‌ها می‌توانند بدون دغدغه و نیاز به محافظه کار بودن از خدمات چت سازمانی بهره مند شوند.

چرا برخی از سازمان‌های بزرگ یا دارای حجم وسیعی از تبادلات به این مکانیزم نیاز خواهند داشت؟

• خطر از بین رفتن گفتگو‌ها و اطلاعات در آنها از بین خواهد رفت
• دغدغه ی ثبت اطلاعات و گفتگوها میان کارکنان آنها کنار گذاشته خواهد شد
• استفاده از یک برنامه چت سازمانی ِمناسب و طراحی شده به طور خاص برای یک سازمان، به امنیت آن دامن می‌زند

3. بهبود مدیریت به کمک کانال­ها با چت سازمانی

وقتی همه چیز تحت کنترل مدیران باشد چه مزایایی برای سازمان دارد؟

• مدیریت آن آسان تر می‌شود
• اطلاعات از دست نمی‌رود
• گروه­های مد نظر مدیریتی خود را خواهند ساخت
• می‌توانند قابلیت‌های مختلف را تحت کنترل خود درآورند
• کنترل پذیرتر کردن کارمندان (کاربران)
• دادن مجوز‌ها به کارمندان برای انجام برخی از عملیات خاص
• در کانال­های ایجاد شده در چت سازمانی می­توانند اطلاعیه ­های لازم را منتشر کنند

4. نداشتن دغدغه فیلترینگ و مسائل مشابه اینترنتی

در بخش عدم نیاز به سوئیچ محیط اتوماسیون با یک پیام رسان اشاره کردیم که معمولا استفاده از پیام رسان‌های خارجی رایج در این زمینه چندان حرفه ای به نظر نمی‌رسد. یکی از دلایل آن را می‌توان احتمال فیلتر شدن، از کار افتادن موقتی سرور‌های یک پیام رسان خارجی به دلیل مشکلات غیر قابل پیش بینی عنوان کرد. شما می‌توانید با کمک چت سازمانی و یک برنامه مخصوص برقراری ارتباط بین کارمندان این مشکلات را در آینده دور بزنید.

5. اضافه شدن آسان این ماژول به اتوماسیون اداری فعلی

فرقی نمی‌کند هدف کاربران رد و بدل کردن اطلاعات و یا صحبت‌های بسیار طولانی و کوتاه و ساده باشد، در هر حال می‌توان از چت سازمانی بهترین بهره را بُرد. چت درون سازمانی به گونه ای است که افراد به راحتی می­توانند کار با آن را بیاموزند؛ زیرا این مکانیزم بخش جداگانه و مجزایی از سازمان/ شرکت نبوده و در اصل یکی از بخش‌های مهم آن نیز به حساب می‌آید.

6. سرعت بالا به خاطر داخلی بودن چت سازمانی

چت سازمانی راهی عالی است که به شما اجازه می‌دهد اطلاعات مورد نظر خود را در پیام‌های دو طرفه یا چت‌های گروهی به اشتراک بگذارید. اعضای یک سازمان/ شرکت می‌توانند کل اطلاعات یا بخش‌هایی از آن را برای یکدیگر ارسال کنند. همچنین این امکان را داشته باشند که پیام‌ها را دسته بندی کرده و نظم دهند. همه‌ی این امور، نشانگر سرعت بالای انجام تبادلات به صورت پیام و اسناد است.

7. اطلاع رسانی­ها

وقتی چت سازمانی به صورت داخلی مدیریت شود، اطلاع رسانی به واسطه آن بسیار آسان تر انجام خواهد شد. شیوه‌های دیگر مانند استفاده از پیام رسان‌های عمومی‌ خارجی، ارسال ایمیل یا ارسال نامه‌های اداری در این زمینه بسیار وقت گیر بوده و کمکی به شما نخواهد کرد.

8. تفکیک فضای کاری از زندگی شخصی

همواره تفکیک کردن پیغام‌ها و اطلاعات کاری و غیرکاری از دغدغه ­ها و نیاز‌های زندگی امروزی به شمار می‌آید. بنابراین بهتر است تا این امکان برای کارمندان و افراد فعال در یک شرکت/ سازمان توسط مدیران فراهم شود. یکی از مزایای استفاده از چت سازمانی یا چت درون اداره ای این است که پیام‌های کاری یا وظایفی که در محیط کار به کارمندان ارجاع داده می‌شود از پیام‌های شخصی جدا می‌شوند.

9. کاهش رفت و آمد برای کارهای کوچک که تمرکز و سرعت کارها را تحت تاثیر میگذارد

رفت و آمدهای زیاد برای کارهای کوچک باعث عدم تمرکز شما شده و سرعت کارهایتان را کاهش می­‌دهد. چت درون سازمانی کمک می‌کند تا دسته بندی و مدیریت پروژه‌ها آسان تر شود. به این معنا که ممکن است یک تیم روی یک پروژه خاص کار کنند؛ آنها نیاز دارند تا در یک گروه با هم تبادل نظر داشته باشند یا اطلاعات را برای یکدیگر ارسال نمایند. یک برنامه خوب برای پیام رسانی و تفکیک گروه‌ها کمک می‌کند تا همکاریها آسان تر شود.

نیازی نیست تا مدام جلسه ‌برگذار کنید و یا برای پرسیدن سوالات خود در رفت و آمد باشید. تغییرات را در طی این جلسات به اطلاعِ کارمندان برسانید تا برای انجام فرآیند‌های کسب و کار خود درگیر پروسه‌های وقت گیر و دشوار نشوید. شما می‌توانید با استفاده از چت سازمانی سوالات و اطلاعات را در چند دقیقه تبادل کنید و کارهای کوچک را با هزینه‌های کم انجام دهید.

سخن آخر

وجود چت درون اداره‌ای یا organization chat یکی از بهترین امکاناتی است که می‌تواند درون یک سازمان/ ارگان/ شرکت وجود داشته باشد. یک برنامه طراحی شده مخصوص چت سازمانی، کارها را به شیوه ای منسجم تر پیش می‌برد. این برنامه کمک می‌کند تا پیگیری و مدیریت امور آسان تر شود. گفتگو‌ها و اطلاعاتی که بین کارمندان رد و بدل می‌شود مستند شوند. برای انتقال یک پیام ساده وقت چندانی تلف نشود. نظم و انضباط در آن سازمان جدی تر پیگیری شده و در نتیجه حرکت به سمت اهداف با سهولت بیشتری امکان پذیر گردد.

در صورت تمایل می‌توانید برای ساخت و طراحی برنامه چت درون سازمانی خود به نادین سافت اعتماد کنید.

منابع

[1] https://ican.ir/ican-chat

[2] https://blog.limoo.im/what-is-team-messaging-app-wt6cy9asewet

[3] https://www.samewave.com/posts/10-benefits-of-work-messaging-apps-for-any-organisation