مدت زمان تقریبی مطالعه: 12 دقیقه

6 آذر 1401

میز خدمت چیست؟ خدمات پیاده سازی میز خدمت الکترونیک

در این مقاله قصد داریم به این بپردازیم که میز خدمت چیست و راه اندازی میز خدمت الکترونیکی چه مزایایی دارد؟ طراحی و راه اندازی میز خدمت الکترونیکی یکی از نیاز های سازمان های امروزی در کنار پورتال های سازمانی است. زیرا به مدیران سازمان ها کمک می کند تا اطلاعات دقیق‌تر و سازماندهی شده‌ای از بازدهی کارکنان و رفع نیاز های مشتریان به دست آورند.

طی سالهای اخیر استقبال از راه اندازی میز خدمت الکترونیکی افزایش یافته است. به عنوان مثال در طی سال گذشته با افزایش 9 درصدی سرمایه گذاری جهت راه اندازی میز خدمت در سازمان ها مواجه شده ایم. افزایش استقبال از میز خدمت الکترونیکی، تیم حرفه ای طراحی و راه اندازی پورتال سازمانی نادین سافت را بر آن داشته است تا با ارائه خدمات پیاده سازی میز خدمت به مدیران سازمان ها در جهت افزایش بهره وری، کارآیی عملیاتی و تداوم کسب و کارها گام بردارند. در ادامه بیشتر در مورد این موضوع با شما صحبت خواهیم کرد.

در مقالات پیشین نادین سافت درباره پرتال سازمانی (EIP) چیست؟ کاربرد و ویژگی های آن برای سازمان ها صحبت کردیم.

راه اندازی میز خدمت چه خدماتی را به سازمان ها ارائه می دهد؟

راه اندازی میز خدمت به سازمان ها و شرکت ها کمک می کند تا بتوانند فرآیندهای سازمانی خود را به بهترین نحو ممکن به ارباب رجوع/ مشتریان ارائه کنند. امروزه بسیاری از خدمات توافق شده میان سازمان ها و مشتریان از طریق مراجعه‌ی حضوری انجام نمی شود. از این رو پیاده سازی میز خدمت الکترونیک در افزایش رضایت مشتریان و رضایت کارمندان نقش بسزایی دارد. بنابر دستورالعملی که به بسیاری از سازمان های کشور در خصوص راه اندازی میز خدمت الکترونیکی ابلاغ شد ما در نادین سافت در جهت ارائه بستر لازم برای این خدمت به منظور افزایش رضایت مشتریان و پیشبرد امور آنها همراه شما هستیم.  

راه اندازی میز خدمت الکترونیکی به سازمان ها اجازه می دهد تا میزان بهره‌وری خود را افزایش دهند. میز خدمت الکترونیکی در واقع یک سامانه‌ی الکترونیک است. کاربران می توانند با مراجعه به این سامانه از خدمات بهره مند شوند.

یکی از خدمات نادین سافت مدیریت فرآیندهای سازمانی است. سامانه ای که تحت این عنوان توسط ما طراحی می شود جزء زیر مجموعه‌ی خدمات ساخت و طراحی پورتال سازمانی قرار می گیرد. بنابراین شما می توانید علاوه بر سفارش ساخت پورتال سازمانی از خدمات راه اندازی میز خدمت الکترونیکی نیز بهره مند شوید. از جمله نمونه های میز خدمت الکترونیکی می توان به میز خدمت گمرک یا میز خدمت سازمان امور مالیاتی کشور اشاره کرد.

بیشتر بخوانید: نرم افزارهای تحت وب چیست؟ ۸ مزیت اصلی آنها برای سازمان‌ها و کسب و کارها

چرا هر سازمانی به راه اندازی میز خدمت نیاز دارد؟

حال که می دانید راه اندازی میز خدمت و اهمیت آن چیست باید از لزوم ِبه کارگیری آن مطلع شوید. 3 دلیل مهم را می توان برشمرد که مدیر هر سازمان را مجاب می کند تا برای پیاده سازی میز خدمت به خدمات ما  اعتماد کند.

• 1- راه اندازی میز خدمت دید بهتری نسبت به آنچه که در سازمان / شرکت شما اتفاق می افتد به شما خواهد داد. شما می توانید نمای کلی از تعداد فعالیت‌های انجام شده توسط کارمندان و بخش های مختلف سازمان خود به دست آورید. چنین مکانیزمی کمک می کند به بینش عمیقی از میزان بهره وری کارکنان خود دست پیدا کنید.
• 2- ارتباطات در سازمان شما بهبود پیدا خواهد کرد. به این معنا که می توانید شکاف بین تکنولوژی و دیگر بخش‌های سازمان خود را از بین ببرید. همکاری بین کارمندان با شفافیت بیشتری با تکیه بر داده‌های در دسترس انجام خواهد شد.
• 3- راضی نگه داشتن کارمندان و مشتریان در محیط کار و هم در محیط مجازی نیاز اساسی سازمان‌های امروزی است. زیرا این احتمال وجود دارد که شکایات آنها در منابع انسانی به دلیل مدیریت ضعیف راه به جایی نبرد. با وجود میز خدمت الکترونیک کارمندان می توانند درخواست‌های خود را به سرعت ارسال و پاسخ آن را دریافت کنند و چندین کاتالوگ خدمات برای بخش‌های مختلف داشته باشند.

مطلب مرتبط: طراحی پورتال سازمانی – نادین سافت

مزایا و کاربردهای پیاده سازی میز خدمت

با راه اندازی میز خدمت الکترونیکی کسب و کار در سازمان ها تداوم بهتری خواهد داشت. به عنوان مثال درست زمانی که سرور منابع انسانی در یک سازمان از کار می افتد سوابق کارمندان و کارکنان از دست می رود. همچنین داده‌ها در معرض خطر قرار گرفته و مسئولیت‌ها تا درست شدن وضعیت به تعویق می افتند. اما یک میز خدمت الکترونیک خوب از به وجود آمدن چنین مشکلاتی جلوگیری خواهد کرد. چنین ابزاری برای شناسایی کاربرانی که یک مشکل واحد دارند یا به منظور خودکار سازی اعلان‌ها برای پرسنل سازمان شما بسیار مفید است.

مدیریت تغییرات با راه اندازی میز خدمت الکترونیک تسهیل خواهد شد. مدیریت تغییرات برای همگام سازی پورتال با خواسته‌های کاربر است و جهت ایجاد محیطی یکپارچه کارآیی بالایی دارد. امروزه بسیاری از سازمان‌ها از پورتال سازمانی تحت وب استفاده می کنند. این در حالی است که آنها به چندین مرکز داده داخلی و سیستم‌های ابری متکی‌اند. سازمان‌ها می توانند از نرم افزار مربوط به میز خدمات الکترونیکی برای برنامه ریزی وظایف، اختصاص وظایف به کارمندان و خودکار سازی اعلان‌ها بین آنها برای اطمینان از انجام صحیحِ وظایف استفاده کنند.

علاوه بر مواردی که در بالا ذکر شدند راه اندازی میز خدمت الکترونیک به سازمان‌ها کمک می کند تا بسیاری از اشکالات و چالش‌هایی که سریعا قابل حل هستند را بدون نیاز به اختصاص زمان و در بالا ترین سرعت ممکن حل کنند. در شرایطی که مشکلات کوچک و پیش پا افتاده در سازمان شما به وجود می آیند به جای نهادن کُلِ بار رفع این مشکلات بر دوش میز خدمت الکترونیک تیم‌های پشتیبانی وارد کار می شوند. آنها می توانند با تهیه فهرستی از توضیحات یا بات‌های چت مشکلات کاربران را حل کنند.

بیشتر بخوانید: همه چیز درباره پورتال جامع سازمانی

اهمیت راه اندازی میز خدمت در سازمانها

راه اندازی میز خدمت الکترونیکی برای اینکه بدانید چه فرآیندهایی، چه زمانی و توسط چه افرادی انجام شده‌اند مفید است. زیرا دیگر حضور فیزیکی کارمندان و پرسنل در سازمان در ساعات اداری نیست که میزان بهره وری عملکرد آنها را تعیین می کند بلکه میزان ِکیفیت عملکرد ِآنهاست که کارآیی‌شان را برای سازمان شما مشخص می کند.

مطلب مرتبط: طراحی نرم افزار تحت وب سازمانی – نادین سافت

راه اندازی میز خدمت الکترونیک در سازمان‌ها چه کمکی به شما کمک می کند؟

علاوه بر مزایای زیادی که راه اندازی میز خدمت الکترونیک برای شما دارد و به تعدادی از آنها در این مقاله اشاره کردیم. به طور خلاصه میتوان گفت که پیاده سازی میز خدمت به شما کمک می کند تا موارد زیر را به خوبی کنترل کنید.  

• خدمات مشتری
• مدیریت امکانات
• مدیریت منابع انسانی
• بخش پشتیبانی IT یا فناوری اطلاعات

ویژگی‌های پیشرفته‌ میز خدمت که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت (مانند اتوماسیون) باعث بهبود عملکرد سازمان‌ها می شوند. همچنین به شما کمک می کند در صورتی که دچار افت کیفیت در عملکرد کارکنان شده اید و یا بهره وری سازمان شما نزولی شده‌ است بتوانید عملکرد خود را اندازه گیری کنید. سپس براساس نتایج به دست آمده استراتژی‌های بهتری را در سازمان‌تان پیاده سازی کنید.

بیشتر بخوانید: خدمات هوش تجاری – نادین سافت

پیاده سازی میز خدمت چه تاثیری در کسب و کار سازمان ها دارد؟

ویژگی‌ها و ابزار‌های میز خدمت الکترونیک در سازمان‌ها باعث یکپارچگی و همگام شدن سیستم‌ها می شوند. برآورده کردن نیاز‌های پرسنل و نیاز‌های مشتری مهم‌ترین و اساسی‌ترین ویژگی میز خدمت است که بارها در این مطلب به آن اشاره کردیم. سایر ویژگی‌های استاندارد میز خدمت الکترونیک شامل موارد زیر می باشند:

• وجود یک سیستم ثبت برای خودکار سازی فرآیند‌ها و انتقال داده‌ها.
• وجود اتوماسیون، پایگاه دانش و ربات‌های چت مربوط به مبحث هوش مصنوعی و بهره گیری از آنها در بهره وری سازمان‌ها.
• پشتیبانی منظم و بدون وقفه از طریق چند کانال برای اطمینان از حفظ دسترسی کاربران به سیستم.
• متمرکز کردن ابزارهای پورتال سازمانی و سایر ابزار‌های دیگر به صورت یکجا.
• رابط کاربر پسند برای پشتیبانی سریع‌تر از نیاز‌های کاربران.
• تبدیل بازخورد‌های کاربران به عدد و رقم برای انجام آنالیز‌ها و تحلیل‌ها در آینده.

بیشتر بخوانید: پورتال سازمانی هوشمند نیاز امروز سازمان شما

معرفی خدمات نادین سافت در راستای راه اندازی میز خدمت الکترونیکی

نادین سافت مفتخر است که با ارائه ی خدمات راه اندازی میز خدمت الکترونیکی بستر لازم برای توسعه خدمات الکترونیک در سازمان ها را فراهم آورده است. از نتایج مهم هوشمندسازی فرآیندهای سازمانی، مدیریت بهتر سازمان و رضایت مشتریان است. شما می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر از نحوه ارائه‌ی طراحی و راه اندازی میز خدمت الکترونیکی با ما در ارتباط باشید.

جمع بندی

هدف از راه اندازی میز خدمت الکترونیکی در سازمان ها ارائه خدمات به موقع و مناسب به مشتریان و کارکنان سازمان ها است. دسترسی به میز خدمت از طریق سامانه های الکترونیکی و با استفاده از وب و دستگاه های ارتباطی هوشمند امکان پذیر است. تیم تخصصی ما آماده ارائه مشاوره رایگان در این خصوص به شما عزیزان است.