مدت زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه

21 تیر 1402

پیاده سازی فرآیندهای سازمانی و 7 مرحله اصلی آن

امروزه پیاده سازی فرآیندهای سازمانی (Process Implementation)، یک کار ضروری و غیر قابل اجتناب است. عصر اطلاعات نحوه انجام فرآیندها در سازمان ها را تغییر داده است و پیشرفت‌های اخیر در پردازش اطلاعات و دسترسی گسترده به شبکه‌های پرسرعت، به سازمان ها فرصت های بی نظیری برای جمع آوری، حفاظت و استفاده از دانش سازمانی را ارائه می دهد.
برای انجام این کار، سیستم‌ها و فرآیندهای نرم‌افزاری جدیدی برای ادغام اطلاعات موجود، توسعه یافته و در سراسر سازمان استفاده می شود. این رویکردهای جدید در مجموع به عنوان «پیاده سازی فرآیندهای سازمانی» شناخته می شوند.

منظور از پیاده سازی فرآیندهای سازمانی (BPM) چیست؟

امروزه مدیریت فرآیندها به صورت چشمگیری مورد توجه سازمان ­‎ها و مدیران کسب و کارها قرار گرفته است؛ بنابراین پیاده سازی فرآیندهای سازمانی به عنوان یک راهکار مؤثر برای بهبود عملکرد سازمان ها و کسب و کار ها است.
پیاده سازی و مدیریت فرآیندهای سازمانی، یک رویکرد هوشمندانه برای هم‎راستا کردن فرآیندها و فعالیت­ سازمان ها با راهبردها و سیاست­ های مورد نظر آن ها و در نهایت دستیابی به اهداف تعیین شده می باشد.

“پیاده سازی فرآیندهای سازمانی” به عنوان یک فرآیند سیستماتیک شناخته می شود که باید سازماندهی، برنامه ریزی و هدایت شود، سپس به صورت عملی اجرا شود.

مدیریت فرآیندهای سازمانی شامل 4 مرحله اصلی تعیین استراتژی، طراحی، پیاده سازی و اجرای فرآیندهای سازمانی است.
کنترل و پایش فرآیندهای سازمانی نیز به عنوان یکی از مراحل مهم بعد از پیاده سازی فرآیندهای سازمانی است.

فرآیندهای سازمانی، به اجرای فنی فناوری جدید در سازمان ها مربوط هستند. اعضای سازمان که در حال استفاده از این فناوری هستند، باید آن را با وظایف کاری خود همسو می‌کنند؛ بنابراین شیوه‌های کاری معمول باید متناسب با موقعیت جدید تغییر پیدا کند.

قبل از انتقال یک سیستم به یک سازمان، دو شرط اصلی وجود دارد: مقبولیت و پذیرش!
مقبولیت که به عنوان یک شرط ضروری در نظر گرفته می شود، به این معنی است که سیستم از همه جنبه های فنی مناسب است؛ در حالی که منظور از پذیرش این است که از این سیستم، در پیاده سازی فرآیندهای سازمانی به صورت مناسب و درست استفاده می شود.

سند پیاده سازی فرآیند های سازمانی چیست؟

سند پیاده سازی فرآیندهای سازمانی دارای ویژگی‌ها و کاربرد های مخصوص به خود است. این سند در واقع تمامی اطلاعات مربوط به فرآیندهای سازمانی برای مکانیزه کردن سازمان شما مانند، وظایف، فعالیت‌ها، افراد مسئول، اقلام اطلاعاتی مورد نیاز و نوع آن‌ها، قواعد مربوط به فرآیند، فرم‌ها، گزارش‌ها و سایر توضیحات تکمیلی را شامل می‌شود.
هر یک از بخش های این سند پیاده سازی، باید به صورت جداگانه اجرا شوند. به طور مثال هدف، محدوده، مشارکت کنندگان در فرآیند، شرح فرآیند، نام فعالیت، مسئول انجام آن فعالیت و گزارش‌های مربوط به هر فرآیند از جمله بخش های مختلف این سند هستند.

در نهایت شما برای اجرای فرآیندهای سازمانی خود نیاز به سندی دارید که به شما کمک می‌کند مدل فرایندی خود را به شکلی کامل و با جزئیات لازم در بستر BPMS مدلسازی و اجرا کنید.

بنابراین شما باید با تشریح فعالیت‌ها، فرآیندها و راهکارهای سازمانی خود به رویکرد پیاده‌سازی نرم‌افزار (مکانیزاسیون فرآیند) توجه داشته باشید.

نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که این سند به عنوان زبان مشترک تحلیلگران فرآیند و BPMS کاران در سازمان شماست. بنابراین این سند شما را قادر می سازد تا بتوانید در حداقل زمان، فرآیندهای سازمانی خود را مکانیزه و آماده استفاده در سازمان کنید.

اقدامات قبل از پیاده سازی فرآیندهای سازمانی: مدلسازی فرآیند

در بسیاری از پروژه های مدیریت فرآیند، فرآیندها به گونه ای مدلسازی می شوند که صرفا پاسخگوی نیاز شما در فاز پیاده سازی باشند، یعنی زمانی که شما فرآیندها را وارد فاز پیاده سازی می کنید، باید یک دوباره کاری بر روی مدل های موجود خود انجام دهید.

در حال حاضر یکی از موضوعات اساسی در استفاده سازمان‌ها از فرآیندهای سازمانی، چگونگی پیاده سازی آنها است.
در بسیاری از اوقات، پس از اخذ تصمیم برای استفاده از سیستم های مدیریت پروژه (BPMS) در سازمان ها این سؤال مطرح می‌شود که گام‌های اجرایی برای پیاده‌سازی آن چیست؟ چه اقداماتی موردنیاز است تا بتوانید یک BPMS را در سازمان خود پیاده سازی کنید؟
شما برای پیاده سازی BPMS در سازمان خود نیاز به متدولوژی و سند پیاده سازی دارید!
نکته: برخی از گام‌های پیاده سازی BPMS تنها یک بار در هر سازمان انجام می شود، اما بهتر است تعدادی از این گام ها به ازای هر فرآیند اجرا شوند.

7 مرحله اصلی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی

مرحله 1: مشکلات سازمان خود را شناسایی کنید

اجرا و پیاده سازی موفقیت آمیز فرآیندهای سازمانی، مستلزم شناسایی واضح آن است. مشکل سازمان و یا کسب و کار شما باید برسی و حل شود.

پیاده سازی فرآیندهای سازمانی، مجموعه‌ای از شیوه‌های مدیریتی و پیاده‌سازی فناوری است. در حال حاضر اکثر سازمان ها به شکل پایه با فرآیند های سازمانی آشنا هستند و برنامه های کاربردی “دسترسی به اطلاعات” را در سازمان خود دارند. این برنامه‌ها، مجموعه‌ای از اطلاعات را تعریف کرده‌ و برای آن ها یک پایگاه داده سازماندهی شده ایجاد می کنند که کاربران می توانند به آن دسترسی داشته باشند و بر اساس نیاز خود جستجو کنند.

شرکت‌هایی که می‌خواهند از روش های متنوع‌تر و پویاتر برای اجرای فرآیندهای سازمانی استفاده کنند، نباید ترس از هزینه‌های اولیه داشته باشند، به دلیل اینکه با استفاده از روشهای جدید مبتنی بر وب و بر بستر ابری می توانند با هزینه کمتر بر روی اهداف مالی سازمان، کیفیت پیاده سازی فرآیندهای سازمانی، رضایت مشتری و نوآوری تمرکز کنند.

مرحله 2: آماده شدن برای تغییر

پیاده سازی فرآیندهای سازمانی بیش از اجرای یک فناوری در سازمان است و در واقع فرهنگی را شامل می شود که باعث تغییر در نحوه درک کارکنان سازمان از اجرای فرآیندها می شود.
مسائل غیر فنی و فنی هر دو به یک اندازه دارای اهمیت هستند، بنابراین میتوان گفت که پیاده سازی مؤثر فرآیندهای سازمانی مستلزم ایجاد یک فرهنگ مشارکتی و حذف روش های سنتی است. پشتیبانی و آموزش کار با سیستم های جدید، یک جزء کلیدی برای پیاده سازی فرآیندهای سازمانی مبتنی بر فناوری های جدید است .

مرحله 3: ایجاد تیم

وجود یک تیم قوی و متخصص برای اجرای فرآیندها در سازمان شما ضروری است. هنگامی که مشکلات سازمان مشخص شد و هدف از پیاده سازی فرآیندهای سازمانی تعیین گردید، سازمان ها باید به دنبال متخصصان برای حل آن مشکلات بروند.

نکته: ایجاد و راه‌اندازی یک سیستم برای مدیریت فرآیندهای سازمانی به راحتی توسط شرکت های متخصص در زمینه اتوماسیون اداری و سامانه های مدیریت سازمانی انجام می شود.

مرحله 4: تجزیه و تحلیل فرآیندها

در این مرحله باید روی پاسخ به این سؤال تمرکز کنید: “برای حل این مشکل در سازمان کدام فرآیند سازمانی باید پیاده سازی شود؟” شما باید چالش ها را در سازمان خود شناسایی و برای تسهیل آن راه حل های مناسبی ارائه دهید. مدل‌های عملکردی که بر اساس چارت سازمانی هستند، معمولاً در شرکت‌ها وجود دارند اما موثر نیستند.
مدل‌های مفهومی، اغلب مفیدترین روش برای طبقه‌بندی هستند. مدل های مفهومی اطلاعات را پیرامون موضوعاتی مانند پیشنهادات، مشتریان یا کارمندان طبقه بندی و سازماندهی می کنند.

 مرحله 5: تعریف ویژگی های کلیدی فرآیندهای سازمانی

در واقع ایجاد یک چک لیست از ویژگی های کلیدی مورد نیاز شما از فرآیندهای سازمانی یک کار ضروری است. فرآیند سازمانی اجرا شده در سازمانتان، به حل مشکلات کلیدی کسب و کار شما کمک می کند و در عین حال زیرساخت IT را بهبود می بخشد.

این مرحله سازمان ها را قادر می سازد تا قبل از آن که فناوری های جدید را پیاده سازی کنند، به انتظارات خود از آ سیستم پی ببرند. یک سیستم مدیریت فرآیند باید منعکس کننده خدمات، فرآیندها و افراد منحصر به فرد یک شرکت باشد. این مسئله نیاز به سفارشی سازی بسیاری از جنبه های سیستم های سازمانی را دارد.

مرحله 6: پیاده سازی فرآیندهای سازمانی

سیستم های مدیریت سازمان باید از یک رویکرد مرحله ای استفاده کنند. هر مرحله از پیاده سازی به بخش خاصی از مدیریت فرآیندها می پردازد و پایه و اساس مراحل بعدی است.

به عنوان مثال در یک سیستم سفارشی مبتنی بر وب یا بر بستر ابر در هر یک از مراحل، جزئیات مربوط به فرآیندها را بر اساس نیاز سازمان/ کسب و کار شما در نظر گرفته و روش اجرای مناسبی برای آن ارائه شود.

مرحله 7: ایجاد شبکه کارکنان سازمان

چه کسی در یک سازمان میداند که کدام فعالیت ها همیشه بیشترین زمان را به خود اختصاص میدهند؟ صد در صد کارکنان بخش های مختلف یک سازمان به راحتی می توانند پاسخ این سوال را بدهند. بنابراین ایجاد یک شبکه جامع سازمانی برای استفاده راحت تر از سیستم های BPMS بسیار مهم است.

