مدت زمان تقریبی مطالعه: 17 دقیقه

13 شهریور 1401

همه چیز درباره نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)

در این مقاله قصد داریم به این سؤال که نرم افزار BPMS چیست پاسخ دهیم و از ویژگی ها و مزایای منحصر به فرد سامانه BPMS بگوییم. به عنوان یک مدیر دغدغه مند قطعا شما هم با طولانی بودن زمان تائید اسناد، هزینه ی بالای رسیدگی به فایل های کاغذی، کند بودن روند فرآیند های سازمانی و مشکلاتی از این قبیل دست و پنجه نرم کرده اید. نرم افزار سیستم ساز BPMS یک نرم افزار فرآیندسازی است که به منظور هوشمند سازی کسب و کارها استفاده می شود. همچنین یک راه حل مناسب برای حل این مشکلات در سازمان ها و کسب و کار های مختلف است. اگر شما هم کنجکاو هستید که BPMS چیست و چگونه می توانید آن را در سازمانتان راه اندازی کنید، در این مقاله همراه ما باشید تا بیشتر درباره ی این نرم افزار و مزایای آن صحبت کنیم.

منظور از BPM چیست؟

BPM چیست؟ مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management)، از روش هایی برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی استراتژی و فرآیند های کسب و کار استفاده می کند. گاهی اوقات این مفهوم با مدیریت پروژه (Project Management) اشتباه گرفته می شود، در حالی که دامنه مدیریت فرآیند های کسب و کار وسیع تر از این موضوعات است. مدیریت پروژه بر روی وظایف فردی متمرکز است در حالی که BPM کل فرآیند ها را تا انتها مشاهده و بررسی می کند. BPM به طور خاص بر روی فرآیند هایی تمرکز دارد که قابل تکرار هستند.

نرم افزار سیستم سازی کسب و کار BPMS چیست؟

مخفف BPMS چیست؟ Business Process Management Software مخفف BMPS و به معنای یک سیستم و نرم افزار فرآیندسازی و مدیریت کسب و کار می باشد. در حقیقت BPMS نوعی نرم افزار سیستم ساز است که به شرکت ها کمک می کند تا عملیات و فعالیت های روزمره خود را بهتر و موثر تر مدیریت کنند. این نرم افزار، ابزارهایی را برای طراحی، مدل‌سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود فرآیندهای کسب‌ و کار، در اختیار شرکت ها قرار می دهد. هدف سامانه BPMS، ساده‌سازی عملیات، کاهش کمبودها، بهبود عملکرد کلی و رضایت مشتری در راستای هوشمند سازی کسب و کار است.

این نرم افزار سیستم سازی کسب و کار، جریان فعالیت ها و عملیات های روزمره را نظارت می کند و با خودکارسازی وظایف تکراری به ساده سازی آنها کمک کرده و این فعالیت ها را با اهداف سازمانی شما همسو می کند. با این کار، BPMS به شما کمک می‌کند تا مشکلات موجود را شناسایی کرده و آن ها را از بین ببرید. بنابراین BPMS، یک نرم افزار سیستم ساز و مدیریت فرآیند کسب و کار است که برای طراحی و اتوماسیون سیستم کاری شرکت ها از آن استفاده می شود.

نرم افزار سیستم ساز BPMS که به عنوان سامانه مدیریت فرآیند های کسب و کار هم شناخته می شود، مجموعه ای متشکل از فناوری های زیر است:

• ابزار استخراج فرآیند: برای پیدا کردن، نمایش و تجزیه و تحلیل فعالیت هایی که فرآیندهای تجاری را هدایت می کنند.
• مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPMN): برای ساخت نمودار فرآیندهای تجاری.
• موتورهای برسی روند کار: برای خودکار کردن جریان کارهایی که در یک فرآیند تجاری انجام می شود.
• موتورهای قوانین کسب و کار (BREs): که کاربران به وسیله ی آن می توانند قوانین کسب و کار را بدانند.
• ابزارهای شبیه سازی و آزمایش: برای مشاهده نحوه عملکرد فرآیندها بدون نیاز به کدنویسی اولیه.

