مدت زمان تقریبی مطالعه: 17 دقیقه

نرم افزار BPMS چیست؟ 10 مزیت اصلی آن برای سازمان ها و کسب و کار ها

به عنوان یک مدیر دغدغه مند قطعا شما هم با طولانی بودن زمان تائید اسناد، هزینه ی بالای رسیدگی به فایل های کاغذی، کند بودن روند فرآیند های سازمانی و مشکلاتی از این قبیل دست و پنجه نرم کرده اید. نرم افزار BPMS یک راه حل مناسب برای حل این مشکلات در سازمان ها و کسب و کار های مختلف هست. اگر شما هم کنجکاو هستید که BPMS چیست و چگونه می توانید آن را در سازمانتان راه اندازی کنید، در این مقاله همراه ما باشید تا بیشتر درباره ی این نرم افزار ها و مزایای آن صحبت کنیم.

منظور از BPM چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (business process management)، از روش هایی برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی استراتژی و فرآیندهای کسب و کار استفاده می کند. گاهی اوقات این مفهوم با مدیریت پروژه (Project management) اشتباه گرفته می شود، در حالی که دامنه مدیریت فرآیند های کسب و کار وسیع تر از این موضوعات است. مدیریت پروژه بر روی وظایف فردی متمرکز است در حالی که BPM کل فرآیندها را تا انتها مشاهده و بررسی می کند. BPM به طور خاص بر روی فرآیندهایی تمرکز دارد که قابل تکرار هستند.

BPM نرم افزار

سیستم مدیریت کسب و کار (BPMS) چیست؟

سیستم مدیریت کسب و کار (BPMS) که مخفف “Business Process Management Software” است، نوعی نرم افزار است که به شرکت ها کمک می کند تا عملیات و فعالیت های روزمره خود را بهتر و موثر تر مدیریت کنند. این نرم افزار، ابزارهایی را برای طراحی، مدل‌سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار، در اختیار شرکت ها قرار می دهد. هدف BPMS، ساده‌سازی عملیات، کاهش کمبودها، بهبود عملکرد کلی و رضایت مشتری است.

این نرم افزار، جریان فعالیت ها و عملیات های روزمره را نظارت می کند و با خودکارسازی وظایف تکراری به ساده سازی آنها کمک می کند و این فعالیت ها را با اهداف سازمانی شما همسو می کند. با این کار، BPMS به شما کمک می‌کند تا مشکلات موجود را شناسایی کرده و آنها را از بین ببرید. بنابراین BPMS، یک نرم افزار برای طراحی و اتوماسیون فرآیندها است.

BPMS که به عنوان سامانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار هم شناخته می شود، مجموعه ای متشکل از فناوری ها زیر است:

  • ابزار استخراج فرآیند: برای پیدا کردن، نمایش و تجزیه و تحلیل فعالیت هایی که فرآیندهای تجاری را هدایت می کنند.
  • مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPMN): برای ساخت نمودار فرآیندهای تجاری.
  • موتورهای برسی روند کار: برای خودکار کردن جریان کارهایی که در یک فرآیند تجاری انجام می شود.
  • موتورهای قوانین کسب و کار (BREs): که کاربران به وسیله ی آن می توانند قوانین کسب و کار را بدانند.
  • ابزارهای شبیه سازی و آزمایش: برای مشاهده نحوه عملکرد فرآیندها بدون نیاز به کدنویسی اولیه.

مزایای استفاده از نرم افزار های BPMS چیست؟

استفاده از سامانه BPMS مزایای زیادی دارد. BPMS به شرکت ها کمک می کند تا به موارد زیر دست پیدا کنند:

  • بهبود بهره وری و کیفیت
  • بهبود سطح خدمات و رضایت مشتری
  • ساده سازی فرآیندهای تجاری
  • مدیریت مشکلات و نیازمندی ها
  • کاهش هزینه ها و افزایش درآمد
  • تسریع زمان ورود به بازار و معرفی سریعتر محصولات جدید (برای بیزینس های فروش محصول)

ابزارهای BPMS، محیط عملیاتی را تشکیل می دهند که اهداف کسب و کار را عملی می کند. این ابزارها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا استراتژی‌های تجاری خود را در بخش‌های مختلف پیاده سازی کنند و یک فضای یکپارچه بین سیستم های سازمانی و برنامه های کاربردی سازمانی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را ایجاد کنند.

ابزارهای BPMS، داده‌ها را جمع‌آوری می‌کنند و تجزیه و تحلیل‌ها می کنند و به وسیله ی آن به شرکت‌ها کمک کنند تا بفهمند کدام بخش از فرآیند کسب‌وکار را می‌توان خودکار کرد یا آن را تغییر داد.

امکانات کلیدی سیستم ساز BPMS چیست؟

سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، امکانات متنوعی دارند که به سازمان‌ها در مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کارشان کمک می‌کنند. برخی از این ویژگی ها عبارتند از:

  1. طراحی گرافیکی فرآیندها (Process Design):
    با استفاده از سیستم ساز BPMS، فرآیندهای کسب و کار، به صورت گرافیکی قابل طراحی هستند. این طراحی می‌تواند به صورت نمودارهای جریان کار، دیاگرام‌های UML یا سایر فرمت‌ها باشد.
  2. اجرای اتوماتیک فرآیندها (Process Automation):
    با استفاده از BPMS، سیستم به صورت خودکار مراحل فرآیند را اجرا می‌کند و این کار بدون نیاز به مداخله دستی انجام می شود.
  3. مدیریت وظایف (Task Management):
    امکان مدیریت وظایف مرتبط با فرآیندها، تخصیص وظایف به افراد و پیگیری پیشرفت افراد به وسیله ی BPMS امکان پذیر است.
  4. امنیت:
    BPMS دارای سیستم‌های امنیتی قوی برای محافظت از داده‌ها و اطلاعات حساس کسب و کار است.
  5. پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌های هوش مصنوعی (AI):
    برخی از سیستم‌های BPMS از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی برای بهبود تصمیم‌گیری‌ها و پیشنهادات استفاده می‌کنند.
  6. قابلیت انتقال و به اشتراک گذاری داده‌ها (Data Transfer and Sharing):
    BPMS امکان به اشتراک گذاری و انتقال داده‌ها بین بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌کند.

این ویژگی‌ها بسته به تجربه و نیازهای هر سازمان ممکن است، متغیر باشد.

روند کار در سازمان ها

چه کسانی باید از نرم افزار BPMS استفاده می کنند؟

نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) برای سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف بسیار مفید هستند. تقریباً هر کسب و کار مختلفی می تواند به وسیله ی BPMS، سیستم هایی را طراحی و اجرا کند که به آنها کمک می کند تا کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهند.

افراد و تیم‌هایی مانند مدیران کسب و کار ها، تیم‌های IT، تیم‌های منابع انسانی، تیم‌های مالی و حسابداری، تیم‌های بازاریابی و فروش و به طور کلی همه ی افراد در سازمان می‌توانند از BPMS استفاده کنند.

برای پیاده سازی نرم افزار (BPMS)، همین الان با نادین سافت تماس بگیرید.

انواع مختلف نرم افزار BPMS

نرم افزار های BPMS را می توان بر اساس هدف کاربران طبقه بندی می شود. در این قسمت 3 نوع نرم افزار BPMS را معرفی کرده و مورد بررسی قرار می دهیم:

1- BPMS یکپارچه

این مدل از سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیند هایی را مدیریت می کند که بین سیستم های موجود شما (مانند نرم افزار ERP) بدون دخالت انسانی استفاده می شود. این نوع از سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار در واقع با محوریت یکپارچه سازی، اتصالات گسترده و دسترسی API می توانند فرآیندها را سریع تر اجراء کنند.

فرآیند یکپارچه

2- BPMS انسان محور

این سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار که به صورت انسان محور تعریف شده است، شامل فرآیندهایی است که توسط انسان اجرا می شوند. در این نوع سیستم تاییدیه ها و دسترسی های مختلف باید توسط افراد انجام شود، یعنی به جای فرآیندهای مبتنی بر قوانین، مبتنی بر تصمیم هستند و افراد بر اساس تصمیمات خود، مسیر فرآیند را تعیین می کنند. این پلتفرم ها در روابط کاربری دوستانه، اعلان های آسان و ردیابی سریع، مورد استفاده قرار می گیرند.

نمونه ای از سامانه BPMS انسان محور در یک سازمان، استخدام استعدادهای جدید توسط تیم منابع انسانی است.

فرآیند انسان محور

3- BPMS سند محور

این نوع از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که یک سند (یک قرارداد یا یک توافق نامه) در روند انجام باشد. مسیریابی، قالب بندی، تایید و امضای سند در جریان کار فعال می شود. همچنین به طور کلی نرم افزار سیستم ساز BPMS می تواند عناصر هر یک از این موارد را با هم ترکیب کند.

فرآیند سند محور

چرا از سامانه BPMS در کسب و کارمان استفاده کنیم؟

استفاده از سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشیده و به شکل بهینه‌تری مدیریت کنید.

10 مزیت اصلی سیستم ساز BPMS برای سازمان‌ها و کسب و کارها عبارتند از:

  • بهبود کارایی:
    BPMS باعث بهبود کارایی فرآیندهای کسب و کار می شود. با انجام فرآیندها به صورت اتوماتیک و از طریق سیستم، خطاهای سهوی و تاخیر در انجام کار ها کاهش می‌یابد و فعالیت ها با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌شوند.
  • شفافیت:
    BPMS اطلاعاتی شفاف از فرآیندهای کسب و کار را ارائه می کند. این ویژگی به مدیران اجازه می‌دهد تا به راحتی سیر انجام فرآیندها را مشاهده کنند و به تصمیم‌گیری‌های بهتر و به موقع کمک می کند.
  • اتوماسیون:
    BPMS بسیاری از فرآیندهای کسب و کار را اتوماتیک می کند و می‌توان فرآیندها را به صورت خودکار اجرا کرد. این مزیت باعث کاهش وابستگی به نیروی انسانی برای انجام کارها می‌شود و احتمال وقوع خطاهای سهوی را کاهش می‌دهد.
  • انعطاف‌پذیری:
    سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار، باعث انعطاف می‌ شود. یعنی شما می‌توانید فرآیندها را به راحتی تغییر دهید و تطبیق دهید تا به نیازهای متغیر کسب و کارتان پاسخ مناسب دهید.
  • ادغام سیستم‌ها:
    با سیستم ساز BPMS امکان ادغام سیستم‌ها و اطلاعات از منابع مختلف، امکان پذیر می شود و باعث می شود تا از اطلاعات متنوعی استفاده کنید و آنها را در یک مکان مشترک مدیریت کنید.
  • مانیتورینگ و گزارش‌دهی:
    مانیتورینگ در زمان واقعی و گزارش‌دهی جامع از فرآیندها و عملکرد کسب و کارها، یکی دیگر از کارهایی است که با استفاده از نرم افزار BPMS امکان پذیر است.
  • کاهش هزینه‌ها:
    با استفاه از BPMS، نیاز به نیروی انسانی به صورت چشمگیری کاهش پیدا می کند که در نتیجه باعث کاهش هزینه‌ها می شود.
  • مدیریت وظایف:
    این نرم‌افزارها به مدیران کمک می‌کنند تا وظایف و مسئولیت‌های کارکنان را به بهترین شکل تخصیص دهند.
  • کار تیمی و همکاری:
    به تیم‌ها امکان همکاری بهتر در انجام وظایف را می‌دهد.
  • بهبود تصمیم‌گیری:
    اطلاعات و گزارش‌های دقیق به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری را بر اساس داده های موجود اتخاذ کنند.

بنابراین، استفاده از BPMS می‌تواند به بهبود مدیریت و عملکرد کسب و کار شما کمک کند و باعث افزایش کارایی و انعطاف‌پذیری آن شود.

چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)

1- طراحی

اولین گام «طراحی» است که در این مرحله با تجزیه و تحلیل و درک کامل نحوه انجام فرآیند ها، کار آغاز می شود. در این مرحله مصاحبه با همه طرفین، مطالعه اسناد و بررسی قوانین کسب و کار انجام می شود.

در این مرحله، باید این سوالات را از کارافرما بپرسید و پاسخ مناسبی برای آن پیدا کنید:

  • فرآیند چگونه آغاز می شود؟
  • جریان فرآیند چیست؟
  • نتیجه نهایی چیست؟
  • هر نفر چه مسئولیتی دارد؟
  • چقدر طول می کشد تا کار ها کامل شود؟
  • وظایف مختلف در سازمان چیست؟

2-مدلسازی

مرحله دوم در این چرخه «مدلسازی» است. هدف از مدل‌سازی، ارائه تصویر بصری از مراحل فرآیند است. برای افزایش کارایی، ابتدا باید درک کنید که اوضاع شرکت در حال حاضر چگونه است و می‌خواهید در آینده چه تغییراتی را مشاهده کنید. طرح بازنگری شده باید برای ارزیابی و تایید بین همه مدیران مربوطه توزیع شود.

3-اجرا

مرحله سوم چرخه عمر BPMS، مرحله اجرا هست. زمانی است که مدل های جدید برای انجام فرآیند جدید و مشاهده آن در عمل، مورد آزمایش قرار می گیرد.

حتی اگر فرآیند هایی وجود دارد که توسط نیروی انسانی هم قابل اجرا است، توصیه می شود که فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت خودکار استفاده کنید .

4-نظارت

در این مرحله شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعیین می شوند و معیار های مختلف بر اساس آن با استفاده از گزارش‌ها یا داشبوردها بررسی می شوند.

جمع‌آوری داده‌ها به ما این امکان را می دهد که شاخص‌های کلیدی عملکرد را توسعه دهیم که نشان می‌دهد فرآیند تازه پیاده‌سازی شدهt چگونه برای سازمان سودمند است و گلوگاه‌ها، تاخیرها یا اشتباهات احتمالی را شناسایی می‌کند.

5-بهینه سازی

پنجمین و آخرین مرحله از این چرخه، بهینه سازی است. بر اساس نتیجه گیری های مراحل قبل، می توانید برای بهبود فرآیند و رفع مشکلات در این مرحله تلاش کنید تا سیستم خود را کارآمدتر کنید.

هنگامی که فرآیندهای خود را به طور موثر بهینه می کنید، انرژی تلف شده را کاهش می دهید و کیفیت خروجی را بهبود می بخشید.

چرخه مدیریت فرآیند های کسب و کار
چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار

یک نرم افزار BPMS مناسب چه ویژگی هایی دارد؟

  • متن باز بودن نرم افزار
  • قابلیت توسعه نرم افزار BPMS توسط هر شخص یا هر سازمانی
  • واکنش گرا (responsive) بودن نرم افزار به معنای سازگار بودن با دسکتاپ، تبلت و موبایل
  • دارا بودن نسخه تحت وب و موبایل (اندروید، ای او اس) به صورت یکپارچه
  • قابلیت طراحی فرآیندها توسط استفاده کننده فرآیند
  • کنترل کامل بروی کارها از خارج از سیستم با REST
  • تولید انوع گزارشات و نمودار های مدیریتی
  • قابلیت پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی
  • کاربرپسند بودن فرآیند ها در ساخت فرآیندهای سازمانی
  • قابلیت پشتیبانی از BPMN
  • قابلیت پشتیبانی از DMN
  • خدمات پشتیبانی پس از فروش

معرفی نرم افزار های BPMS خارجی

در این قسمت لیست برخی از نرم افزارهای BPMS خارجی که دارای کیفیت مناسبی هستند را ارائه کرده ایم:

  1. نرم افزار Activiti BPM
  2. نرم افزار Camunda BPM
  3. نرم افزار Bonita BPM
  4. نرم افزار ProcessMaker
  5. نرم افزار Bizagi
  6. نرم افزار Oracle BPM

نکته ای که در استفاده از نرم افزار های BPMS خارجی باید به آن توجه کنید، این است که این نرم افزارها در ایران دارای پشتیبانی و خدمات محدود هستند.

ممکن است این محدودیت ها در حین استفاده از سیستم ساز BPMS، برای شما دردسر آفرین باشد؛ به این دلیل که شما نیاز دارید که نرم افزار خود را ارتقاء و بروزرسانی کنید و در غیر این صورت، این ریسک پروژه شما را تهدید می کند که اطلاعات شما از دست برود.

نرم افزار BPMS کسب و کار شما لازم است که دارای کیفیت بالا و پشتیبانی قوی، همه جانبه و در دسترس باشد. بنابراین در انتخاب سیستم ساز BPMS مناسب بسیار دقت کنید و به شرکتی مراجعه کنید که خدمات با کیفیت و تخصصی به شما ارائه میکند.

شرکت های ایرانی تولید کننده سیستم های مدیریت فرآیند (BPMS)، دارای تخصص کافی در این زمینه هستند و محصولات سفارشی این شرکت ها کیفیتی مشابه BPMS های خارجی دارند.

تیم متخصص نادین سافت در زمینه طراحی و تولید نرم افزار BPMS

نادین سافت یکی از شرکت های پیشرو در زمینه طراحی و تولید انواع سیستم ساز BPMS بر اساس نیاز مشتری و به صورت سفارشی است. نادین سافت پاسخ‌گوی انواع نیازهای شما با طراحی و پیاده‌سازی سامانه‌های نرم‌افزاری خواهد بود تا شاهد افزایش بهره‌وری، کیفیت و لذت کار در شرکت‌ها و سازمان‌تان باشید.

از جمله قابلیت های نرم افزار BPMS نادین سافت میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

  • قابلیت ایجاد فرم های جدید
  • قابلیت تغییر فرم های موجود
  • امکان ساخت فیلد های جدید و ایجاد ارتباط بین ماژول های مختلف سیستم
  • قابلیت تعریف فرآیند های کاری خودتان با خصوصیات و ویژگیهای مورد نظرتان در سیستم
  • ساده‌سازی و زیباسازی فرآیندها در راستای نیاز کارفرما
  • یکپارچه‌سازی و انطباق با سامانه‌های موجود در سازمان
  • امکان استفاده از سیستم تایید هویت داخلی سازمان
  • پیاده‌سازی و اجرا سامانه مدیریت فرآیند های کسب و کار فارغ از نوع سیستم عامل و پایگاه داده
  • مقیاس‌پذیری سامانه‌ها بر اساس تعداد بالای کاربران و حجم زیاد تراکنش‌ها
  • سرعت زیاد توسعه به همراه امنیت بسیار بالا محصول

دقت کنید که برخی از شرکت های نرم افزاری، اقدام به توسعه نرم افزارهای مدیریت جریان کار (WFMS) می کنند و آن را به جای نرم افزاری مدیریت فرآیند (BPMS) به شما ارائه می کنند، در حالی که بین سیستم های BPMS و سیستم های WFMS تفاوت های زیادی وجود دارد!

برای اطلاعات بیشتر با نادین سافت تماس بگیرید.

business-process-management چیست؟

بیشتر بخوانید:

پیاده سازی فرآیندهای سازمانی و 7 مرحله اصلی آن

هوش تجاری (BI) چیست؟ 0 تا 100 نیاز کسب و کارها به هوش تجاری

کاربرد هوش مصنوعی در مدیریت کسب و کار ها

جمع بندی

از کسب‌و‌کارهای کوچک تا سازمان‌های بزرگ، وب‌سایت‌ها و فروشگاه‌های آنلاین، همگی به جمع آوری، مدیریت و یکپارچگی داده‌ها و نمایش آن ها نیاز دارند. با توسعه شرکت ها، انجام این فرآیند ها به صورت دستی امکان پذیر نیست و شما با اشتباهات و خطاهای زیادی مواجه خواهید شد یا زمان زیادی از شما در انجام این کار ها تلف می شود؛ امروزه با مکانیزه شدن کسب و کار ها ضرورت استفاده از نرم افزار های BPMS، بیش از پیش مشخص شده است، بنابراین برای راحتی کار خود، هر چه سریعتر نسبت به نصب و راه اندازی نرم افزار BPMS اقدام نمایید.

سوالات متداول:

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار(bpms) چیست؟

سیستم مدیریت کسب و کار BPMS که مخفف “Business Process Management Software” است، نوعی نرم افزار است که به شرکت ها کمک می کند تا عملیات و فعالیت های روزمره خود را بهتر و موثر تر مدیریت کنند. این نرم افزار، ابزارهایی را برای طراحی، مدل‌سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار، در اختیار شرکت ها قرار می دهد. هدف BPMS، ساده‌سازی عملیات، کاهش کمبودها، بهبود عملکرد کلی و رضایت مشتری است.

چگونه از قیمت نرم افزار BPMS مطلع شویم؟

قیمت نرم افزار BPMS در شرکت های مختلف، به فاکتور های مختلفی مانند نوع خدمات، مدت زمان پشتیبانی شرکت و سایر فاکتور ها بستگی دارد.
شما می توانید برای اطلاع قیمت خدمات نصب و راه اندازی نرم افزار BPMS در شرکت نادین با ما تماس بگیرید.

مقالات پیشنهادی