مدت زمان تقریبی مطالعه: 12 دقیقه

17 مهر 1401

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار – نادین سافت

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS به کمک نرم افزارهای اتوماسیون اداری پایه میتوانند فرآیندهای پیچیده درون سازمانی را ساده کرده و روند انجام آنها را سرعت بخشند. در مقالات پیشین نادین سافت درباره سیستم ساز BPMS چیست؟ 18 مزیت اصلی آن برای سازمان ها و کسب و کار ها و سیستم مدیریت محتوا (cms) چیست؟ 9 دلیل که هر کسب و کاری به آن نیاز دارد صحبت کردیم.

اگر این مقالات را مطالعه کرده باشید به اهمیت سیستم ساز BPMS و مزایای آن برای سازمان ها و کسب و کارها پی برده اید. در این مقاله قصد داریم به بررسی موارد زیر بپردازیم:

1- نرم افزار گردش کار BPMS چیست؟

2- نمونه سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار

3- سیستم مدیریت فرآیند چیست؟

4- تخصیص نیرو در سیستم مدیریت فرآیند

5- فرم ساز BPMS

6- نمونه فرم ساز

7- سیستم ساز BPMS

8- ویژگیهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار

9- یکپارچه سازی BPMS با نرم افزارهای دیگر

نرم افزار گردش کار BPMS چیست؟

در مقالات پیشین بلاگ درباره سیستم مدیریت محتوا صحبت کردیم. همراه با گسترش یک شرکت یا سازمان فرآیندهای کسب و کار آنها نیز توسعه می‌یابد. انواع نرم افزارهای سیستم مدیریت به کسب و کارها و مشاغل کمک می کنند که فرآیندهای درون سازمانی خود را با روش های مکانیزه سرعت بخشند.

در سازمان های گسترده امکان طراحی و تهیه فرم های اداری که در فرآیندهای کسب و کار به گردش درمی آیند به روش دستی امکان پذیر نیست. نرم افزار BPMS همراه با نرم افزارهای اتوماسیون اداری پایه کمک موثری در ساده سازی و سرعت بخشی به فرآیندهای پیچیده سازمانی می باشند.

در BPMS فرم هایی که به صورت دستی و توسط شخص یا گروه معینی تهیه می شوند به صورت الکترونیکی طراحی و تولید می گردند. بنابراین خطای انسانی کاهش یافته و فرم ها و مدارک مورد نیاز کسب و کار سریعتر آماده می گردد.

نمونه سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار

به کمک BPMS افراد می‌توانند پروسه های کاری را بدون اطلاعات کافی از زبان های برنامه‌ نویسی در بستری گرافیکی و با رعایت استانداردهای مورد لزوم طراحی، مدل سازی و پیاده سازی کنند.

سیستم مدیریت فرآیند چیست؟

برخی از امکانات مختلفی که نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS از آن برخوردار است عبارتند از:
این سیستم میتواند اطلاعات را از دیگر پایگاه داده‌ها دریافت کرده یا ذخیره کند و این کار را از طریق وب سرویس انجام می دهد.
این نرم افزار از معماری سرویس‌گرای SOA به طور کامل پشتیبانی می کند. امکان تعریف شرط‌ها در مدلسازی فرآیند وجود دارد. همچنین به کمک User Task امکان تخصیص نیروی انسانی مناسب برای وظایف مختلف فراهم می شود.

تخصیص نیرو در سیستم مدیریت فرآیند

به منظور توسعه برنامه های پیشرفته می توان از زبان برنامه نویسی جاوا اسکریپت استفاده کرد. در فرمهای سازمانی میتوان از کتابخانه های جاوا اسکریپت استفاده و اطلاعات لازم را بارگذاری کرد. در درون هر فرم میتوان زیر فرم های مورد نیاز را طراحی و استفاده نمود.

سیستم قابلیت زمانبندی دارد به طوری که بتواند در زمان تعیین شده به صورت خودکار شروع به کار کند.
در این سیستم امکان Import و Export فرم‌ها یا فرآیندها فراهم شده است. توسط اتوماسیون اداری قابلیت یکپارچه سازی استفاده کنندگان با LDAP و Active Directory وجود دارد.

تخصیص نیرو در نرم افزار BPMS — تخصیص نیرو در نرم افزار **BPMS**

در نرم افزار BPMS می توان برای طراحی فرآیندها از زبان فارسی و تقویم فارسی استفاده کرد. این نرم‌افزار Responsive یا واکنش‌گرا است به این معنا که طرح بندی آن به‌طور خودکار با هر اندازه صفحه تنظیم و تطبیق می‌یابد.

صفحه نمایش میتواند مربوط به دستگاه های مختلف اعم از دسکتاپ، لپ‌تاپ، تبلت یا تلفن همراه باشد. نرم افزار محدود به سیستم عامل خاص مانند ویندوز یا لینوکس نیست. همچنین به اکسپلورر خاصی وابستگی ندارد و میتوان قابلیتهای جدید را در قالب extension به مرورگر اضافه کرد.
به منظور ساخت گزارش‌های کاربردی جهت عملیات خاص در سازمان ها از امکانات سیستم گزارش‌ساز نرم افزار میتوان استفاده نمود.
توسط نرم افزار BPMS امکان دسته‌بندی کاربران، تیم های کاری و بخش‌های سازمانی و همچنین مدیریت آنها وجود دارد.

فرم ساز BPMS

نرم افزار BPMS دارای قسمت فرم ساز برای تهیه فرم های در گردش مورد نیاز فرآیندهای کسب و کار است. این نرم افزار ورژن بومی شده نرم افزار بین المللی و جامع ProcessMaker است.

پروسس میکر از قدرتمندترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای مشاغل است که به صورت Open Source برای استفاده عموم کاربران است.

بخش های گسترده ای از این سیستم توسط تیم توسعه بومی سازی شده و به منظور استفاده بهینه کاربران قسمت های فرم ساز و کارتابل گردش فرم ها در سازمان ها بر اساس نیاز و درخواست آنها بازنویسی شده است.

تعدادی از منابع کد‌های کاربردی و با اهمیت نظیر تقویم سال شمسی در این نرم افزار با کارتابل اتوماسیون اداری یکپارچه سازی گردیده است.

به این ترتیب بستری فراهم شده تا استفاده کنندگان نرم افزار بتوانند اداره امور مربوط به ‌نامه ها و مکاتبات و نقل و انتقال اسناد را در دست بگیرند. همچنین با استفاده از این سیستم مدیران و کارکنان می توانند فرآیندها و کارهای روزانه سازمان را نیز تحت نظارت و کنترل داشته باشند.

بیشتر بخوانید: آموزش سازمانی

نمونه فرم ساز

اطلاعات متنوعی از جنس داده های کاراکتری، عددی، استرینگ، پولی و فایل در فرم‌ها دریافت و ارسال می شود. این امکان در فرم ها قرار داده شده که بتوان انواع متغیرها را برای هر فرم تعریف کرد.

سیستم ساز BPMS

سیستم نرم افزاری BPMS وظیفه مدیریت و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار را برعهده دارد. توسط زیرساخت این نرم افزار قابلیت مکانیزه کردن فرآیندها به وجود آمده که با کمترین کد نویسی امکان پذیر است.

نرم افزار مدیریت BPMS مسئولیت حمل داده ها در یک مسیر مشخص را بر عهده دارد. با استفاده از آن اتوماسیون فرآیندهای سازمانی به راحتی صورت می گیرد.
جهت ساخت یک سیستم کارآمد BPMS گذر از 6 مرحله اصلی مورد نیاز است:
1- شناخت فرآیندهای یک سازمان یا کسب و کار
2- مدلسازی فرآیندهایی که نشانگر وضعیت موجود است
3- تحلیل فرآیندها از نظر شناخت و درک نقاط ضعف و تاثیر آنها
4- شناخت بهتر فرآیندها و طراحی مجدد آنها
5- در مرحله پنجم وقت آن رسیده است که فرآیندها پیاده سازی گردد.
6- مرحله نهایی زمان کنترل و نظارت بر فرآیندها و درک کارآیی و انطباق آنها است.

به منظور استقرار کامل سیستم BPMS باید تمامی مراحل شش گانه به صورت کامل و بدون خطا انجام پذیرد. پس از آن فرآیندهایی که در حال حاضر در سازمان اجرا می شوند می توانند به صورت دقیق و مکانیزه و در سریع ترین حالت کامل جریان پیدا کنند. زیرا حیات یک سازمان بستگی به گردش کارها از طریق همین فرآیندها دارد.

مطلب مرتبط: 8 ویژگی BPMS
سیستم آسان سازی اجرای فرآیندها نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کارها است. شرکت نادین سافت با ارائه این سیستم امکان مکانیزه کردن فرآیندهای درون یک سازمان را بدون نیاز به کدنویسی پیشرفته و در حد مینیمم فراهم کرده است.

برای دسترسی به خدمات گسترده نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کارها پیشنهاد می کنیم با نادین سافت در ارتباط باشید.

ویژگیهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار

نرم افزار مدیریت BPMS امکانات زیادی را در اختیار کاربران قرار می دهد. از جمله آنها به موارد زیر میتوان اشاره کرد:

1- قابلیت یکپارچگی و تعامل کامل با نرم افزار کارتابل اتوماسیون اداری
2- امکان طراحی و توسعه مدل سازی پروسه های درون سازمانی در یک بستر گرافیکی و کاربرپسند که با استاندارد های BPMN2 تطابق دارد.
3- بستر طراحی به گونه ای است که پروسه های کاری و فرم های سازمانی به صورت Draggable یا کشیدن و جاگذاری کردن قابل ارائه هستند
4- امکان طراحی و تهیه انواع فرم های سازمانی
5- امکان تعریف انواع و اقسام فرآیندهای سازمانی به صورت نامحدود
6- قابلیت سفارشی سازی و customize کردن ساختار گرافیکی فرم ها
7- امکان دسته بندی انواع گروه های مرتبط با فرآیندهای مختلف
8- امکانات تعریف زیرفرآیندهای متنوع برای هر فرآیند
9- از آنجا که در فرم های سازمانی نیاز به انواع متغیرها وجود دارد به همین دلیل از تعریف انواع متغیر پشتیبانی می شود.

اگر می خواهید پاسخ این سوال را بیابید که چرا پورتال سازمانی نیاز امروز سازمان هاست بر روی لینک زیر کلیک کنید:

چرا پورتال سازمانی نیاز امروز سازمان هاست؟

یکپارچه سازی BPMS با نرم افزارهای دیگر

در سیستم اتوماسیون اداری چارت سازمانی پیاده سازی شده است. در نرم افزار BPMS امکان فراخوانی کاربران بر اساس چارت سازمانی وجود دارد. همچنین میتوان سطح دسترسی آنها به فرآیندهای مختلف را تعیین کرد.

در سیستم اتوماسیون اداری به منظور تسهیل در مدیریت جریان کار ایجاد نسخه جانشین برای کارتابل مدیریت فراهم گردیده است.

در حین اجرای فرآیندها از طریق سرویس پیامک و ایمیل که در سیستم اتوماسیون اداری تعبیه شده، امکان فرستادن و دریافت پیامک و ایمیل وجود دارد. این نرم افزار از چند زبان مختلف پشتیبانی میکند.

برای کسب اطلاعات جامع در زمینه پورتال سازمانی کلیک کنید:

پورتال سازمانی چیست؟ پورتال سازمانی؛ یک انتخاب یا ضرورت برای سازمانها

جمع بندی

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار امروزه بخشی از ضرورت‌های اجنتاب ناپذیر شرکت‌ها، سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها است. در مدیریت فرآیندهای سازمانی هر کسب و کار نیاز به برنامه‌ریزی، گردآوری اسناد و فایل‌ها، گردش‌ کار و فرآیند، حذف بروکراسی و یکپارچه شدن با سایر نرم افزارها و بسیاری نیازهای دیگر دارید.

یک پورتال مناسب و خاص نیاز مجموعه شما می‌توانید این ضرورت ها را در قالب یک راهکار تحت وب (یا شبکه داخلی) پوشش دهید. نادین سافت با تحلیل دقیق نیاز و پیاده‌سازی راهکار مناسب مدیران کسب و کارها را در این مسیر آسوده می‌کند.