مزایای پیاده سازی و استفاده از نرم افزار های مدیریت کسب و کار BPMS چیست؟

استفاده از سامانه BPMS مزایای زیادی دارد. این نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به شرکت ها کمک می کند تا به موارد زیر دست پیدا کنند:

• بهبود بهره وری و کیفیت
• بهبود سطح خدمات و رضایت مشتری
• ساده سازی فرآیندهای تجاری
• مدیریت مشکلات و نیازمندی ها
• کاهش هزینه ها و افزایش درآمد
• تسریع زمان ورود به بازار و معرفی سریعتر محصولات جدید (برای بیزینس های فروش محصول)

ابزارهای سامانه BPMS، محیطی عملیاتی را تشکیل می دهند که اهداف کسب و کار را مشخص می کند. این ابزارها به شرکت ها کمک می کنند تا در راستای هوشمندسازی کسب و کار خود، استراتژی های تجاری خود را در بخش های مختلف پیاده سازی کنند و یک فضای یکپارچه بین سیستم های سازمانی و برنامه های کاربردی سازمانی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را ایجاد کنند.

سامانه BPMS داده ها را جمع آوری می کند و به تجزیه و تحلیل آن ها می پردازد. این نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به وسیله این داده ها به شرکت ها کمک می کند تا متوجه شوند که کدام بخش از مراحل کسب و کار را می توان اتوماتیک کرد و یا تغییر داد.

امکانات و کاربردهای نرم افزار سیستم ساز BPMS چیست؟

سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، امکانات متنوعی دارند که به سازمان ها در مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کارشان کمک می کنند. برخی از این ویژگی ها عبارتند از:

1. طراحی گرافیکی فرآیندها (Process Design):
   با استفاده از سیستم ساز BPMS، فرآیندهای کسب و کار، به صورت گرافیکی قابل طراحی هستند. این طراحی می‌تواند به صورت نمودارهای جریان کار، دیاگرام‌های UML یا سایر فرمت‌ها باشد.
2. اجرای اتوماتیک فرآیندها (Process Automation):
   با استفاده از سامانه BPMS، سیستم به صورت خودکار مراحل فرآیند را اجرا می‌کند و این کار بدون نیاز به مداخله دستی انجام می شود.
3. مدیریت وظایف (Task Management):
   امکان مدیریت وظایف مرتبط با فرآیندها، تخصیص وظایف به افراد و پیگیری پیشرفت افراد به وسیله ی نرم افزار سیستم ساز BPMS امکان پذیر است.
4. امنیت:
   سامانه BPMS دارای سیستم‌های امنیتی قوی برای محافظت از داده‌ها و اطلاعات حساس کسب و کار است.
5. پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌های هوش مصنوعی (AI):
   برخی از سیستم‌های نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی (Machine Learning) برای بهبود تصمیم‌گیری‌ها و پیشنهادات استفاده می کنند.
6. قابلیت انتقال و به اشتراک گذاری داده‌ها (Data Transfer and Sharing):
   سیستم ساز BPMS امکان به اشتراک گذاری و انتقال داده‌ها بین بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌کند.

این ویژگی‌ها بسته به تجربه و نیازهای هر سازمان ممکن است، متغیر باشد.

چه سازمان هایی باید از نرم افزار سیستم ساز BPMS استفاده کنند؟

نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) برای سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف بسیار مفید هستند. تقریباً هر کسب و کار مختلفی می تواند به وسیله ی سامانه BPMS، سیستم هایی را طراحی و اجرا کند که به آنها کمک می کند تا کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهند.

افراد و تیم‌هایی مانند مدیران کسب و کار ها، تیم‌های IT، تیم‌های منابع انسانی، تیم‌های مالی و حسابداری، تیم‌های بازاریابی و فروش و به طور کلی همه ی افراد در سازمان می‌توانند از سامانه سیستم ساز BPMS استفاده کنند.

بررسی انواع نرم افزار BPMS

نرم افزار های BPMS (Business Process Management Software) را می توان بر اساس هدف کاربران طبقه بندی کرد. در این قسمت 3 نوع نرم افزار BPMS را معرفی کرده و مورد بررسی قرار می دهیم:

1- BPMS یکپارچه

این مدل از سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیند هایی را مدیریت می کند که بین سیستم های موجود شما (مانند نرم افزار ERP) بدون دخالت انسانی استفاده می شود. این نوع از سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار در واقع با محوریت یکپارچه سازی، اتصالات گسترده و دسترسی API می توانند فرآیندها را سریع تر اجراء کنند.

