مدت زمان تقریبی مطالعه: 15 دقیقه

29 آذر 1401

راه اندازی چت سازمانی – نادین سافت

به لطف راه اندازی چت سازمانی (Enterprise Chat) برقراری ارتباط‌های غیر رسمی مانند گذشته زمان‌ بر و محدود به چند پیام ساده‌ متنی با تاخیر در پاسخگویی و وابسته به پیام رسان‌های خارجی یا غیر بومی نیست. امروزه هر سازمان/ شرکت به یک نرم افزار چت سازمانی نیاز دارد. در مقالات پیشین نادین سافت درباره اینکه چرا طراحی پورتال سازمانی برای شرکت ها و سازمان ها اهمیت دارد؟ و راه اندازی داشبورد هوش تجاری سازمانی – نادین سافت صحبت کردیم.

در این مقاله تلاش کرده ایم که با نقش مهمِ چت سازمانی در شرکت‌ها/ سازمان‌ها آشنا شوید و سپس برای برون سپاری ساختِ آن شما را راهنمایی می‌کنیم. اگر شما هم علاقه مند به راه اندازی چت سازمانی برای سازمان یا کسب و کار خود هستید تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

چت سازمانی چیست؟

نرم افزار چت سازمانی پلتفرمی است که به پرسنل/ کارمندان یک سازمان/ یک شرکت امکان تبادل پیام‌های غیر رسمی را می‌دهد. مکتوب و ثبت شدن ِاین گفتگو‌ها برای تولید مستندات، پیگیری آنها در آینده و ایجاد ِیک بستر ارتباطی سهل و آسان مفید است. نرم افزار چت سازمانی را می‌توان برای یک سازمان/ شرکت طراحی و بومی سازی کرد.

برخی شرکت‌های نرم افزاری خدمات راه اندازی نرم افزار چت را برای شرکت‌ها و سازمان‌ ها انجام می‌دهند. در این شرکت‌ها طبق نیاز و دستورالعمل‌های هر سازمان طراحی پیام رسان سازمانی انجام می شود. پس از طراحی برنامه نوبت به مرحله تست و بازبینی می‌رسد. در این مرحله قابلیت و عملکرد نرم افزار مورد بررسی قرار می‌گیرد.

یکی از اصول مهم شرکت های معتبر و فعال در زمینه طراحی و راه اندازی چت برای سازمان شما این است که رضایت مشتریان خود را فراهم کنند. بنابراین در صورت لزوم اصلاح، بازبینی و اعمال تغییرات تا کسب رضایت کامل مدیران سازمان انجام می‌شود. پس از آن برنامه به مرحله لانچ کردن یا معرفی محصول جدید شما به بازار می‌رسد.

راه اندازی چت سازمانی

یکی از اهداف اصلی سازمان‌ها برای استفاده از این پلتفرم مدیریت ارتباطات و گفتگوهای درون سارمانی و برون سازمانی و در نهایت بهبود تجربه کاربران است. از آنجایی که احتمال قطع ارتباط سایر پیامرسان‌ها (چه داخلی و چه خارجی) و از دست رفتن دیتاهای موجود وجود دارد هر سازمانی به یک نرم افزار بومیِ برای مدیریت ارتباطات سازمانی خود نیاز دارد تا بتواند به نیازهای پرسنل و کارمندان خود پاسخ مناسب دهد.

بیشتر بخوانید: چت سازمانی چیست؟ ۹ مزیت چت سازمانی

نکته جالبی که در زمینه این نرم افزارها باید بدانید این است که امکان آپدیت چت‌های سازمانی پس از ساخت و توسعه در آنها وجود دارد. بنابراین شما می‌توانید با به وجود آمدنِ احساس نیاز سازمان / شرکت خود به یک آپشن یا نیاز به بهبود تجربه کاربری چت سازمانی ِاز پیش طراحی شده‌ی خود را بروز رسانی کنید.

البته باید توجه داشته باشید که از همان ابتدا بهتر است که ساخت پلتفرم چت سازمانی موردنظرتان را به یک شرکت توسعه نرم افزاری معتبر و حرفه‌ای بسپارید. با انجام این کار در آینده امکان توسعه و بهبود پلتفرم به راحتی برای شما وجود خواهد داشت. انتخاب تیم توسعه نرم افزاری حرفه‌ای به شما کمک می‌کند تا هیچگونه نگرانی از بابت بروز مشکل، پشتیبانی و قابلیت توسعه چت سازمانی‌ خود نداشته باشید.

نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که در بسیاری از سازمان ها / کسب و کارها تعاملات درون سازمانی اهمیت ویژه ای دارد. بنابراین برای اینکه این تعاملات در سازمان شما قابل ثبت و پیگیری باشند راه حلی به جز مکتوب کردن آنها نخواهید داشت. با توجه به حجم زیاد این مکاتبات و نیاز ضروری به سازماندهی آنها نرم افزارهایی مختص این کار توسط شرکت های فعال در زمینه پورتال های سازمانی و انواع نرم افزارها طراحی و تولید می شوند.

پلتفرم های چت سازمانی در مرحله اول به سازمان ها و کسب و کارها کمک می کنند تا در درون مجموعه خود بتوانند کلیه تعاملات بین کاربران و پرسنل را ثبت و ذخیره کنند. با استفاده از یک نرم افزار چت سازمانی سفارشی یا پیام رسان اختصاصی می توانید به راحتی تمامی نیازهای سازمان / کسب و کار خود را در زمینه تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی برطرف کرده و در جهت هوشمند سازی و افزایش بهره وری سازمان / کسب و کارتان گام بزرگی بردارید.

ویژگی‌های نرم افزار چت سازمانی

• با استفاده از یک پیامرسان سازمانی برای یک شرکت/ سازمان می‌توان سطح دسترسی را برای تک تک پرسنل تعیین کرد. با این کار مدیریت گفتگوها و امکان بهره برداری صحیح از نرم افزار برای شما افزایش خواهد یافت.
• زمانی که نرم افزار چت سازمانی توسط یک شرکت نرم افزاری ِحرفه ای طراحی شود امکان از دست رفتنِ ناگهانی گفتگوها، شکل گیری باگ‌های مختلف، از دسترس خارج شدنِ نرم افزار برای مدت کوتاه یا مدت طولانی و مشکاتی از این قبیل وجود نخواهد داشت.
• همکاری تیمی شما بهبود می‌یابد. از آنجایی که افراد در یک سازمان/ شرکت دائما باید منابع و مستندات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند داشتن یک برنامه چت سازمانی با قابلیت به اشتراک گذاری منابع مختلف و ذخیره سازی روی یک فضای اَبری (cloud-based) اهمیت زیادی خواهد داشت. با استفاده از این نوع پیامرسان افراد بدون هیچگونه محدودیت و نگرانی از بابت از دست رفتن مستندات با یکدیگر تبادل داشته باشند.
• چت سازمانی برای تمامی سیستم‌ها و استفاده همه پرسنل و کاربران در یک سازمان/ شرکت راه اندازی می‌شود. در صورتی که فردی هیچ‌گونه پیام رسانی را روی موبایل/ سیستم خود نصب نکرده باشد (یا علاقه‌ای به نصب آن نداشته باشد) می‌توانید با کمک این نرم افزار‌ها و اجباری بودنِ استفاده از آن روی سیستم‌های سازمان خود به او دسترسی داشته و منابع یا پیغام‌های مهم را برایش ارسال کنید.
• سازمان‌ها یا شرکت‌ها می‌توانند با مراجعه به یک شرکت نرم افزاری فعال و معتبر در زمینه تولید نرم افزار چت سازمانی درخواست کنند تا قابلیت ادغام با سایر برنامه‌های کاربردی سازمان خود را به نرم افزار چت سازمانی اضافه کند. این ویژگی کاربردی و مفید به پرسنل و مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا برنامه‌های حیاتی سازمان خود را به صورت موازی استفاده کنند. با وجود ِاین قابلیت نیازی به انجام امور تکراری نخواهد بود. بنابراین زمان/ منابع به درستی در یک سازمان استفاده می‌شوند.
• قابلیت گفتگوی آنلاین تصویری یکی دیگر از مزایای راه اندازی پیامرسان سازمانی است. این قابلیت هرگز جای گفتگوی متنی یا صوتی را پُر نخواهد کرد. امروزه افراد/ پرسنل ِیک سازمان نیاز دارند تا در طی ساعت مشخصی گفتگو‌های طولانی آنلاین و تصویری داشته باشند. یک سامانه چت سازمانی به آنها کمک می‌کند تا همکاری، سازمان دهی، برقراری ارتباط پیرامون کارهای مشترک و… را به آسان‌ترین شکل ممکن به صورت ویدئو چت انجام دهند.

کدام شرکت طراحی نرم افزار برای سفارش چت سازمانی مناسب است؟

برای سفارش ساخت و راه اندازی نرم افزار چت سازمانی برای شرکت/ سازمان/ مجموعه خود توصیه می کنیم به یک شرکت نرم افزاری دارای سابقه کار طولانی، نمونه کارهای قوی و موفق مراجعه کنید. هرچه در انتخاب شرکت نرم افزاری جهت سفارش نرم افزار چت سازمانی تحقیق کرده و وسواس بیشتری به خرج دهید در آینده مشکلات کمتری برای پیگیری یا ارتقاء این نرم افزار خواهید داشت.

به خاطر داشته باشید که انتخاب شرکت نرم افزاری مناسب که دارای تیمی با تجربه است بر روی بهبود قابلیت های نرم افزار چت برای سازمان شما و افزودن امکانات کاربردی به آن موثر است. برخی از شرکت‌ها سامانه‌هایی را برای مدیریت گفتگوهای سازمانی به صورت پیشفرض و از پیش ساخته‌ به مدیران سازمان‌ها پیشنهاد می‌کنند.

این در حالی است که یک شرکت نرم افزاری حرفه‌ای باید قابلیت ساخت و راه اندازی نرم افزارهای سفارشی ِچت سازمانی را به طور کامل داشته باشد. تجربه و دانش ِتیم توسعه به یک شرکت کمک می‌کند تا بدون هیچگونه محدودیتی بتوانند قابلیت‌های برنامه را توسعه داده و برای بهبود تجربه کاربری ِنرم افزار تلاش کنند. در زمان ثبت سفارش ساخت چنین نرم افزاری باید توجه داشته باشید که امکانات پایه ای و اساسی مثل تحلیل عملکرد کارکنان، افزونه‌ها، گزارش سازها، تبادل فایل‌ها، دبیرخانه، کارتابل و گردش مکاتبات و… را حتما درخواست کنید.

مزایای نرم افزار چت سازمانی

• انتقال پیام‌ها و استفاده از این نرم افزار بسیار ساده و آسان است. از آنجایی که این پلتفرم‌ها بسیار ساده و کاربردی طراحی می‌شوند کاملا قابل انتظار است که تمامی کارکنان و پرسنل به راحتی بتوانند از آن در طی ِیک آموزش کوتاه استفاده کنند.
• تعیین جایگاه افراد بر‌اساس سلسله مراتب از پیش تعیین شده در سازمان توسط سامانه چت سازمانی قابل شناسایی بوده و کاملا اتوماتیک انجام می‌شود. افراد می‌توانند به راحتی و بدون نیاز به وارد کردن مخاطبان و جایگاه ِآنها در سازمان به صورت دستی و به شکل کاملا خودکار اشخاص را یافته و با آنها گفتگو کنند.
• گفتگوهای گروهی در یک پلتفرم سازمانی بسیار ساده انجام می‌شود. هر پیام رسان قابلیت ایجاد گروه و مدیریت ِآن را به کاربران می‌دهد. برنامه‌های چت سازمانی هم از این ویژگی مستثنی نیستند.
• نسخه موبایل چت سازمانی به پرسنل / کارکنان امکان برقراری ارتباط در هر شرایط، هر مکان و هر ساعت را می‌دهد. پیام‌ها به صورت پاپ آپ یا به صورت یک باکس کوچک برای کاربران نمایش داده می‌شوند.
• امکان جستجوی پیشرفته بین پیام‌ها وجود دارد. با کمک این قابلیت کاربران می‌توانند بدون هیچگونه محدودیتی و بدون نیاز به جستجوی دستی یک فایل یا یک پیام خاص را بیابند.
• سوابق و تاریخچه گفتگو بین کاربران حفظ می‌شود. شخصی که مسئول ِمدیریت چت سازمانی در یک مجموعه/ یک شرکت باشد می‌تواند برای پاک کردنِ آنها طبق زمان‌بندی خاصی تصمیم گیری کند.
• پلتفرم های چت سفارشی که دارای کنسول مدیریتی بر روی سرور هستند
• نرم افزارهای سازمانی سفارشی بر اساس نیاز مشتری قابلیت ادغام با Active Directory را دارا هستند
• نرم افزارهای چت سازمانی قابلیت ذخیره و جستجوی تاریخچه چت و امکان تعریف گروه و مدیریت کاربران را همراه با تعریف سطوح دسترسی متفاوت دارند
• امکان اشتراک گذاری، کنترل از راه دور همراه با امنیت بالا و سازماندهی شده از ویژگیهای کاربردی پیامرسانهای چت سازمانی است.

چرا سازمان ها نیاز به استفاده از پیام رسان سازمانی دارند؟

به طور کلی راه اندازی پیام رسان اختصاصی رایگان به عنوان پیام‌رسان‌ سازمانی برای سازمان شما مزایای زیادی دارد. در این قسمت از مقاله به بررسی تعدادی از این مزایا پرداخته ایم:

• پیامرسان های سازمانی سریع و چابک هستند.
• با راه اندازی پیام‌رسان‌های اختصاصی سازمانی محیط کار و زندگی کارمندان از هم تفکیک شده و کارمندان شما می توانند تحت هویت سازمانی خود از پیام رسان سازمانی استفاده کنند.
• پیام‌رسان‌های اختصاصی سازمانی در واقع یک محیط امن برای چت سازمانی فراهم می کنند. همانطور که می دانید پیام‌رسان‌های اجتماعی به گونه ای طراحی شده اند که بحث‌های موازی کاری در گروه‌ها از هم قابل تفکیک نیستند. بنابراین پاسخ‌های مختلف در گروه های مختلف در این پیام رسان ها باعث می‌شود که شما نتوانید به راحتی بحث مورد نظر خود را پیگیری کنید. در پیام‌رسان‌های سازمانی این مشکل با دسته‌بندی و جدا کردن بحث‌ها حل شده است.
• پیام ‌رسان‌های سازمانی به گونه ای طراحی شده اند که تماس‌ها و جلسات آنلاین کاری شما در قالب گروه‌ها و تیم‌های کاری مدیریت می شود.
• پیام ‌رسان‌های اختصاصی سازمانی می‌توانند به ابزارها و نرم‌افزارهای دیگر سازمان شما وصل شوند و نوتیفیکیشن‌ها را به کارمندان سازمان منتقل کنند.
• پیام رسان های سازمانی دسترسی‌های مدیریتی و تحلیلی پیشرفته‌ای برای شما دارند. در واقع این پیام رسان ها به مدیران سازمان ها اجازه می‌دهند که با استفاده از داشبوردهای مدیریتی وضعیت عملکرد سازمان را به راحتی مشاهده و تحلیل کنند.

با توجه به تمامی مزایایی که برای پیام رسان های سازمانی به آنها اشاره کردیم می توان گفت که پیام‌رسان‌های سازمانی کندی و پیچیدگی سیستم‌های سنتی اتوماسیون اداری و ایمیل های سازمانی را حل کرده‌اند. این پیامرسان ها با ویژگی های منحصر بفردی که دارند تمامی نیازهای یک سازمان را برطرف می کنند. کلمه‌ی «سازمانی» این حس را به شما منتقل می کند که ما در مورد نیازهای یک سازمان‌ بزرگ صحبت می‌کنیم.

اما واقعیت این است که پیام‌رسان‌ها می‌توانند به خوبی نیازهای تیم‌های کوچک و متوسط را نیز حل کنند. به طور کلی مشتریان اصلی برخی از این پیام‌رسان‌های اختصاصی سازمانی تیم های کوچک و متوسط هستند. زیرا موضوع چابکی در ارتباطات در این کسب و کارها اهمیت زیادی دارد.

چرا نرم افزار چت سازمانی نادین سافت؟

طراحی نرم افزار چت برای سازمان ها وقتی معنا پیدا می‌کند که به صورت سفارشی برون سپاری شده و کاملا مطابق با نیازهای سازمان شما تولید شود. همانطور که اشاره کردیم هر سازمان/ شرکت با توجه به نیازهای خود باید یک نرم افزار چت سازمانی بومی سازی شده داشته باشد. ما در نادین سافت ابتدا با توجه به نیازها و اهداف اساسیِ شرکت/ سازمان شما بهترین راهکارهای ممکن را برای طراحی و راه اندازی یک نرم افزار چت برای سازمان ها به شما پیشنهاد می کنیم.

سپس در طی برگزاری جلسات متعدد، تحقیقات از کاربران و تماس‌های مداوم تلاش می‌کنیم تا به یک تجربه کاربری و رابط کاربری مدرن و کاملا کاربردی دست پیدا کنیم. ادامه جریان کار به تیم کدنویسی و توسعه دهندگان حرفه ای ما سپرده می‌شود تا فایل‌های طراحی را به مرحله اجراء، تست و نهایی شدن برسانند.

تیم نادین سافت با بهره گیری از دانش روز و تجربیات ِتیمی تا انتهای پروسه ساخت و لانچ شدنِ نرم افزار چت سازمان ِشما در کنارتان خواهیم بود. همچنین پس از تحویل نرم افزار برای پشتیبانی و ارتقاء قابلیت‌های آن در آینده در کنار شما خواهیم ماند.

برای کسب اطلاعات بیشتر، دریافت مشاوره و راهنمایی کاملا رایگان و استفاده از خدمات مدیریت فرآیندهای سازمانی، هوش سازمانی، یکپارچه‌سازی و مدیریت اطلاعات نادین سافت با ما تماس بگیرید.

اگر از مطالعه این مقاله لذت بردید پیشنهاد می کنیم مقالات دیگر بلاگ ما را نیز مطالعه کنید:

نقش طراحی پورتال سازمانی و دولتی در ارائه خدمات سازمانی چیست؟

میز خدمت چیست؟ خدمات پیاده سازی میز خدمت الکترونیک

پورتال سازمانی هوشمند نیاز امروز سازمان شما

پورتال سازمانی (EIP) چیست؟ کاربرد و ویژگی های آن برای سازمان ها

جمع بندی

راه اندازی چت سازمانی برای مجموعه شما مزایای زیادی خواهد داشت. از جمله این مزایا میتوان به بهبود ارتباطات، همکاری بهتر، اثر بخشی بیشتر، اشتراک گذاری ساده تر، ایمیل و تماس های کمتر، پاسخگویی سریعتر، نظم سازمانی بهتر و کار تیمی قوی تر اشاره کرد. این موارد تنها بخشی از مزایای راه اندازی چت سازمانی هستند. با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی به نامه نگاری های طاقت فرسا بین کارمندان سازمان و مجموعه شما نخواهد بود. با حذف کارهایی که زمان زیادی از کارمندانتان می گیرد بهره وری مجموعه شما افزایش یافته و از افزایش بی رویه حجم دیتابیس اتوماسیون اداری شما جلوگیری به عمل خواهد آمد.

نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که برای سفارش طراحی و راه اندازی چت سازمانی تنها به شرکت های نرم افزاری معتبر و فعال مراجعه نمائید. نادین سافت مفتخر است که با تیمی از متخصصین مجرب در زمینه طراحی پورتال های سازمانی و چت سازمانی، سازمان / مجموعه شما را همراهی کند. با نادین سافت در ارتباط باشید.