8 مزیت اصلی پیاده سازی فرآیندهای سازمانی

1. ایجاد یک رویکرد مرحله ای
2. کاهش زمان اجرای فرآیندها
3. حل مشکلات کلیدی سازمان و کمک برای رسیدن به اهداف سازمانی
4. ایجاد یک فرآیند کلیدی برای طراحی سیستم های سازمانی و کمک به شناسایی ناکارآمدی ها و چالش ها در اجرای فرآیندها  
5. جلوگیری از انجام بیش از حد کارها در یک مرحله با استفاده از راه حل های سیستم های مدیریت فرآیند
6. ایجاد یک سیستم سفارشی شده بدون نیاز به برنامه نویسی برای افزایش بازدهی سازمان
7. ایجاد یک سیستم مدیریت سازمانی قابل تنظیم و ایمن که ملاحظات انسانی را در نظر گرفته باشد
8. کاهش زمان‌ انجام فرآیند، افزایش راندمان و کمک به تصمیم‌گیری بهتر مدیران و کارمندان

پیاده سازی فرآیند های سازمانی با نادین سافت

میتوانید تمام مراحل ساخت و پیاده سازی فرآیندهای سازمانی را به تیم متخصص و باتجربه نادین سافت بسپارید. نادین سافت با تجربه ی زیاد در زمینه ی پیاده سازی و مدیریت فرآیند های سازمانی با بررسی دقیق خواسته ها و نیازمندی های سازمان، یک فرآیند سازمانی متناسب با شرایط شما، پیاده سازی و اجرا می کند.

دست آورد های نادین سافت برای سازمان شما:

• ساده‌سازی و زیباسازی فرآیندها در راستای نیاز کارفرما
• یکپارچه‌سازی و انطباق با سامانه‌های موجود در سازمان
• امکان استفاده از سیستم تایید هویت داخلی سازمان
• پیاده‌ سازی و اجرا فارغ از نوع سیستم عامل و پایگاه داده
• مقیاس‌پذیری سامانه‌ها بر اساس تعداد بالای کاربران و حجم زیاد تراکنش‌ها
• سرعت زیاد توسعه و تحویل به همراه امنیت بسیار بالا محصول

از نمونه کارهای موفق نادین سافت در این زمینه می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. سامانه اثر با هدف جمع آوری و یکپارچه‌سازی اطلاعات برای استفاده در فرآیندهای داخل سازمان و درگاهی به منظور نمایش برخی اطلاعات به عموم مردم
2. سامانه ناظر براساس تحلیل نیاز سازمان در راستای ایجاد سهولت و حذف مراحل بسیار و صرفه جویی در زمان. سامانه ناظر با توجه به مراحل گردشکار و شبیه سازی جامع نیازمندی‌ها توانسته جایگزین قدرتمند برای فرآیندهای سخت و زمان بر گذشته باشد.
3. سامانه پارس با هدف ساماندهی خدمات پس از فروش محصولات و باشگاه مشتریان

جمع بندی

استفاده از فرآیند های سازمانی در شرکت ها، آثار مثبت زیادی دارد، در هزینه ها صرفه جویی می شود، زمان بهره‌وری کارکنان افزایش می یابد و باعث می شود تا سازمان‌ها رقابتی‌تر و مؤثرتر عمل کنند.

در این مقاله به طور کامل درباره مراحل پیاده سازی فرآیندهای سازمانی صحبت کردیم. امیدواریم با مطالعه این مقاله و اطلاع از مزایای استفاده از روشهای مبتنی بر وب برای مدیریت فرآیندها در سازمان ها، برای برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی نتایج و کمک به شکوفایی سازمان خود گام های مؤثری بردارید.

بیشتر بخوانید:

نرم افزار BPMS چیست؟ 10 مزیت اصلی آن برای کسب کار ها

فرآیندهای درون سازمانی و ۵ راه کار برای افزایش بهره وری سازمان شما

هر آنچه باید درباره سیستم فرآیند کسب و کار (BPMS) بدانیم

جمع بندی

سوالات متداول: