مدت زمان تقریبی مطالعه: 16 دقیقه
21 تیر 1401
پیاده سازی فرآیندهای سازمانی و 7 مرحله اصلی آن
پیاده سازی فرآیندهای سازمانی امروزه به عنوان یک ضرورت اجتناب ناپذیر است. عصر اطلاعات نحوه انجام فرآیندها را در سازمان ها تغییر داده است. امروزه، برای داشتن یک کسب و کار واقعا رقابتی و پرسرعت برای کسب سود بیشتر، موفقیت و بقای بلندمدت، توجه به دارایی های فیزیکی سازمان بسیار مهم است.
پیشرفت‌های اخیر در فناوری پردازش اطلاعات، همراه با دسترسی گسترده به شبکه‌های پرسرعت، به سازمان ها فرصت های بی نظیری برای جمع آوری، حفاظت و استفاده از دانش سازمانی روز دنیا ارائه می دهد. برای انجام این کار، سیستم‌ها و فرآیندهای نرم‌افزاری جدید برای ادغام اطلاعات موجود توسعه یافته و در سراسر سازمان گسترش می یابد. این رویکردهای جدید در مجموع به عنوان « پیاده سازی فرآیندهای سازمانی » نامیده می شوند. همراه نادین سافت باشید تا مراحل اصلی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی را گام به گام با هم بررسی کنیم. در این مقاله عناوین زیر به طور جامع مورد مطالعه و بررسی قرار گرفته اند.
منظور از پیاده سازی فرآیندهای سازمانی چیست؟
منظور از سند پیاده سازی فرآیند های سازمانی چیست؟
7 مرحله اصلی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی
8 مزیت اصلی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی
نمونه های موفق پیاده سازی فرآیندهای سازمانی
چرا نادین سافت؟
دست آورد نادین سافت برای سازمان شما
جمع بندی
منظور از پیاده سازی فرآیندهای سازمانی چیست؟
در مقالات پیشین نادین سافت در مورد سامانه مدیریت سازمان و ۱۳ قابلیت ویژه آن، فرآیندهای درون سازمانی و ۵ راه کار برای افزایش بهره وری سازمان شما، طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی و ۷ مزیت کلیدی آن صحبت کردیم. حالا وقت آن رسیده است که با مفهوم پیاده سازی فرآیندهای سازمانی آشنا شوید.
این اصطلاح به عنوان یک فرآیند سیستماتیک شناخته می شود که باید سازماندهی، برنامه ریزی و هدایت و در عمل اجرا شود. دو شرط وجود دارد که قبل از انتقال یک سیستم به سازمان باید رعایت شود: مقبولیت و پذیرش.
مقبولیت ممکن است به عنوان یک شرط ضروری در نظر گرفته شود به این معنی که سیستم از همه جنبه های فنی مناسب است، در حالی که پذیرش مستلزم آن است که از سیستم در پیاده سازی فرآیندهای سازمانی به طور مطلوبی استفاده شود.
پیاده سازی به عنوان فرآیندی است که مربوط به اجرای فنی فناوری جدید بوده و اعضای سازمان از این فناوری در حال استفاده هستند و آن را با وظایف کاری خود همسو می‌کنند بنابراین شیوه‌های کاری معمول را متناسب با موقعیت جدید تغییر می‌دهند.
منظور از سند پیاده سازی فرآیند های سازمانی چیست؟
به طور کلی امروزه مدیریت فرآیندها به صورت گسترده مورد توجه سازمان‌ها و مدیران کسب و کارها قرار گرفته است. بنابراین پیاده سازی فرآیندهای سازمانی به عنوان یک راهکار مؤثر برای بهبود عملکرد سازمان و کسب و کار شما است. پیاده سازی و مدیریت فرآیندهای سازمانی یک رویکرد هوشمندانه برای همراستا کردن فرآیندها و فعالیتهای سازمان و کسب و کار شما با راهبردها و سیاستهای مورد نظرتان و در نهایت دستیابی به اهداف تعیین شده شما است.
نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که مدیریت فرآیندهای سازمانی شامل 4 مرحله اصلی تعیین استراتژی، طراحی، پیاده سازی و اجرای فرآیندهای سازمانی است. کنترل و پایش فرآیندهای سازمانی نیز به عنوان یکی از مراحل مهم بعد از پیاده سازی فرآیندهای سازمانی است.
اگر شما هم به دنبال پیاده سازی فرآیندهای سازمانی خود هستید لازم است که ابتدا این فرآیندها را در سطح پیاده سازی مدل کنید.
نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که در بسیاری از پروژه های مدیریت فرآیند، فرآیندها به گونه ای مدلسازی می شوند که پاسخگوی نیاز شما در فاز پیاده سازی باشند. به طور کلی وقتی که شما فرآیندها را وارد فاز پیاده سازی می کنید یک دوباره کاری بر روی مدل های موجود خود باید انجام دهید.
در حال حاضر یکی از موضوعات اساسی در بهره گیری سازمان‌ها از فرآیندهای سازمانی چگونگی پیاده سازی آنها است. امروزه در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت ها فرآیندهای سازمانی به خوبی پیاده سازی و اجرا می شوند. در بسیاری از اوقات، پس از اخذ تصمیم برای استفاده از BPMS در سازمان ها این سؤال مطرح می‌شود که گام‌های اجرایی برای پیادهسازی آن چیست؟ چه اقداماتی موردنیاز است تا بتوانید یک BPMS را در سازمان خود پیاده سازی کنید؟
شما برای پیاده سازی BPMS در سازمان خود نیاز به متدولوژی و سند پیاده سازی دارید. نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که برخی از گام‌های پیاده سازی BPMS تنها یک بار در هر سازمان انجام می شود. اما تعدادی از این گام ها به ازای هر فرآیند لازم است که اجرا شوند.
سند پیاده سازی فرآیندهای سازمانی دارای ویژگی‌ها و کاربرد های مخصوص به خود است. این سند در واقع تمامی اطلاعات مربوط به فرآیندهای سازمانی شما را برای مکانیزاسیون مانند وظایف، فعالیت‌ها، افراد مسئول، اقلام اطلاعاتی مورد نیاز و نوع آنها، قواعد مربوط به فرآیند، فرم‌ها، گزارش‌ها و سایر توضیحات تکمیلی را شامل می‌شود. هر یک از بخشهای این سند پیاده سازی باید به صورت جداگانه اجرا شوند. به طور مثال هدف، محدوده، مشارکت کنندگان در فرآیند، شرح فرایند، نام فعالیت، مسئول انجام فعالیت و گزارش‌های مربوط به هر فرایند از جمله بخشهای این سند برای پیاده سازی فرآیندهای سازمانی هستند.
در نهایت شما برای اجرای فرآیندهای سازمانی خود نیاز به سندی دارید که به شما کمک می‌کند مدل فرایندی خود را به شکلی کامل و با جزئیات لازم در بستر BPMS مدلسازی و اجرا کنید.
بنابراین شما باید با تشریح فعالیت‌ها، فرآیندها و راهکارهای سازمانی خود به رویکرد پیادهسازی در نرم‌افزار (مکانیزاسیون فرآیند) توجه داشته باشید.
نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که این سند به عنوان زبان مشترک تحلیلگران فرایند و BPMS کاران در سازمان شماست. بنابراین این سند شما را قادر می سازد تا بتوانید در حداقل زمان فرایندهای سازمانی خود را مکانیزه و آماده استفاده در سازمانتان کنید.
7 مرحله اصلی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی
مرحله 1
مشکلات سازمان خود را شناسایی کنید
مرحله 2
برای ایجاد تغییرات آماده شوید
مرحله 3
تیم فنی و اجرایی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی را ایجاد کنید
مرحله 4
هر یک از مراحل فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید
مرحله 5
ویژگی های کلیدی راه حل ها و فرآیندها را تعریف کنید
مرحله 6
فرآیندهای سازمانی را گام به گام پیاده سازی کنید
مرحله 7
کارمندان هر بخش را به فرآیندهای سازمانی پیاده سازی شده پیوند دهید و امکان اجرای گام به گام فرآیندها را فراهم کنید.
