مدت زمان تقریبی مطالعه: 12 دقیقه

26 مهر 1401

معرفی ۸ پورتال جامع سازمانی و تاثیرات مثبتی که بر روی کسب و کار سازمان ها دارد

پورتال جامع سازمانی نیاز امروز همه سازمان هاست. آیا شما هم به دنبال استفاده از پورتال جامع سازمانی هستید؟ آیا با مهم ترین و اصلی ترین ویژگی این نرم افزار آشنایی دارید؟ پورتال سازمانی برای دسترسی کارکنان به خدمات خاصی که برای عملکرد شغلی خود در شرکت نیاز دارند استفاده می شود. بسیاری از شرکت ها از این پورتال برای برقراری ارتباط با کارکنان خود، به اشتراک گذاری اسناد و یا تشویق کارمندان به همکاری همگانی استفاده می کنند.

این پورتال می تواند به هوشمند شدن سازمان ها کمک بسزایی کند. توجه داشته باشید که در حال حاضر مدل های بسیار زیادی از انواع پورتال جامع سازمانی در دنیا موجود است. هر کدام از این مدل ها توسط یک سری تیم های خاص توسعه داده شده اند. برای اینکه به بالاترین سطح بازدهی و عملکرد سازمان خود برسید پیشنهاد می کنیم که به شرکت های فعال و برتر در زمینه طراحی نرم افزار پرتال جامع سازمانی مراجعه کنید.

در مقالات پیشین نادین سافت در مورد نرم افزار مدیریت کارهای شرکت و سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار – نادین سافت صحبت کردیم. در این مقاله به بررسی انواع پورتال جامع سازمانی، امکانات، ویژگی ها و اهمیت آن برای کسب و کارها می پردازیم.

نرم افزار پرتال جامع سازمانی (ERP) چیست؟

منظور از پرتال سازمانی چیست؟ طراحی یک پورتال جامع سازمانی به گونه ای است که به هوشمند شدن و الکترونیکی شدن یک سازمان کمک می کند. پورتال سازمانی یا درگاه جامع سازمانی (Enterprise resource planning) با سایت تفاوت های زیادی دارد. پورتال جامع سازمانی نرم افزاری است که خدمات و امکانات وسیعی را در خود جای داده است.کاربران با استفاده از یک پورتال جامع سازمانی می توانند به همه امکانات مورد نیازشان در رابطه با فرآیند کسب و کار خود دسترسی داشته باشند.

پورتال های جامع سازمانی خیلی گسترده تر از یک وب سایت ساده هستند و باید با سایر قسمت های یک سازمان در ارتباط باشند. ارسال و دریافت مداوم اطلاعات و مدیریت خطا را می توان به عنوان چند مورد از ویژگی کلیدی یک پورتال جامع سازمانی شناسایی کرد. پروسه طراحی پورتال های جامع سازمانی خیلی پیچیده تر و دشوار تر از سایر نرم افزار ها یا وب سایت ها است.

بیایید تا یک مثال را در این زمینه بررسی کنیم. فرض کنیم یک سازمان بزرگ به سیستمی نیاز دارد که در آن همه کارکنان، مدیران، مشتریان، سهامداران و غیره می توانند به آن وارد شوند و همه امکانات مورد نیاز خود را مورد بررسی قرار دهند. بی شک از یک نرم افزار ساده و استاتیک در این زمینه نمی توان استفاده کرد.

جدا از نرم افزار های ساده ما نمی توانیم از سایت های ساده هم در این زمینه استفاده کنیم. با استفاده از پورتال جامع سازمانی شما به راحتی می توانید سطوح کاربری متنوعی را تعریف کنید. سپس نسبت به سطح کاربری به مخاطبین خود دسترسی های متنوعی بدهید. البته که طراحی نرم افزار پرتال جامع سازمانی حتما باید بر اساس نیاز های سازمان شما صورت گیرد.

مزایای پورتال جامع سازمانی برای سازمان ها و شرکت ها چیست؟

شاید برای شما هم این سوال پیش بیاید که به صورت دقیق استفاده از یک پورتال جامع سازمانی چه فوایدی برای سازمان یا شرکت های مختلف دارد؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم که پورتال ها ابزار های جامعی هستند که می توانند به ساده تر شدن و هوشمند تر شدن فرآیندهای موجود در سازمان کمک کنند.

در حالت عادی یک کارمند باید به واحد حسابداری مراجعه کند و درخواست مشاهده فیش حقوقی را به صورت شفاهی یا کتبی ثبت کند. در این مرحله مسئول حسابداری باید به صورت دستی یا با استفاده از کامپیوتر هوشمند خود اطلاعات مربوط به کارمند مورد نظر را بررسی کرده و فیش حقوقی را پرینت بگیرد. در این فرآیند هم چند برگه بدون دلیل مورد استفاده قرار می گیرد و هم وقت زیادی صرف می شود تا کارمند درخواست خود را ثبت کند و فیش حقوقی را دریافت نماید.

ولی با استفاده از یک پورتال جامع سازمانی کارمند نیازی به صرف چند دقیقه یا چند ساعت وقت برای دریافت فیش حقوقی خود ندارد. او در عرض چند ثانیه و فقط با استفاده از یک کلیک ساده می تواند فیش حقوقی خود را دریافت کند. پس استفاده از پورتال جامع سازمانی به شرکت ها و سازمان های مختلف کمک می کند تا منابع خود را حفظ کنند و پروسه های مختلف را خیلی سریع تر مورد بررسی قرار دهند.

لازم به ذکر است که هر شرکت بسته به سطوح کاربری اش از امکانات متنوعی استفاده می کند. مثالی که ما آن را بررسی کردیم فقط مربوط به یک کارمند و دریافت فیش حقوقی بود. اگر بخواهیم آن را در ابعاد گسترده سازمانی بررسی کنیم متوجه می شویم که در یک روز کاری مقدار زیادی از وقت با ارزش افراد صرف انجام فرآیند های بیهوده ای می شود که می توان همه آنها را با چند کلیک ساده انجام داد!

دیگر مزایای پورتال جامع سازمانی:

• دسترسی شخصی و آسان به اطلاعات مشتری
• یکپارچه سازی اهداف و عملیات تجاری سازمان
• دسترسی سریع و آسان کارکنان به منابع و اطلاعات شرکت
• بهبود ارتباطات و همکاری بین کارمندان، مدیران و ذینفعان
• ایجاد امنیت بالا برای اطلاعات و داده های مهم شرکت

معرفی انواع پورتال جامع سازمانی

طراحی انواع مختلف پورتال سازمانی متناسب با نیازها و اهداف مختلف یک کسب و کار انجام می شود. برخی از این پرتال های سازمانی به شما کمک می کنند تا همکاری تیمی را بهبود بخشید، در حالی که برخی دیگر تجربه بهتر مشتری را تضمین می کنند. آنها همچنین به شما کمک می کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را جهت آسان تر و سریع تر شدن فرآیند کار، اتوماتیک نمایید.

۱. پورتال اینترانت (Intranet Portal)

پورتال اینترانت یک شبکه خصوصی است که به کارمندان شما امکان می دهد اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و در پروژه ها به صورت درون سازمانی همکاری کنند. پیاده سازی پورتال سازمانی اینترانت منجر به بهبود کارایی عملیاتی، افزایش بهره وری و افزایش اشتراک دانش بین کارکنان می شود و در نتیجه به رشد و موفقیت سازمان شما کمک می کند.

۲. پورتال اشتراکی (Partner Portal)

با استفاده از پورتال های Partner، کسب و کارها می توانند به طور موثر با شرکای خود ارتباط برقرار کنند. این پلتفرم‌ها با ابزارهای ضروری برای ایجاد کمپین‌های بازاریابی، جذب درآمد بیشتر و آموزش همه سهامداران همراه هستند.
کاربران و کارمندان با استفاده از این پورتال پرتال سازمانی می توانند به راحتی اطلاعات کاری گروه خود را به اشتراک بگذارند. اطلاعاتی همچون مباحث اصلی، صورت جلسات، ایمیل ها، تصمیم های جدید، یاد داشت ها و غیره با استفاده از این نرم افزار دسته بندی شده و توسط افراد یک تیم به اشتراک گذاشته خواهند شد. این نوع از پرتال سازمانی معمولاً وب سایت هایی با رمز عبور محافظت شده با داده های اختصاصی مانند برنامه های قیمت گذاری، منابع بازاریابی، اسناد پشتیبانی فنی و سایر جزئیات فروش را دارند.

۳. پورتال سلف سرویس (Self-Service Portal)

پورتال های سلف سرویس به مشتریان شما کمک می کنند تا سوالات عمومی خود را فوراً حل کنند. شما می توانید بر حسب نیاز خود، یک پورتال سلف سرویس مشتری یا یک پورتال سلف سرویس کارمند را راه اندازی نمایید. نیاز کسب و کار شما مشخص می کند که کدام پورتال را باید انتخاب کنید.
هر دو پورتال معمولاً بر اساس یک فناوری ساخته می شوند، اما اطلاعات متفاوتی را برای پاسخگویی به مخاطبان مناسب حمل می کنند. این پرتال های سازمانیبه تمرکز و پاسخگویی فوری کارشناسان پشتیبانی به سوالات مشتریان، صرفه جویی می کنند.

۴. پورتال دانش (Knowledge Portal)

پورتال‌های مبتنی بر دانش همان پورتال های آموزش الکترونیکی هستند که طیف گسترده‌ای از محتوا شامل ویدیوهای آموزشی، پرسش‌های متداول و مقالات مرتبط آموزشی را به کاربران شما ارائه می‌دهند.
این پلتفرم دیجیتال حاوی اطلاعات، اهداف، برنامه ریزی های شرکت و داده های کارکنان است. این پورتال ها هزینه گران آموزش کارکنان را کاهش می دهند و خودآموزی آن ها را سرعت می بخشند.

۵. پورتال کارکنان (Employee Portal)

این پورتال همه کارمندان شما را تحت یک پلتفرم به هم متصل می کند. پیاده سازی پرتال سازمانی کارکنان به بهینه سازی روند کار و سازماندهی به مسئولیت‌ها کمک می کند.
پورتال کارکنان به عنوان یک پورتال منابع انسانی نیز شناخته می شود که خدمات مختلف منابع انسانی را در دسترس کارمندان شما قرار می دهد و آنها را قادر می سازد تا چندین عملکرد همزمان مانند چت آنلاین و یا ردیابی اطلاعات را داشته باشند. مزایای دیگر پورتال کارکنان شامل افزایش مشارکت کارکنان نیز می باشد.

۶. پورتال مشتری (Customer Portal)

پورتال سازمانی مشتری یک افزونه عالی برای کسب و کارهایی با استراتژی های مشتری محور هستند. از آنجایی که مراکز تماس و نمایندگی‌های پشتیبانی همیشه در دسترس نیستند، مشتریان گاهی به دنبال راه‌حل‌های سریع برای رسیدگی به چالش‌ها و نیازهای خود هستند.
از طریق پورتال مشتری، کاربران می توانند خودشان به شکل خودکفا اطلاعات حساب را مشاهده و به روز کنند، موارد مربوط به پروفایل خود را ارسال و بررسی کنند، به پایگاه دانش شما دسترسی داشته باشند و درخواست های خود را از طریق گزینه های خدمات و پشتیبانی ارسال کنند.

۷. پورتال تامین کننده (Supplier Portal)

این پلتفرم آنلاین شما را به توانایی مدیریت روابط خود با تامین کنندگان با ارائه یک مکان متمرکز برای ارتباطات، همکاری و فعالیت های معاملاتی مجهز می کند. با ساده‌سازی این فرآیندها، می‌توانید مدیریت زنجیره تامین خود را بهینه کنید، کارایی عملیاتی را افزایش دهید و در نهایت سود خود را افزایش دهید.
پرتال های سازمانی تامین کننده به گونه ای طراحی شده اند که شفافیت و دید بیشتری را در عملکرد تامین کننده ارائه دهند و به کسب و کارها کمک کنند تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند و اطمینان حاصل کنند که تامین کنندگان به تعهدات قراردادی خود عمل خواهند کرد.

۸. پورتال فروشنده (Vendor Portal)

این پورتال سازمانی ارتباط و همکاری ساده بین یک شرکت و فروشندگان آن را تسهیل می کند. استفاده از پرتال سازمانی فروشندگان، کارشناسان فروش شما را قادر می سازد تا حساب های خود را مدیریت کنند، به اطلاعات مربوطه دسترسی داشته باشند و وظایف مختلفی مانند ارسال فاکتورها، مدیریت سفارشات خرید و ردیابی تحویل را انجام دهند.

امکانات و خدمات پورتال جامع سازمانی برای کسب و کارها چیست؟

بی شک در صورتی که شما از بهترین انواع پورتال جامع سازمانی استفاده کنید و به شرکت های معتبر و فعال در زمینه طراحی و تولید پورتال های جامع سازمانی مراجعه نمائید می توانید به خدمات متنوعی هم دسترسی پیدا کنید.

یک پرتال جامع سازمانی به گونه ای طراحی می شود تا همه نیاز های کسب و کار شما را در خود جای داده باشد. حتی خیلی از تیم های فعال در ایران نسبت به شخصی سازی پرتال های خود نیز اقدام می کنند. این مسئله به شما اجازه مدیریت و کنترل سازمان در ابعاد بزرگتری را ارائه می کند. ولی لازمه استفاده از همچین سیستمی به کار گیری خدمات بهترین تیم های فعال در این زمینه است.

پیاده سازی و ساخت پورتال های جامع سازمانی توسط شرکت نادین سافت

اگر شما هم به دنبال استفاده از یک پورتال جامع سازمانی هستید پیشنهاد می کنیم برای طراحی و تولید یک پورتال جامع سازمانی ابتدا تحقیق کنید و با مطالعه مقالات بلاگ ما در زمینه پرتال سازمانی اطلاعات لازم را در این زمینه کسب کنید. همچنین توصیه ما به شما عزیزان این است که به شرکت های فعال و معتبر در زمینه طراحی و پیاده سازی پورتال جامع سازمانی مراجعه کنید تا با مشکلی مواجه نشوید.

استفاده از خدمات شرکت هایی همچون نادین سافت با تیم متخصص و حرفه ای در زمینه طراحی، تولید و سفارشی سازی پورتال جامع سازمانی می تواند نتایج مطلوبی را برای شما به همراه داشته باشد. نادین سافت مفتخر است که به عنوان یکی از قدیمی ترین و شناخته شده ترین شرکت های فعال در زمینه پیاده سازی انواع پورتال جامع سازمانی خدماتش را با قیمت مناسب و شرایط ویژه ای در اختیار کاربران قرار می دهد.

برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه سیستم ساز BPMS بر روی لینک زیر کلیک کنید:

سیستم ساز BPMS چیست؟ 18 مزیت اصلی آن برای سازمان ها و کسب و کار ها

جمع بندی

پورتال های جامع سازمانی به عنوان یکی از نیازهای اصلی سازمان ها محسوب می شود. طراحی، سفارشی سازی و پیاده ساده‌سازی پورتال جامع سازمانی به زیباسازی فرآیندها در راستای نیاز سازمان شما کمک می کند. همچنین یکپارچه‌سازی و انطباق نرم افزار پرتال جامع سازمانی با سامانه‌های موجود در سازمان شما و امکان استفاده از سیستم تایید هویت داخلی سازمان همراه با پیاده‌‍ سازی و اجرا فارغ از نوع سیستم عامل و پایگاه داده و مقیاس‌پذیری سامانه‌ها بر اساس تعداد بالای کاربران و حجم زیاد تراکنش‌ها از جمله مزایای استفاده از پورتال های جامع سازمانی است.

اگر تاکنون برای سفارش یک پورتال جامع سازمانی اقدامی نکرده اید توصیه می کنیم هر چه زودتر برای طراحی و تولید یک پورتال سازمانی متناسب با نیازهای سازمان خود اقدام کنید.