مدت زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

1 تیر 1401

سامانه مدیریت سازمان و 13 قابلیت ویژه آن

سامانه مدیریت سازمان امروزه در بسیاری از سازمان ها برای برقراری ارتباط، همکاری و سازماندهی اطلاعات مورد نیاز است. به طور کلی این سامانه برای بهینه سازی گردش کار در سازمان ها با خودکارسازی کارهای خسته کننده، وقت گیر و کار فشرده طراحی شده است. با استفاده از این سامانه کارکنان سازمان ها / شرکت ها و صاحبان انواع کسب و کارها می توانند به راحتی همکاری کنند.

نادین سافت به عنوان یکی از شرکت های پیشرو در طراحی انواع سامانه مدیریت سازمان با توجه به نیاز کارفرما/ مشتری مفتخر است که توانسته در این حوزه رضایت مشتریان / کارفرمایان را جلب نماید. در مقالات پیشین نادین سافت درباره فرآیندهای درون سازمانی و ۵ راه کار برای افزایش بهره وری سازمان شما، طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی و ۷ مزیت کلیدی آن و فرآیند سازمانی و ۹ ویژگی منحصر بفرد آن صحبت کردیم.

اگر علاقه مند هستید که در مورد سامانه مدیریت سازمان و 13 قابلیت ویژه آن و محصولات نادین سافت در این زمینه بیشتر بدانید توصیه می کنیم این مقاله را تا انتها مطالعه کنید. در این مقاله سامانه ناظر یکی از محصولات نادین سافت را به عنوان یک سامانه مدیریت سازمان برای شما عزیزان به طور کامل معرفی کرده ایم.

سامانه ناظر نادین سافت نمونه یک سامانه مدیریت سازمان موفق

8 بخش مختلف سامانه مدیریت سازمان

1- بخش ورود اطلاعات در سامانه مدیریت سازمان

پس از ورود به بخش مورد نظر در سامانه کاربر می تواند لیستی از اطلاعاتی را که ایجاد کرده مشاهده نماید. با کلیک بر روی دکمه ثبت اطلاعات به مرحله انتخاب شبکه ارسال میشود.

2- بخش ثبت اطلاعات سامانه مدیریت سازمان

در این مرحله تنها قابلیت ثبت اطلاعات برای بخش هایی که به آن دسترسی دارید ممکن می باشد. پس به راحتی می توانید هر یک از معاونت ها و بخش های درون سازمانی را جست و جو کرده و سپس بر روی گزینه انتخاب کلیک نمایید. در این مرحله میتوانید جزئیات مربوط به اطلاعات فرآیند رون سازمانی مورد نظر خود را وارد کرده و برای ارسال به دبیرخانه دکمه ارسال و جهت ثبت و عدم ارسال به مرحله بعد روی دکمه ثبت کلیک کنید.

3- بخش بایگانی اطلاعات

در این قسمت شما به عنوان کاربر می توانید اطلاعاتی را که در وضعیت دبیرخانه قرار دارند و یا توسط شما ایجاد شده اند را مشاهده کنید. قابلیت تغییر آنها در این بخش ممکن نمی باشد و تنها میتوانید پس از اضافه کردن اطلاعات آنها را به مرحله بعد ارسال نمائید.

در این مرحله 3 حالت مختلف برای بهینه سازی فرآیندهای درون سازمانی شما در نظر گرفته شده است:

1- جهت بایگانی کردن اطلاعات روی دکمه ثبت کلیک کرده و سپس بایگانی نمایید.

 2- جهت خارج کردن اطلاعات از حالت بایگانی روی بخش بایگانی ها رفته و پس از کلیک روی تغییر روی دکمه خروج از بایگانی کلیک نمایید.

3- برای اطلاعاتی که به دبیرخانه ارسال شده اند، امکان تعیین و تغییر جلسه و ثبت صورت جلسه و ارسال پیامک قرار گرفته شده است.

همچنین 4 حالت مختلف برای افزایش سرعت روند انجام فرآیندهای سازمانی با توجه به نیاز شما در سازمان تعبیه شده است:

۱. حالت دریافتی :‌ اطلاعاتی که از وضعیت دبیرخانه به وضعیت دبیر  ارسال شده و یا ثبت جلسه شده اند.

۲. حالت اتمام یافته : اطلاعاتی که ثبت صورت جلسه آنها کامل شده و در وضعیت اتمام یافته قرار دارند.

۳. حالت بایگانی : اطلاعاتی که در وضعیت قسمت دبیر و یا ثبت جلسه بوده و بایگانی شده اند.

۴. حالت همه :نمایش مجموع اطلاعات بخش های ذکر شده.

4- بخش قوانین سامانه مدیریت سازمان

در این بخش شما میتوانید قوانین مختلف را با توجه به نیاز سازمان خود ایجاد ویرایش و حذف کرده و یا تغییر دهید.

در هر قسمت پس از کلیک روی منو مربوط وارد مشاهده لیست آن ها شده و در صورت نیاز به حذف روی دکمه x در انتهای آن مورد کلیک کرده و تایید کنید. برای ویرایش نیز روی دکمه ویرایش کرده و پس از اعمال تغییرات مربوطه روی تایید کلیک نمایید.

جهت ایجاد یک مورد جدید روی دکمه قرمز رنگ روی به روی نام آن بخش کلیک کرده و مراحل لازم را انجام دهید.

 5- بخش اعضای جلسه

در این بخش میتوانید اعضای جلسه را در سازمان خود مدیریت کنید. اعضای جلسه به طور کلی شامل کارمندان /کاربرانی میشوند که قابلیت افزودن به جلسه برای آنها وجود دارد.

6- بخش کاربران سامانه مدیریت سازمان

 این بخش از دو قسمت کاربر و نقش تشکیل شده است. به صورت خلاصه هر کارمند/ کاربر میتواند چند نقش داشته باشد و هر نقش میتواند وظایفی را انجام داده و تغییراتی بخصوص در سامانه ایجاد نماید.

به طور مثال یک فرد میتواند به طور همزمان عضو دبیرخانه و دبیر بوده و در هر دو قسمت تغییرات لازم را ایجاد نماید. همچنین در این قسمت امکان ایجاد دسترسی برای معاونت ها و بخش های خاص سازمان برای هر فرد ممکن می باشد.

7- بخش گزارش گیری سامانه مدیریت سازمان

 در این بخش گزارش از تمام درخواست هایی که به سیستم انجام شده قابل مشاهده است. همچنین امکان جست و جو و پالایش اطلاعات و همچنین دریافت خروجی از ۱۰۰۰ درخواست آخر ممکن می باشد.

8- وضعیت فرآیندهای درون سازمانی

یک فرآیند سازمانی در هر مرحله از پیشرفت خود در وضعیت جدیدی قرار گرفته و دسترسی افراد مختلف به آن تغییر می کند.

این بخش ها شامل 3 حالت زیر می باشد:

 1- حالت ایجاد شده

  این بخش اولین وضعیت فرآیند را شامل می شود. در این بخش اطلاعات یک فرآیند سازمانی ثبت شده است. همچنین در این حالت کاربر/کارمند ایجاد کننده ی فرآیند میتواند اطلاعات آن را تغییر داده و جزئیات آن را ویرایش نماید و پس اطمینان آن را به وضعیت بعد ارسال کند.

 2- حالت ارسال به دبیرخانه

در این مرحله فرآیند در دبیرخانه قرار گرفته و اعضای دبیرخانه می توانند آن را مشاهده نمایند .قابلیت های این بخش شامل بایگانی کردن جلسه و یا ثبت اطلاعات دبیرخانه و ارسال به دبیر می باشد.

 3- حالت ارسال به دبیر

 در این بخش، بررسی و اطمینان از صحت اطلاعات تعیین جلسه توسط دبیر انجام می شود و  آن را به وضعیت بعد انتقال می دهد.

4- حالت تعیین جلسه شده

 در این وضعیت اعضای دبیر قابلیت مشاهده اطلاعات فرآیند را داشته و می توانند زمان و جزئیات جلسه را تغییر دهند.

 5- حالت تعیین صورت جلسه شده یا اتمام یافته

در این مرحله پس از تعیین جلسه یکی از اعضای دبیر می تواند اطلاعات فرآیند را ثبت کرده و آن را در حالت پایان قرار دهد. پس از قرار گرفتن در این وضعیت تنها مشاهده اطلاعات فرآیند سازمانی انجام شده ممکن است و تغییری در آن نمی توان داد.

قابلیت های ویژه سامانه مدیریت سازمان نادین سافت

 1- تولید ۱۰۰% داخلی و بومی

2- مبتنی بر معماری سرویس‌گرا و وب سرور

3- امکان ثبت فرآیندهای سازمانی و درون سازمانی به صورت سیستمی

4- امکان گزارش گیری از داده‌های ورودی

5- امکان ایجاد پروتکل ارتباطی سازمانی به صورت داینامیک

6- سرعت بالا و سادگی در شناسایی خطاهای پیش آمده در انجام فرآیندهای سازمانی

7- پشتیبانی فنی سامانه 

8- قابلیت مانیتور ارتباطات بین نرم‌افزاری و  بررسی صحت عملکرد آنها

9- قابلیت داشتن داشبوردهای مدیریتی برای مدیریت ارتباطات بین سازمانی

10- قابلیت تغییرات ارتباطی به سادگی و بدون نیاز به تغییر مجدد در سامانه

11- یکپارچگی و قابلیت کنترل امنیت و چک کردن سطح دسترسی در ارتباطات سازمانی و درون سازمانی

12- به صرفه ترین قیمت همراه با بالاترین کیفیت با توجه به نیاز سازمان/ مشتری

13- رضایت کامل مشتری از سامانه پس از پیاده سازی و استفاده از آن در انجام فرآیندهای درون سازمانی

جمع بندی

امیدواریم با مطالعه این مقاله تمامی اطلاعات مورد نیاز خود را در زمینه دلایل انتخاب، کاربردها و قابلیت های ویژه یک سامانه مدیریت سازمان کسب کرده باشید. نادین سافت مفتخر است که در زمینه طراحی، تولید و سفارشی سازی انواع سامانه های مدیریت سازمان همراه همیشگی و مورد اعتماد شما عزیزان باشد.

منابع

[1] https://www.aezion.com/blogs/the-benefits-of-web-based-systems-for-business

[2] https://mopinion.com/top-20-best-project-management-software-an-overview