مدت زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

7 خرداد 1401

فرآیند سازمانی و 9 ویژگی منحصر بفرد آن

فرآیند سازمانی، کلید طلایی افزایش بهره وری و شاهراه حرکت به سوی پیشرفت در دنیای امروز است. شاید تنها نامی از فرآیند سازمانی شنیده باشید. واقعیت دنیای امروز حضور هر چه قوی تر همراه با ارائه خدمات حداکثری در کوتاه ترین زمان ممکن است.

وقتی در مورد فرآیند سازمانی صحبت می کنیم. بسیاری از افراد تصور می کنند که تمام راهکارهای قدیمی می تواند پاسخگوی نیاز یک سازمان باشد. باید بگوییم که راهکارهای قدیمی همواره با هدر رفت زمان و کاهش حداکثری بهره وری همراه هستند. بنابراین چاره ای جز استفاده از فرآیند سازمانی برای بقاء، رشد و در نهایت رسیدن به اهداف در کوتاه ترین زمان ممکن وجود نخواهد داشت.

با استفاده از فرآیند سازمانی شما دریچه ای رو به دنیای فناوری را در سازمان خود می گشایید که از نتایج بیشمار آن حیرت زده خواهید شد. ما اینجا در نادین سافت همراه همیشگی شما هستیم تا سازمان خود را در مسیر پیشرفت و رشد قرار داده و از کار خود نهایت لذت را ببرید.

در مقالات پیشین نادین سافت درباره چت سازمانی و اتوماسیون اداری صحبت کردیم. توصیه می کنیم تا انتهای این مقاله همراه ما باشید و با 9 ویژگی منحصر بفرد فرآیند سازمانی، ساختار فرآیند سازمانی، دلایل نیاز سازمانها به فرآیند سازمانی به طور کامل آشنا شوید.

فرآیند سازمانی چیست؟

فرآیند سازمانی شامل طراحی، کنترل و بهبود است. فعالیت‌های کلیدی لازم برای دستیابی به سطح بالایی از عملکرد در فرآیندها همراه با ایجاد  ایجاد ارزش کلیدی، پشتیبانی و شناسایی فرصت‌ها برای بهبود کیفیت و عملکرد عملیاتی ودر نهایت رضایت مشتری و افزایش بهره وری است.

معرفی ساختار فرآیند سازمانی

4 اجزای اصلی فرآیند سازمانی کدامند؟

1- استراتژی فرآیند

2- طراحی فرآیند

3-پیاده سازی و اجرای فرآیند

4-کنترل و پایش فرآیند

فرآیند سازمانی چه خدماتی را به شما ارائه می دهد؟

شما در هر کسب و کاری که باشید نیاز به مدیریت فرآیندهای سازمانی خود دارید. به طور کلی برای مدیریت فرآیند سازمانی لازم است که برای هر مجموعه به طور خاص و سفارشی یک پورتال مناسب طراحی شود تا تمام نیازهای مجموعه را در قالب یک راهکار تحت وب (یا شبکه داخلی) پوشش دهد .

نرم افزارهای مبتنی بر وب برای بهینه سازی گردش کار با خودکارسازی کارهای خسته کننده، وقت گیر و کار فشرده طراحی شده اند. آنها همچنین بسیار در دسترس تر از نسخه های دسکتاپ هستند که محدود به نصب روی یک رایانه یا شبکه است. از سوی دیگر، برنامه‌های وب به تمامی کارمندان / اعضای تیم اجازه می‌دهند تا از هر جایی که به اینترنت دسترسی دارند وارد سیستم شوند و به طور مشترک کار کنند. این بدان معنی است که کارمندان/ اعضای تیم می توانند به راحتی با یکدیگر همکاری کنند. حتی در فواصل زیاد از یکدیگر در نتیجه  سازمان ها اغلب با تغییر به یک برنامه نرم افزاری مبتنی بر وب افزایش بهره وری قابل توجهی را تجربه می کنند.

در این قسمت 4 قابلیت اصلی مدیریت قرآیندهای سازمانی را با استفاده از راهکارهای تحت وب برای شما عزیزان ارائه شده است.

1- جمع آوری داده ها از منابع متعدد

2- انجام محاسبات پیچیده

3- بررسی و تأیید خطا

4- جمع آوری مجموعه های داده در مقیاس بزرگ

چه چیزی باعث می شود که سیستم های قدیمی تا این حد ناکارآمد باشند؟ بیایید به چند مثال نگاه کنیم تا بفهمیم چرا  فرآیند سازمانی انتخاب برتر برای سازمان‌ها است.

ویژگیهای راهکارهای قدیمی مدیریت فرآیندهای سازمانی

به طور کلی راهکارهای قدیمی مبتنی بر استفاده از روشهای دستی و کاغذی هستند که تا حد زیادی ناکارآمدترین روش جمع‌آوری داده‌ها هستند. این فرآیند برای همه کارمندان/ اعضای تیم بسیار وقت گیر است. مشکل ذاتی استفاده از این راهکارهای قدیمی تاخیر زیادی است که در مکاتبات سازمانی وجود دارد . شما نمی توانید مطمئن باشید که مکاتبات شما به موقع تحویل داده می شوند یا اصلاً تحویل داده می شوند؟  با کنار گذاشتن ناکارآمدی این راهکارهای قدیمی ، فرآیندهای مبتنی بر کاغذ نیز به مقدار زیادی مواد برای انجام یک چرخه گزارش‌دهی نیاز دارند. حالا دیگر مطمئن هستید که استفاده از راهکارهای مبتنی بر وب و سفارش یک پورتال سازمانی یک انتخاب درست و ارزشمند خواهد بود.   

9 ویژگی منحصر بفرد فرآیند سازمانی

حالا زمان آن رسیده  است که با ویژگیهای منحصر بفرد فرآیند سازمانی آشنا شوید. 

1- انتقال داده در مقیاس بزرگ در کوتاه ترین زمان ممکن

2-در دسترس بودن تمامی داده ها و اطلاعات سازمانی

3-انجام مکاتبات سازمانی آسان و بی دردسر

4-با هدر رفت زمان خداحافظی کنید

5-آنالیز و تجزیه و تحلیل داده ها در کمترین زمان ممکن

6-کاهش خطاهای سیستمی

7-تسهیل  ارتباطات منسجم

8-قابلیت ارائه گزارش‌های معتبر و قابل استناد  برای تجزیه و تحلیل عملکرد سازمان

9-ساماندهی فرآیندهای سازمانی

6 دلیل که باید بر روی راهکارهای جدید فرآیند سازمانی سرمایه گذاری کنید؟

1-با استفاده از این ابزار قدرتمند شما می توانید به سادگی فرآیندهای سازمان خود را مدیریت کنید.

2-امکان استفاده از رابط کاربری گرافیکی تحت وب برای شما بسیار ساده است

3- امکان تعریف فرآیندهای درون سازمانی را برای شما فراهم می کند

4-امکان پیاده سازی سیستم های موجود سازمان را برای شما به سادگی ممکن می سازد.

5-امکان ایجاد یک گردش کار بوسیله فرم ها و مرتبط کردن فرم ها به یکدیگر برای پیشبرد فرآیندهای سازمانی در کوتاه ترین زمان ممکن

6-امکان ثبت درخواست کاربران و ارائه پاسخ به آنها به روشهای مختلف مانند ایمیل و sms

چه کسانی می توانند از راهکارهای جدید فرآیند سازمانی استفاده کنند؟

1-همه کسب و کارهای کوچک مستقل و غیر مستقل

2- تمامی سازمان های بزرگ و کوچک مستقل و غیر مستقل

3-تمامی مراکز و ادارات دولتی و خصوصی

4- تمامی فروشگاه ها و وب سایت های آنلاین و غیر آنلاین

5-هر فرد یا مجموعه ای که نیاز به استفاده از فرآیندهای سازمانی برای جمع آوری ، مدیریت ، یکپارچه سازی داده ها و ….. دارد

برای سفارش محصولات مبتنی بر فرآیند سازمانی به کجا مراجعه کنیم؟

این واقعیت بر هیچکس پوشیده نیست که با توجه به نیاز روزافزون به طراحی سامانه های نرم افزاری در دنیای امروز، انتخاب یک  مجموعه متخصص ، متهد و فعال بسیار ضروری است. توصیه ما به شما عزیزان برای سفارش انواع محصولات مبتنی بر فرآیند سازمانی توجه به این موارد است:

1-کارنامه شرکت ها در زمینه طراحی انواع سامانه های تحت وب

2-رضایت حداکثری مشتریان و کارفرمایان    

3-برخورداری از کیفیت برتر

4-وجود مزیت رقابتی نسبت به دیگر شرکت ها

5-هزینه مناسب برای طراحی و پیاده سازی انواع محصولات فرآیند سازمانی متناسب با نیاز شما

جمع بندی

یک سرمایه گذاری هوشمند برای مدیریت فرآیندهای سازمانی می تواند بهره وری مجموعه شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. شک نکنید زمان آن رسیده است که همگام با دنیای فناوری حرکت کنید و افزایش بهره وری را سرلوحه کار سازمان خود قرار دهید. شما با استفاده از راهکارهای مبتنی بر فرآیند سازمانی می توانید خواسته ها و نیازهای مشتریان خود را در کمترین زمان ممکن و به بهترین نحو برآورده کنید. با استفاده از این تکنولوژی یک مزیت رقابتی برتر ایجاد کرده و  کسب و کار خود را رشد دهید. امیدواریم با مطالعه این مقاله از نادین سافت گام اول را در راه رشد، توسعه و افزایش بهره وری سازمان/ کسب و کار خود بردارید.

منابع

[1] https://www.enginess.io/insights/custom-web-application-can-reduce-paper-based-processes-organization

[2] https://sloanreview.mit.edu/article/the-processes-of-organization-and-management