حالا وقت آن رسیده است که هر یک از این مراحل را به طور جداگانه توضیح دهیم.
مرحله 1
مشکلات سازمان خود را شناسایی کنید
اجرا و پیاده سازی موفقیت آمیز فرآیندهای سازمانی مستلزم شناسایی واضح آن است. مشکل سازمان / کسب و کار شما باید حل شود. کارکنانی که وظیفه اجرای یک سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی را بر عهده دارند تقریباً همیشه با یک ترس اولیه روبرو هستند. ترس از تغییر در چگونگی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی و تبدیل اطلاعات به چیزی ارزشمند، چیزی که کارمندان می توانند در هر زمان و از هر مکان به آن دسترسی داشته باشند و برای خود اعمال کنند.
پیاده سازی فرآیندهای سازمانی مجموعه‌ای از شیوه‌های مدیریتی و پیادهسازی فناوری است . در حال حاضر اکثر سازمان ها به شکل پایه با آن آشنا هستند و برنامه های کاربردی “دسترسی به اطلاعات” را در سازمان خود دارند. این برنامه‌ها مجموعه‌ای از اطلاعات را به‌خوبی تعریف کرده و یک مخزن سازماندهی شده ایجاد کرده اند که کاربران را قادر می سازد به آن دسترسی داشته باشند و بر اساس نیاز خود جستجو کنند. شرکت‌هایی که می‌خواهند به روشهای متنوع‌تر و پویاتر برای اجرای فرآیندهای سازمانی دست یابند نیازی به ترس از هزینه‌های اولیه ندارند.
زیرا با استفاده از روشهای جدید مبتنی بر وب و بر بستر ابری می توانند به راحتی بر روی حوزه های زیر تمرکز کنند.
1- اهداف مالی سازمان
2- کیفیت پیاده سازی فرآیندهای سازمانی
3- رضایت مشتری
4- نوآوری
تغییرات فقط نرم افزار در مقیاس کوچک نیست بلکه سپس اصلاح و اعمال تکنیک های فرآیندهای سازمانی در سراسر سازمان است.
مرحله 2
آماده شدن برای تغییر
به طور کلی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی مفهومی بیش از کاربرد یک فناوری است. در واقع فرهنگی را شامل می شود که باعث تغییر در نحوه درک کارکنان سازمان از اجرای فرآیندها بر پایه روشهای توسعه یافته است. مسائل غیر فنی و فنی هر دو به یک اندازه دارای اهمیت هستند. بنابراین میتوان گفت که پیاده سازی مؤثر فرآیندهای سازمانی مستلزم ایجاد یک پشتیبان، فرهنگ مشارکتی و حذف روشهای سنتی است. پشتیبانی یک جزء کلیدی برای پیاده سازی فرآیندهای سازمانی مبتنی بر فناوریهای جدید است .
مرحله 3
ایجاد تیم
وجود یک تیم قوی و متخصص برای اجرای فرآیندها در سازمان شما ضروری است. هنگامی که یک مشکل مشخص شد و هدف از پیاده سازی فرآیندهای سازمانی تعیین گردید سازمان ها می توانند تعیین کنند که کارکنان به چه نوع دانش / تخصصی برای حل مشکلات نیاز دارند. نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که ایجاد و راه‌اندازی یک سیستم برای مدیریت فرآیندهای سازمانی به راحتی توسط شرکت های متخصص در زمینه اتوماسیون اداری و سامانه های مدیریت سازمانی انجام می شود.
مرحله 4
تجزیه و تحلیل فرآیندها
در این مرحله شما فقط باید روی پاسخ به سؤال زیر تمرکز کنید: “برای حل این مشکل در سازمان کدام فرآیند سازمانی باید پیاده سازی شود ؟ شما باید گلوگاه ها را در سازمان خود شناسایی و برای تسهیل فرآیندهای سازمانی راه حل های مناسبی ارائه دهید . مدل‌های عملکردی، که بر اساس چارت سازمانی هستند معمولاً در شرکت‌ها وجود دارند. آنها معمولا برای به اشتراک گذاری اطلاعات موثر نیستند. مدل‌های مفهومی اغلب مفیدترین روش طبقه‌بندی هستند. مدل های مفهومی اطلاعات را پیرامون موضوعاتی مانند پیشنهادات، مشتریان یا کارمندان سازماندهی می کنند.
مرحله 5
تعریف ویژگی های کلیدی فرآیندهای سازمانی
در واقع ایجاد یک چک لیست از ویژگی های کلیدی مورد نیاز مدیریت فرآیندهای سازمانی را تضمین می کند. فن آوری که به دست می آورید به حل مشکلات کلیدی کسب و کار / سازمان شما کمک می کند و در عین حال زیرساخت IT را بهبود می بخشد. این مرحله سازمان ها را قادر می سازد تا فناوری های جدید را پیاده سازی کنند. به سرعت و به راحتی آنها را گسترش داده و سفارشی کنند. یک سیستم مدیریت فرآیند باید منعکس کننده خدمات، فرآیندها و افراد منحصر به فرد یک شرکت/ سازمان باشد. این مسئله نیاز به سفارشی سازی بسیاری از جنبه های سیستم سازمانی را دارد.
مرحله 6
پیاده سازی فرآیندهای سازمانی
سیستم های مدیریت سازمان باید از یک رویکرد مرحله ای استفاده کنند. هر مرحله از پیاده سازی به بخش خاصی از مدیریت فرآیندها می پردازد و پایه و اساس مراحل بعدی است.
بنابراین سیستم مدیریت یک سازمان مجموعه ای از فناوری های اطلاعاتی است که برای تسهیل جمع آوری، سازماندهی، انتقال فرآیندها در بین کارکنان استفاده می شود. یک سیستم سفارشی مبتنی بر وب یا بر بستر ابر در هر یک از مراحل، جزئیات مربوط به فرآیندها را بر اساس نیاز سازمان/ کسب و کار شما در نظر گرفته و روش اجرای پیشنهادی مناسبی را ارائه می دهد.
مرحله 7
ایجاد شبکه کارکنان سازمان
“چه کسی می داند” در یک سازمان همیشه یک فرآیند زمان بر بوده ؟ صد در صد کارکنان بخش های مختلف یک سازمان به راحتی می توانند پاسخ این سوال را بدهند. بنابراین ایجاد یک شبکه جامع سازمانی بسیار مهم است. کارمندان بر اساس دانشی که دارند، مشارکت می کنند و فرآیندها را به اشتراک می گذارند . توجه داشته باشید که حتی کاربرپسندترین ابزارها / سیستم ها نیز کمک چندانی به مدیریت اطلاعات نمی‌کنند مگر اینکه قویاً به افراد و فرآیندها مرتبط باشند.
برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه پیاده سازی فرآیندهای زیر توصیه می کنیم مطالب زیر را مطالعه کنید:
۹ مرحله در پیادهسازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان
8 مزیت اصلی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی
1- ایجاد یک رویکرد مرحله ای
2- کاهش زمان اجرای فرآیندها
3- حل مشکلات کلیدی سازمان و کمک برای رسیدن به اهداف سازمانی
4- ایجاد یک فرآیند کلیدی برای طراحی سیستم های سازمانی و کمک به شناسایی ناکارآمدی ها و حفره ها در اجرای فرآیندها
5- جلوگیری از انجام کارهای بیش از حد در یک مرحله با استفاده از راه حل های ساده سیستم های مدیریت فرآیند
6- ایجاد یک سیستم سفارشی شده بدون نیاز به برنامه نویسی برای افزایش بازدهی سازمان
7- ایجاد یک سیستم مدیریت سازمانی قابل تنظیم، اندازه گیری و ایمن که ملاحظات انسانی را نیز در نظر گرفته و افراد را برای مشارکت و مدیریت فرآیندهای سازمانی انگیزه می بخشد.
8- اکثر سازمان هایی که این نوع سرمایه گذاری را در پیاده سازی فرآیندهای سازمانی خود انجام داده اند به نتایج ملموسی دست می یابند. کاهش زمان انجام فرآیند، افزایش راندمان، تصمیم‌گیری بهتر از جمله این نتایج می باشند.
نمونه های موفق پیاده سازی فرآیندهای سازمانی
پیاده سازی فرآیندهای سازمانی و ایجاد پورتال (اتوماسیون) امروزه بخش اجنتاب ناپذیر شرکت‌ها، سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها است. نادین سافت با تحلیل دقیق نیازهای سازمان شما و پیادهسازی فرآیندهای سازمانی یک پورتال مناسب و خاص نیاز مجموعه شما را طراحی و اجرا می کند. از نمونه کارهای موفق نادین سافت در این زمینه می توان به موارد زیر اشاره کرد.
1- سامانه اثر با هدف جمع آوری و یکپارچه‌سازی اطلاعات برای استفاده در فرآیندهای داخل سازمان و درگاهی به منظور نمایش برخی اطلاعات به عموم مردم
2- سامانه ناظر براساس تحلیل نیاز سازمان در راستای ایجاد سهولت و حذف مراحل بسیار و صرفه جویی در زمان. سامانه ناظر با توجه به مراحل گردشکار و شبیه سازی جامع نیازمندی‌ها توانسته جایگزین قدرتمند برای فرآیندهای سخت و زمان بر گذشته باشد.
3- سامانه پارس با هدف ساماندهی خدمات پس از فروش محصولات و باشگاه مشتریان
برای استفاده از خدمات هوش سازمانی، مدیریت فرآیندهای سازمانی، یکپارچه‌سازی و مدیریت اطلاعات با نادین سافت تماس بگیرید.
چرا نادین سافت؟
اگر به دنبال یک شرکت/ تیم تخصصی هستید تا بتوانید تمام مراحل پیاده سازی فرآیندهای سازمانی را اجرا کنید، نادین سافت یکی از آنهاست. توصیه می کنیم تمامی نمونه کارها و محصولات و خدمات ما را در این حوزه مطالعه کرده و سپس اقدام به سفارش محصول موردنظر خود نمائید.
دست آورد نادین سافت برای سازمان شما
1- ساده‌سازی و زیباسازی فرآیندها در راستای نیاز کارفرما
2- یکپارچه‌سازی و انطباق با سامانه‌های موجود در سازمان
3- امکان استفاده از سیستم تایید هویت داخلی سازمان
4- پیادهسازی و اجرا فارغ از نوع سیستم عامل و پایگاه داده
5- مقیاس‌پذیری سامانه‌ها بر اساس تعداد بالای کاربران و حجم زیاد تراکنش‌ها
6- سرعت زیاد توسعه و تحویل به همراه امنیت بسیار بالا محصول
جمع بندی
نتایج در سازمان هایی که شروع به پیاده سازی فرآیندهای سازمانی خود کرده اند بسیار مثبت بوده است . در هزینه ها صرفه جویی می شود زمانی که کارکنان زمان کمتری را برای انجام یک فرآیند صرف کنند زمان بیشتری برای بهره‌وری خواهد بود. به طور کلی، این سازمان‌ها رقابتی‌تر و مؤثرتر عمل می کنند.
در این مقاله به طور کامل تمامی مراحل پیاده سازی فرآیندهای سازمانی را نام برده و هر یک را توضیح دادیم. امیدواریم با مطالعه این مقاله و اطلاع از مزایای استفاده از روشهای مبتنی بر وب برای مدیریت فرآیندها در سازمان ها برای برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی نتایج و کمک به شکوفایی سازمان خود گام مؤثری بردارید. ما در نادین سافت مفتخر هستیم که در مسیر شکوفایی سازمان / کسب و کار شما همراهتان باشیم. با ما در ارتباط باشید.