2- BPMS انسان محور

این سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار که به صورت انسان محور تعریف شده است، شامل فرآیندهایی است که توسط انسان اجرا می شوند. در این نوع سیستم تاییدیه ها و دسترسی های مختلف باید توسط افراد انجام شود، یعنی به جای فرآیندهای مبتنی بر قوانین، مبتنی بر تصمیم هستند و افراد بر اساس تصمیمات خود، مسیر فرآیند را تعیین می کنند. این پلتفرم ها در روابط کاربری دوستانه، اعلان های آسان و ردیابی سریع، مورد استفاده قرار می گیرند.

نمونه ای از سامانه BPMS انسان محور در یک سازمان، استخدام استعدادهای جدید توسط تیم منابع انسانی است.

3- BPMS سند محور

این نوع از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که یک سند (یک قرارداد یا یک توافق نامه) در روند انجام باشد. مسیریابی، قالب بندی، تایید و امضای سند در جریان کار فعال می شود. همچنین به طور کلی نرم افزار سیستم ساز BPMS می تواند عناصر هر یک از این موارد را با هم ترکیب کند.

چرا از سامانه BPMS در کسب و کارمان استفاده کنیم؟

استفاده از سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPMS (Business Process Management Software) به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشیده و به شکل بهینه‌تری مدیریت کنید.

10 مزیت اصلی سیستم ساز BPMS برای سازمان‌ها و کسب و کارها عبارتند از:

• بهبود کارایی:
  BPMS باعث بهبود کارایی سازمان ها و هوشمند سازی کسب و کارها می شود. با انجام فرآیندها به صورت اتوماتیک و از طریق سیستم، خطاهای سهوی و تاخیر در انجام کار ها کاهش می‌یابد و فعالیت ها با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌شوند.
• شفافیت:
  BPMS اطلاعاتی شفاف از فرآیندهای کسب و کار را ارائه می کند. این ویژگی به مدیران اجازه می‌دهد تا به راحتی سیر انجام فرآیندها را مشاهده کنند و به تصمیم‌گیری‌های بهتر و به موقع کمک می کند.
• اتوماسیون:
  BPMS بسیاری از فرآیندهای کسب و کار را اتوماتیک می کند و می‌توان فرآیندها را به صورت خودکار اجرا کرد. این مزیت باعث کاهش وابستگی به نیروی انسانی برای انجام کارها می‌شود و احتمال وقوع خطاهای سهوی را کاهش می‌دهد.
• انعطاف‌پذیری:
  سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار، باعث انعطاف می‌ شود. یعنی شما می‌توانید فرآیندها را به راحتی تغییر دهید و تطبیق دهید تا به نیازهای متغیر کسب و کارتان پاسخ مناسب دهید.
• ادغام سیستم‌ها:
  با سیستم ساز BPMS امکان ادغام سیستم‌ها و اطلاعات از منابع مختلف، امکان پذیر می شود و باعث می شود تا از اطلاعات متنوعی استفاده کنید و آنها را در یک مکان مشترک مدیریت کنید.
• مانیتورینگ و گزارش‌دهی:
  مانیتورینگ در زمان واقعی و گزارش‌دهی جامع از فرآیندها و عملکرد کسب و کارها، یکی دیگر از کارهایی است که با استفاده از نرم افزار BPMS امکان پذیر است.
• کاهش هزینه‌ها:
  با استفاه از سامانه BPMS، نیاز به نیروی انسانی به صورت چشمگیری کاهش پیدا می کند که در نتیجه باعث کاهش هزینه‌ها می شود.
• مدیریت وظایف:
  این نرم‌افزارهای سیستم سازی کسب و کار یا همان Business Process Management Software به مدیران کمک می‌کنند تا وظایف و مسئولیت‌های کارکنان را به بهترین شکل تخصیص دهند.
• کار تیمی و همکاری:
  به تیم‌ها امکان همکاری بهتر در انجام وظایف را می‌دهد.
• بهبود تصمیم‌گیری:
  اطلاعات و گزارش‌های دقیق به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری را بر اساس داده های موجود اتخاذ کنند.

بنابراین، استفاده از بهترین نرم افزارهای BPMS می‌تواند به بهبود مدیریت و هوشمند سازی کسب و کار شما کمک کند و باعث افزایش کارایی و انعطاف‌پذیری آن شود.

آشنایی با چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)

1- طراحی

اولین گام در چرخه حیات نرم افزار سیستم ساز BPMS «طراحی» است که در این مرحله با تجزیه و تحلیل و درک کامل نحوه انجام فرآیند ها، کار آغاز می شود. در این مرحله مصاحبه با همه طرفین، مطالعه اسناد و بررسی قوانین کسب و کار انجام می شود.

در این مرحله، باید این سوالات را از کارافرما بپرسید و پاسخ مناسبی برای آن پیدا کنید:

• فرآیند چگونه آغاز می شود؟
• جریان فرآیند چیست؟
• نتیجه نهایی چیست؟
• هر نفر چه مسئولیتی دارد؟
• چقدر طول می کشد تا کار ها کامل شود؟
• وظایف مختلف در سازمان چیست؟

2-مدلسازی

مرحله دوم در این چرخه «مدلسازی» است. هدف از مدل‌سازی، ارائه تصویر بصری از مراحل فرآیند است. برای افزایش کارایی، ابتدا باید درک کنید که اوضاع شرکت در حال حاضر چگونه است و می‌خواهید در آینده چه تغییراتی را مشاهده کنید. طرح بازنگری شده باید برای ارزیابی و تایید بین همه مدیران مربوطه توزیع شود.

3-اجرا

مرحله سوم چرخه عمر BPMS، مرحله اجرا هست. زمانی است که مدل های جدید برای انجام فرآیند جدید و مشاهده آن در عمل، مورد آزمایش قرار می گیرد.

حتی اگر فرآیند هایی وجود دارد که توسط نیروی انسانی هم قابل اجرا است، توصیه می شود که فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت خودکار استفاده کنید .

4-نظارت

در این مرحله شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعیین می شوند و معیار های مختلف بر اساس آن با استفاده از گزارش‌ها یا داشبوردها بررسی می شوند.

جمع‌آوری داده‌ها به ما این امکان را می دهد که شاخص‌های کلیدی عملکرد را توسعه دهیم که نشان می‌دهد فرآیند تازه پیاده‌سازی شدهt چگونه برای سازمان سودمند است و گلوگاه‌ها، تاخیرها یا اشتباهات احتمالی را شناسایی می‌کند.

5-بهینه سازی

پنجمین و آخرین مرحله از این چرخه، بهینه سازی است. بر اساس نتیجه گیری های مراحل قبل، می توانید برای بهبود فرآیند و رفع مشکلات در این مرحله تلاش کنید تا سیستم خود را کارآمدتر کنید.

هنگامی که فرآیندهای خود را به طور موثر بهینه می کنید، انرژی تلف شده را کاهش می دهید و کیفیت خروجی را بهبود می بخشید.

بهترین نرم افزار BPMS چه ویژگی هایی دارد؟

• متن باز بودن نرم افزار
• قابلیت توسعه نرم افزار BPMS توسط هر شخص یا هر سازمانی
• واکنش گرا (responsive) بودن نرم افزار به معنای سازگار بودن با دسکتاپ، تبلت و موبایل
• دارا بودن نسخه تحت وب و موبایل (اندروید، ای او اس) به صورت یکپارچه
• قابلیت طراحی فرآیندها توسط استفاده کننده فرآیند
• کنترل کامل بروی کارها از خارج از سیستم با REST
• تولید انوع گزارشات و نمودار های مدیریتی
• قابلیت پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی
• کاربرپسند بودن فرآیند ها در ساخت فرآیندهای سازمانی
• قابلیت پشتیبانی از BPMN
• قابلیت پشتیبانی از DMN
• خدمات پشتیبانی پس از فروش

معرفی نرم افزار های BPMS خارجی

در این قسمت لیست برخی از نرم افزارهای BPMS خارجی که دارای کیفیت مناسبی هستند را ارائه کرده ایم:

1. نرم افزار Activiti BPM
2. نرم افزار Camunda BPM
3. نرم افزار Bonita BPM
4. نرم افزار ProcessMaker
5. نرم افزار Bizagi
6. نرم افزار Oracle BPM

نکته ای که در استفاده از نرم افزار های BPMS خارجی در مقایسه با نرم افزار ایرانی BPMS باید به آن توجه کنید، این است که این نرم افزارهای ایرانی BPMS دارای پشتیبانی و خدمات محدود هستند.

ممکن است این محدودیت ها در حین استفاده از سیستم ساز BPMS، برای شما دردسر آفرین باشد؛ به این دلیل که شما نیاز دارید که نرم افزار خود را ارتقاء و بروزرسانی کنید و در غیر این صورت، این ریسک پروژه شما را تهدید می کند که اطلاعات شما از دست برود.

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار شما (Business Process Management Software) لازم است که دارای کیفیت بالا و پشتیبانی قوی، همه جانبه و در دسترس باشد. بنابراین در انتخاب سیستم ساز BPMS مناسب بسیار دقت کنید و به شرکتی مراجعه کنید که خدمات با کیفیت و تخصصی به شما ارائه میکند.

شرکت های ایرانی تولید کننده سیستم های مدیریت فرآیند (BPMS)، دارای تخصص کافی در این زمینه هستند و محصولات سفارشی این شرکت ها کیفیتی مشابه BPMS های خارجی دارند.

پیاده سازی و طراحی نرم افزار BPMS توسط تیم متخصص نادین سافت

نادین سافت یکی از شرکت های پیشرو در زمینه طراحی و تولید انواع سیستم ساز BPMS بر اساس نیاز مشتری و به صورت سفارشی است. نادین سافت پاسخ‌گوی انواع نیازهای شما با طراحی و پیاده‌سازی سامانه‌های نرم‌افزاری خواهد بود تا شاهد افزایش بهره‌وری، کیفیت و لذت کار در شرکت‌ها و سازمان‌تان باشید.

از جمله قابلیت های نرم افزار سیستم ساز BPMS نادین سافت می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• قابلیت ایجاد فرم های جدید
• قابلیت تغییر فرم های موجود
• امکان ساخت فیلد های جدید و ایجاد ارتباط بین ماژول های مختلف سیستم
• قابلیت تعریف فرآیند های کاری خودتان با خصوصیات و ویژگیهای مورد نظرتان در سیستم
• ساده‌سازی و زیباسازی فرآیندها در راستای نیاز کارفرما
• یکپارچه‌سازی و انطباق با سامانه‌های موجود در سازمان
• امکان استفاده از سیستم تایید هویت داخلی سازمان
• پیاده‌سازی و اجرا سامانه مدیریت فرآیند های کسب و کار فارغ از نوع سیستم عامل و پایگاه داده
• مقیاس‌پذیری سامانه‌ها بر اساس تعداد بالای کاربران و حجم زیاد تراکنش‌ها
• سرعت زیاد توسعه به همراه امنیت بسیار بالا محصول

دقت کنید که برخی از شرکت های نرم افزاری، اقدام به توسعه نرم افزارهای مدیریت جریان کار (WFMS) می کنند و آن را به جای نرم افزاری مدیریت فرآیند (BPMS) به شما ارائه می کنند، در حالی که بین سیستم های BPMS و سیستم های WFMS تفاوت های زیادی وجود دارد!

بیشتر بخوانید:

پیاده سازی فرآیندهای سازمانی و 7 مرحله اصلی آن

هوش تجاری (BI) چیست؟ 0 تا 100 نیاز کسب و کارها به هوش تجاری

کاربرد هوش مصنوعی در مدیریت کسب و کار ها

جمع بندی

از کسب‌و‌کارهای کوچک تا سازمان‌های بزرگ، وب‌سایت‌ها و فروشگاه‌های آنلاین، همگی به جمع آوری، مدیریت و یکپارچگی داده‌ها و نمایش آن ها نیاز دارند. با توسعه شرکت ها، انجام این فرآیند ها به صورت دستی امکان پذیر نیست و شما با اشتباهات و خطاهای زیادی مواجه خواهید شد یا زمان زیادی از شما در انجام این کار ها تلف می شود؛ امروزه با مکانیزه شدن کسب و کار ها ضرورت استفاده از نرم افزار های سیستم ساز BPMS، بیش از پیش مشخص شده است. بنابراین برای راحتی کار خود، هر چه سریعتر نسبت به نصب و راه اندازی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS اقدام نمایید.

سوالات متداول: